对企业基建档案管理工作的几点思考

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）07-0016-02

　　随着企业对档案价值的重视程度不断提高，企业中的基建档案的数量也在急剧的增加，这种情况的出现，就对企业的档案管理部门提出了更高的要求。现阶段的企业基建档案管理过程中存在的问题是十分明显，严重导致了档案库房负担过重，甚至已经达到了不堪重负的地步。在对档案管理过程中由于档案保管期限与档案库房的占用有着密切关系，直接影响到了企业人力资源、财务的正常开展。因此在进行企业基建档案管理过程中应该加强对档案管理重要性的认识，对于其中存在的问题要及时的对其进行分析和研究，积极的采用相应的措施将其解决。

　　一、企业基建档案管理工作的重要性认识

　　企业基建档案既是企业基建工程项目的历史记录，同时也是项目工程建设完工之后，投入施工、维护、管理、扩建以及技术改造等工作的重要依据。基建档案不仅从静态方面反映了项目工程施工的全部面目，而且从动态上反应了项目工程的历史变化情况和发展的现状，因此可以说，企业基建档案管理工作是现代企业管理中一项不可获取的企业管理工作。神东煤田开发建设自1982年建立至今，经过了30多年的艰苦创业，成就了企业的卓越发展，企业基建档案真实记录了企业建设的全过程，发挥了 其重大作用，同时档案的发展规模不断壮大，涉及到不同项目的基建档案已经有58000多卷，尤其是最近几年，随着国家对煤炭企业的调控和国家经济体制不断深化和改革，每年都会有很多的基建项目进行项目升级改造。这些基建技术改造项目在改造过程中都会利用本企业档案室中保存的以往的项目建设文件材料，有效的利用这些文件材料，在很大程度上缩短了改造的时间，同时也很好的解决了技术项目技术升级改造过程中存在的问题。我们试想一下，如果企业的档案室没有采取必要的措施将这些档案资料保存好，势必会给企业的项目技术改造等工作造成严重的影响，增加了改造的时间，同时也增加了不必要的人工和资金的投入，因此，在档案管理过程中，只有做好收集、归档、整理、保存的各个流程，才能将这些档案资料很好的保存好，才能发挥其应用的价值，才能在需要他的时候能够及时的体现其应用的作用及价值，从这些方面我们可以看出基建档案管理工作在企业经营过程中的重要性。

　　二、企业基建档案管理工作存在的问题

　　企业在经营过程中，如果对档案管理工作不够重视，尤其在基建档案的收集、整理、归档方面就会出现很多问题，直接导致了企业基建档案不完整、不准确、不系统，造成了基建档案在使用过程中不能很好地发挥其应用的价值和作用，我认为，目前企业基建档案管理过程中存在的问题主要表现在以下几个方面：

　　1.企业的管理者对基建档案管理工作不够重视

　　首先，有很多企业的管理者和领导对基建档案管理工作不重视，基建档案管理工作经常处于不到位的现象，对档案管理工作落实不到位，仅仅把档案管理工作看做是可有可无的一种工作，在企业经营过程中，重点关注工程建设或者升级改造的速度和质量，而对基建档案管理工作缺忽视不提，这种不重视就造成了基建档案在收集、整理和归档方面存在严重不到位的现象，很难与工程的建设同步进行，尤其是在基建档案归档过程中，档案收集、整理不到位的现象也很明显，很难实现基建工程项目竣工之后相应的档案能够及时的归档。而且基建档案在收集、整理和归档过程中很难做到归档率、完整率、准确率和合格率达到相应的要求。工程和档案不相符的现象也存在；其次，部分领导对项目建设类型未见材料的归档范围不是很了解。企业的领导在对企业管理过程中，为了方便自身的工作的开展，在没有经过商议的前提下就擅自把一些立项的文件材料，建设施工过程中的各种图纸和审批文件等重要材料保留在本部门，而没有将这些材料及时的上交给相应的档案管理部门；最后，企业的很懂领导对基建档案文件材料的重视程度不足，没有充分的认识到基建档案文件和相关材料在企业项目建设过程中的重要性，同时也没有认识到这些材料对于企业未来的项目改扩建、技术改造升级有着重要的作用。在开展工作过程中片面的认为这些工作交给档案管理部门的工作人员来做就行了，甚至企业的各个部门的领导和企业的管理层都很少深入到各个部门、各个施工单位了解其中存在的具体问题，这种情况的存在就造成了基建档案在收集、整理和归档过程中存在很多的问题，缺乏系统性、完整性和准确性。

