新时期高校兼职档案管理人员素质提高之我见

　　高校兼职档案管理人员就是各个部门的秘书人员，他们对本部门的情况了如指掌，由他们进行档案的收集整理，可以确保重要档案的归档率，避免重要资料的无形流失。同时，他们对本部门的情况了解得非常透彻，档案收集整理的效率也就很高，可以有条不紊的在日常工作中做好档案的收集整理工作。所以说，高校兼职档案管理人员可谓是高校档案管理队伍的主力军。

　　但是，兼职档案管理人员毕竟没有接受过专业的档案管理教育，没有专业的档案管理知识，而档案管理对工作人员的素质要求很高，除了专业知识外，还要有高度责任心、法律意识、保密意识等，档案管理中还存在一些问题。

　　一、高校兼职档案管理人员的必备素质

　　（一）政治素养和职业道德素养

　　档案管理人员必须有一定的政治素养，要在实际工作中不断提高政治素养，建立正确的人生观、价值观，真正做到为人民服务，在任何场合、任何人面前都不能泄露档案的有关内容。档案的收集整理工作是一项非常复杂、繁琐的工作，它需要工作人员认真细致的工作。高校应通过一定的教育培训、讲座、座谈会等提高兼职档案管理人员的职业道德素养，使其以高度责任感和荣誉感做好每一天的工作，把关文件的进出，把握文件的运转和走向，及时收集整理各类文件资料。

　　（二）创新意识

　　档案管理与其他工作是一样的，也是要与时俱进，不断创新的。兼职档案管理人员要有创新意识和大胆开拓的精神，将自己所学的理论知识运用到实际工作中，实现知识的升华，提高档案管理工作效率，提高档案管理水平。

　　（三）业务素质

　　档案管理是一项专业性很强的工作，不能有一丝一毫的差错，否则就会带来管理秩序的混乱。高校要不断提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其专业知识水平，并促使其不断将理论知识转化成实践能力，提高档案管理效率和质量。

　　（四）服务素质

　　兼职档案管理人员是为教学工作和学生服务的，因此，要不断加强服务意识建设，提高服务意识，踏踏实实做好本职工作。在态度上，做到亲和有礼、热情耐心；在语言上，做到谦逊有礼。

　　（五）社交素质

　　兼职档案管理人员在进行档案的收集整理工作时，要与众多部门不同身份地位的人打交道。因此，要不断提高社交能力，以良好的社交能力、协调沟通能力、公关能力和社会适应力做好档案的收集整理工作，提高工作效率和质量。

　　二、提高高校兼职档案管理人员素质的建议

　　当前，我国高校兼职档案管理人员的素质偏低，他们的专业知识水平低，责任心不够，保密意识不强，经常出现档案收集整理的滞后乃至档案的遗失。为了提高高校档案管理水平，提高档案的利用率，使档案真正为教学工作和社会建设服务，必须提高兼职档案管理人员的素质。

　　（一）制定完善的培训计划

　　基于高校档案管理工作的重要性，高校领导者应认识到兼职档案管理人员素质对档案管理水平的重要影响，并根据各个部门兼职档案管理人员工作特点及其素质层次制定出完善的培训计划，提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其科学文化水平。

　　开办档案管理业务培训班，聘请专家为兼职档案管理人员讲解《档案学理论基础》、《档案法规知识基础》等课程，并带领学员到档案管理中心去参观和学习，看别人的档案管理工作是如何进行的，并在参观的过程中向学生讲解这些工作中包含了哪些理论知识，使学员更好将理论知识与实践结合起来。在开阔学员视野的基础上提高其档案管理业务素质。

　　开设计算机培训课程，提高兼职档案管理人员的计算机水平。随着档案管理信息化水平的提高，兼职档案管理人员也要不断提高计算机水平，从而不断提高工作效率，提高档案管理水平。

　　（二）定期开展政治教育和法律教育

　　政治素养和法律意识是兼职档案管理人员的必备素质。在进行业务培训的同时，还要定期开展政治教育和法律教育，提高其保密意识和法律意识，提高其职业道德修养，在实际工作中做到今日事今日毕。以高度责任感面对每一天繁琐的档案收集整理工作。培养兼职档案管理人员的主人翁精神和事业心，使其能在做好本职工作的基础上积极主动的做好本部门文件材料的收集整理工作，并在收集整理的过程中不断创新，提高工作效率，促进学校整体档案管理水平的提高。

