信息时代高校档案管理服务模式创新

　　一、信息时代高校档案管理服务模式的特点

　　（一）电子档案普及。传统的高校档案以纸张为主，其管理服务模式是以手工操作为主，该模式工作效率低、耗时多、工作内容繁琐、容易出错。随着计算机科学的不断发展和应用的普及，电子文件出现在日常管理工作中。电子文件是以计算机为基础进行记录、存储、处理的文件，而电子档案是电子文件进行保存的一种形式，是一种海量存储。因此，计算机技术的不断发展，推动了电子档案的普及。

　　（二）信息时代高校档案管理逐步向信息化过渡。各高校的建设有很大的差异性，使得高校的电子档案建设存在一定的差别，然而，随着计算机的普及程度越来越高，各高校都在一定程度上开展了电子档案的建设任务，学生可以通过高校的校园网对个人的档案信息进行查询，校方可以对学生的电子档案进行管理，计算机的应用使得高校档案管理模式更加简单、便捷。

　　（三）高校档案管理服务模式多样化。信息时代高校档案管理服务模式有信息化、智能化的特点，同时也易于实现，使得档案管理范围不断拓展，管理工作更加方便。

　　二、信息时代高校档案管理服务模式创新的必要性

　　（一）信息时代对高校进行档案管理的客观需要。随着学生信息的不断增大，数据信息量逐渐加大，如果根据传统的档案管理模式，采用纸张对学生的信息进行记录，查询学生的档案信息会更加困难，加大了相关工作人员的工作量，而且工作效率不高。而信息时代的到来，为高校的档案管理模式带来了新的机遇。

　　（二）高校档案管理服务手段的需求。传统高校档案管理以手工查询为主，这与信息化时代的需求是相悖的，而利用计算机对电子档案进行检索，是提高工作效率的手段，同时也是时代发展的需求。为了利用计算机进行高校档案管理，必须对管理服务模式进行创新。

　　（三）高校档案管理服务方式的需求。传统的高校档案管理服务的特点是单一的、被动的，在这种方式下，工作效率与信息化时代利用计算机进行管理的效率是有很大差距的，传统的档案管理模式不能满足信息化时代的服务需求，因此需要对高校档案管理服务模式进行创新，使其能够跟上时代的步伐，满足档案管理的要求。

　　三、信息时代高校档案管理服务模式创新的具体措施

　　（一）提高相关工作人员的素质。提高高校档案管理工作人员的素质是对工作人员的首要要求，工作人员只有具备较高、较全面的素质，才能更好的进行工作创新，才能更好的适应信息化时代的需求。受传统档案管理模式的影响，对档案管理人员的计算机水平不够重视，工作人员不能很好的对计算机进行操作，从而不能顺利的熟悉利用计算机进行档案管理的工作步骤。

　　（二）健全相关的工作规范。网络已经成为信息时代信息交换最快速的途径了，在网络中，人们迫切地寻找着适合管理自己的数字化档案信息。传统的纸质为基础的档案管理已经不适合管理数字化档案了，所以必须健全相关的工作规范。第一步就是把纸质档案进行数字化建设。即将所有档案以数字方式存储到存储器中。对一些珍贵的、重要的或者说是利用频率高的、容易受损的档案优先进行数字化的加工。第二步就是搭建网络平台。信息化能够进行的基本条件就是建立档案室的内部局域网同时将其接入到互联网或者外部网。第三步就是指定规范、政策或者标准以适应网络特点。最后一步就是要坚持一体化原则和双归档原则。一体化就是文档一体化原则；双归档就是电子和纸质档案双规档原则。

　　（三）创新满足社会需求的服务手段。第一步档案资源建设要着重加强以服务民生。作为档案事业可持续发展的基础，全面加强档案资源建设是高效档案服务管理部门的首要任务可采取多项措施，如主动记录，征集档案等，加大馆藏档案的增长幅度，不断完善馆藏结构。第二步是开展网上服务如建立档案室网页。以网站为基础的高校档案管理服务可以进一步加快建设档案信息资源数据库建设的步伐。第三步是数据管理中心的建设。数据管理中心集中管理各单位的电子文件用以实现信息的资源共享。最后，在线服务的建立。在网上进行快速通信和信息交流，提供咨询服务和查询服务是高校档案管理服务能够提供的服务方式。

　　（四）拓展适应社会的服务领域。将信息服务扩大化是首要任务。随着科学技术的不断发展，人们从事的活动与研究越来越复杂，所以高校档案管理服务不仅可以为高校内部服务，还应该能够为社会各方面服务。将高校档案管理服务的重心转移是重中之重。高校档案管理服务的重心不再只是档案管理员，更应该是档案信息财富的提供者，更是拥有者。最后，新的检索系统及档案网络发布的建立。在国家信息化的进程中，高校档案管理服务应该发挥其应有的作用，充分利用现有网络资源来实现档案的远程服务。

　　四、结语

　　信息化时代，人们为了更好的适应时代的不断发展和进步，开始利用计算机对日常的事物进行管理，电子文档越来越多，因此高校档案管理服务模式应景而生。本文从提高相关工作人员的素质、健全相关的工作规范、创新满足社会需求的服务手段和拓展适应社会的服务领域这四个方面提出了信息时代高校档案管理服务模式创新的具体措施。

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