　　2.施工单位基建档案归档意识落后

　　很多项目工程的施工单位对基建档案的重要性认识不足，在施工过程中没有指定专门的负责人员对基建档案进行收集、整理、归档，多数情况下，这种工作都是交由施工人员兼管基建档案的收集、整理和归档工作。而有的施工单位甚至是临时抽调一些不是本专业的工作人员对基建档案的文件和材料进行收集、整理和归档，在管理过程中，由于这些工作人员没有经过专业的知识培训，缺乏有效的收集、整理和归档手段，造成了基建档案材料在收集过程中存在不完整、不齐全、文件材料的内容不真实的严重情况。更有甚者，施工单位的管理部门根本对基建档案的管理不重视，各种工作都是敷衍了事，该收集的文件材料不收集，改签章的施工文件不签章，在施工过程中，需要原件证件而采用复印件的形式代替，上述的这些现象严重导致了基建档案在收集、整理、归档方面存在无序现象，严重影响到了基建档案的质量以及日后的使用的价值和作用，给建设单位的基建档案管理工作带来了一定的负面影响。目前，我国虽然对于煤炭行业出台了相应的关于建设工程项目档案管理方面的规章、制度以及行业标准，但是这些规章制度在执行方面存在执行不利，很多施工单位依法对档案进行管理的意识淡薄，难以满足国家对基建档案管理的实际要求。 　　3.档案管理人员队伍不稳定，专业素质不高

　　企业档案管理人员队伍的稳定和较高的专业素质是做好企业基建档案管理工作的首要条件。基建档案管理工作是一项专业要求十分高的一种管理工作，在管理过程中，要求档案的管理人员既要有较高的责任感和使命感，同时又要要求其具有一定的档案管理专业水平。企业在档案管理过程中，如果档案人员不稳定，经常更换，那么就很可能会造成基建档案管理工作与实际需求相脱节。此外，有的档案管理人员在开展工作过程中，对自己的工作不负责，明知在管理过程中归档的内容还存在一定的缺陷，一些重要的基建档案文件和材料还遗留在相关部门和技术人员的手中，但是出于面子问题，对这些情况经常隐瞒，不上报，不采取相应的应急措施，最终造成了基建档案归档的内容和文件材料不全面，严重影响了基建档案案卷的准确性和质量。另外，由于很多企业档案管理人员参加专业培训的次数较少，对档案管理工作的新方向和新动态不够了解，导致了档案管理人员的管理水平无法适应企业档案发展的需求。