　　（三）营造良好的学习环境

　　除了学校的培训外，兼职档案管理人员还要能够不断学习新知识、新技术，实现档案管理工作的创新，不断提高档案管理水平。所以说，高校要积极为兼职档案管理人员营造良好的学习环境，在各个部门中构建出学习型社会，使所有教职工都能主动学习新知识、新技术。

　　第一，改善兼职档案管理人员的工作环境，使其每天都能保持愉悦的心情做好本职工作。第二，加强部门之间的交流和沟通，实现资源的共享，提高工作效率。第三，在各个部门中形成良好的工作氛围，潜移默化的影响兼职档案管理人员，使其能够主动去学习新知识、新技术。第四，对优秀兼职档案管理人员给予表彰和奖励，在各个部门中形成人人创先争优的工作氛围。第五，建立终身学习制度。兼职档案管理人员只有不断学习新技术、新知识，才能适应社会发展的需要。所以说，学校可以在各个部门中建立起适应性强的终身学习制度，使兼职档案管理人员形成终身学习的思想观念，并不断自主学习新知识，提高自己的科学文化水平，实现档案管理工作的创新。 　　（四）建立科学的兼职档案管理人员素质评价体系

　　为兼职档案管理人员量身定做一个科学的素质评价体系，综合评价兼职档案管理人员的各方面素质。而素质评价体系包括基本素质评价、职责评价和绩效评价。其中，基本素质包括：职业道德素养、服务水平、社交能力、政治素养、工作态度、文字表达能力等。职责评价则是其是否认真完成了每一天的工作任务。绩效则是档案管理和利用活动的结果。因此，必须建立起能够评价兼职档案管理人员职责完成的情况以及绩效有效性的多层评价标准，并在素质评价中严格执行。为兼职档案管理人员制定合适的激励约束机制和考核机制，提高其工作积极性和主动性，提高工作效率。

　　（五）进行文化交流活动，提高工作积极性

　　为了提高高校兼职档案管理人员的工作积极性，高校应积极开展相应的文化交流活动，既可以是与兄弟院校的交流活动，也可以是各个部门之间的交流活动。分析兼职档案管理人员的心理诉求和性格，开展形式活泼、内容丰富的文化交流活动，使大家能在轻松活泼的氛围中进行文化交流，讨论文件收集整理经验，在相互的交流中正确认识档案管理工作，并在接下来的工作中进行改革创新，提高工作效率。同时，学校还应提高兼职档案管理人员的待遇水平，肯定他们的工作，表彰优秀兼职档案管理人员，激发他们的工作热情，使他们都能够孜孜不倦的开展档案的收集整理工作。

　　（六）邀请专家开展讲座

　　不定期邀请专家来学校为兼职档案管理人员开展讲座，让兼职档案管理人员认识到自身工作的重要性，并在专家的指导下努力做好档案收集整理工作，发现平时档案管理中存在的问题，并采取针对性方法努力提高档案管理水平。专家要全面考察高校兼职档案管理人员的素质，并让每个兼职档案管理人员认识到自身于学校发展的重要作用，认识到自身素质的缺陷，并在专家的指导下努力提高自身素质，并将所学的理论知识运用到实际工作中，提高工作效率，切忌熟视无睹、停滞不前、好高骛远、盲目追求。

　　三、结语

　　目前，高校的科研档案管理正处于转型时期，传统的管理方法已经不适用了，档案管理的信息化水平提高了。在这种形势下，高校在推进档案管理信息化过程中要加强兼职档案管理人员的素质教育，努力提高他们的各方面素质，提高档案管理水平。另外，互联网具有开放性，而高校的许多档案在一定的时期内是要保密的，如果在运用互联网和计算机进行档案的处理时不注重保密的话就有可能被网络黑客窃取信息，造成泄密。所以说，要不断提高兼职档案管理人员的计算技术和保密意识，使其时时刻刻做好保密工作。在实际工作中不断创新，努力提高档案管理水平，促进高校的健康发展。

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