浅论学校校档案信息化的应用

　　随着信息技术的快速发展，档案进行了快速的发展，传统的档案管理存在一些缺点与不足，这样已经无法满足人们的需求。档案的信息化管理变得越来越重要了。同时，对学校档案管理的要求也变高了。信息化管理加快了档案管理进行的速度，减轻了档案管理人员的压力，重要的是方便了人们的信息的查找。与此同时，还能达到人们对档案管理保密性的要求。改变了传统档案管理的方式，这样使我国档案管理更进一步。

　　1.传统学校档案管理的不足

　　学生档案管理在一个教育单位非常重要的，也是不可或缺的。它的内容对于学校的决策者和管理者来说都非常重要，所以学生档案管理系统应该为使用者提供非常多的信息，以供他们选择，同时还有简单方便的查询手段。然而，从古以来，人们都是使用传统人工的方式来管理学校档案，这种方式存在着很多的不足和缺陷：

　　1.1低效率

　　传统的方式来整理学生档案会花费很多的时间，因为大量的信息人们整理起来非常艰难，严重降低档案管理工作人员的工作速度。

　　1.2易透漏信息

　　以前，人们使用传统的方式来整理资料，由于接触的人比较多，这就使学生档案的信息容易泄露，保密性降低。

　　1.3查找，更新不容易

　　使用传统的档案管理方法，一旦文件积累时间长，将会积压大量的档案文件，对于工作人员来说，增加了查找与更新信息的难度。

　　2.信息化档案管理的特点

　　2.1信息化管理的方便性

　　现代化档案管理应用是用电脑来处理的，可以对档案进行分类，使人们更方便的查询，以获得自己所需要的信息。同时电脑内有大量的内存，可以存储大量的档案信息，并可以通过电脑技术对档案进行修改，从而使管理工作更加有效。

　　2.2对档案管理工作人员的要求变高

　　学校档案工作人员必须喜欢自己的工作，熟悉自己的工作内容，这样才能做好自己的工作。更重要的是心细，具有保密意识。除上述之外，这项工作还要求工作人员具有熟练地掌握计算机的能力，并且对所需软件能熟练地使用。现在是信息化的时期，信息化管理是至关重要的。要想跟上社会发展，必须解决其发展过程中的问题，必须提高档案管理工作人员的素质，使管理人员的知识面加大，调整自己的知识结构。这样才能提高档案工作者知识水平以适应这份工作。

　　2.3档案管理信息化应用的缺陷

　　现代化档案管理工作尚处于早期发展阶段，并不完善，还需要在管理过程中不断的改进并加以适应。计算机技术在各个领域都有广泛的应用。新档案的产生伴随很多新载体的产生，因此出现了新型档案载体归档和保管的问题。国家目前没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。

　　3.信息化档案管理的意义

　　现在我国学生的档案管理还是使用纸质版，并没有什么其他形式。然而，这样的形式并不适应现在的社会了，因为耗费了大量的人力，同时也需要大量的物力。在现在的社会，传统的档案管理方式已经被信息化的管理逐步取代了。进行信息化的学校档案管理有着及其重要的意义。信息化的档案管理系统有着很大的内存，可以存储很多的学生档案，并且能够有效的管理学校档案，并且更具安全性.

　　4.实现信息档案管理应用的方法

　　为适应当前社会经济发展的需要，学校应近快建立起现代化的档案管理系统，使用档案管理信息化。

　　4.1提高学校档案管理的标准与规范

　　档案信息系统的现状是档案标准化规范化滞后，同时应用软件太多，让人们无法选择。这些都严重影响了信息化档案的应用。档案管理的信息化应用在各个方面和各个环节。那么掌握好档案管理的标准与规范这两者相辅相成互相促进的辩证关系。

　　4.2建成学校档案数据库

　　目前档案信息管理仍处于由文件处理向信息管理的过渡时期，建设数据库的含义是以先进的信息技术为基础，对资料进行科学的管理和方便的使用。

　　4.3保证档案管理工作人员良好的素质

　　档案管理工作涉及到很多丰富的知识内容，为此要求管理工作人员必须具备丰富的知识含量。同时档案管理工作人员还必须喜欢学习，能够及时的吸收和借鉴信息化管理的一些成功的例子，及时的改变自身的管理方式，顺应现在的发展趋势。除此之外，档案管理工作人员还需要比较高的领悟能力，服从管理，脚踏实地，认真实施学校领导的各项决定，保证学校档案管理信息化应用的顺利进行。

　　4.4加强学校各部门的沟通合作

　　档案室与学校信息网络中心有密切的关系，通过资源整合，可以增加档案室的信息量，特别是一些特殊的信息，尤其是具有学校文化底蕴的信息。用这些资料对学生进行教育。此外，档案室也与学校各科室组室有很多的联系，将各种资料及时上交，并且尽量将档案资料进行专业化的处理。全校各部门进行及时的沟通与合作，把每个人平时工作中生成的信息资料及时地输送到信息库里，信息化管理档案这项工作才能更加顺利地进行。

　　5.结语

　　我国信息技术在不断的发展，人们对学校档案管理工作有着的新的要求，并且要求越来越高。由于传统的学校档案管理已经不能满足人们的要求，很多学校兜使用信息化来管理学生档案，代替传统的档案管理模式，使用一支高素质的管理人才队伍，是信息技术在档案管理工作中的运用的基础。促进学校档案管理，学校档案的信息化应用是档案工作发展的需要，随着计算机技术的普遍，档案管理信息化必将成为学校档案管理的一个必要的趋势，一个主要的发展方向。

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