　　三、加强企业基建档案管理工作的对策

　　1.加强基建档案归档工作的管理和控制

　　首先，企业基建工程项目管理部门在与施工单位签订施工合同时，要根据国家的相关法律法规和本企业的对档案的实际需求，对施工单位的基建档案工作提出相应的要求，确保基建档案管理工作的质量，此外，企业的档案管理部门在每一个项目工程开工建设前，应该及时的召集施工单位、建设单位、设计单位以及工程的监理单位的专职和兼职档案管理人员召开基建档案管理会议，并根据本企业的实际需求，向参加会议的档案管理人员讲解相应的工作流程，并制定基建档案管理的范围，同时还应该让每一位档案管理人员对工程施工过程中形成的材料有一个明确的了解，确保每个单位的档案管理人员都能够按照档案要求进行收集、整理和归档相应的文件和材料；其次，档案部门的领导要加强对各个单位、各个部门的档案收集、整理和归档的监督和指导，并指导相关部门建立相应的基建档案文件材料的立卷、整理归档工作，要求他们严格按照相应的要求进行整理组卷，在监督过程中对于项目工程中的一些重大工程、大型的项目工程应该始终进行跟踪和监督，在最大程度上保证基建档案的文件和材料的完整性、系统性和准确定；最后，任何项目工程施工完毕之后，都应该由施工单位提供相应的施工文件材料、设计图纸和竣工图纸，经过企业基建档案管理部门的相关人员检查合格之后，并出具相应的技术人员检验报告之后，开具工程项目档案工作联系单，然后将其交由基建管理部门验收。基建管理部门只有将施工单位提交的各种文件材料移交给档案室进行整理归档之后，财务部门才可以凭借基建部门签发的付款单据，才能将相应的款项支付和施工单位，这样一环连一环，环环监督，能够在最大程度上保证基建档案的完整性和系统性。

　　2.更新关键强化企业基建档案管理意识

　　随着企业的基建项目和基建档案的数量不断增加，对企业基建档案管理工作提出了更高的要求，需要基建档案管理部门能够尽快适应新形势的发展，紧跟时代潮流，转变传统的基建档案管理方式。在煤炭企业管理中应该加强对《档案法》的学习和贯彻，从政策和法规方面不断增加基建档案管理人员的法律意识、政策意识和科学意识，不断增加档案管理的意识，从思想程度重视企业的基建档案管理工作，充分认识到基建管理工程的重要性。每一个项目工程在建设过程中形成的各种施工材料都是基建档案的重要组成部分，基建档案的文件和材料收集的是否完成、准确，归档是否合理、科学，不仅会严重影响到整个企业的档案管理工作，更重要的是会影响到基建工程施工进度和人力、财力的投入情况。因此，就要求档案管理部门充分的认识到基建档案管理工作的重要性，克服其中存在的误区和偏见，积极利用基建档案资源推进企业的建设。只有企业的档案管理人员具备了较高的档案管理意识，才能保证企业基建档案材料一旦发生变化就能迅速的采取措施对其进行收集、整理、归档，同时，要求企业的各个部门要形成良好的档案管理意识，只有在企业上下形成全面的档案管理意识，才能保证企业的各个部门都能对项目进行支持，相互配合，及时的对管理过程中存在的问题进行沟通，确保基建档案管理工作的规范、有序的进行下去，提高企业基建档案管理工作的质量和水平。

　　3.稳定企业档案管理人员队伍，提高档案管理人员的素质

　　企业的管理者要认真贯彻相关法法律和法规，确保本企业的档案管理人员队伍的稳定性，企业管理者要经常深入到基层中了解档案管理工作的实际情况，指导管理人员开展基建档案管理工作。同时，还要求档案管理人员对本企业的生产工艺和各种设备有一个充分的了解，这样在收集材料和整理材料过程中就能做到心中有数。在进行基建档案管理过程中，要克服那种怕得罪人的思想，以高度的责任感和使命感做好基建档案的管理工作，对于其中存在的问题要及时的向上级部门汇报，在工作方面取得领导的支持和理解，协调处理好各个部门单位的关系。此外，企业要根据本企业的实际情况，对现有的档案管理队伍进行定期的培训，通过培训提高管理人员的专业技能，同时更新档案管理人员的管理理念，不断更新现有的管理条件，使企业基建档案管理迈向一个新的台阶。

　　结语

　　时代是不断发展和进步的，而档案管理工作也是在不断发展过程中，因此，就要求企业的档案管理人员要与时俱进，结合本企业的实际问题，及时的采取措施将其解决，让档案管理工作更好的服务于企业和社会的发展。

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