数字化建设在高校档案管理中的应用

　　一、高校档案信息数字化的重要意义

　　（一）高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

　　高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。

　　（二）档案数字化能促进档案管理工作环境的改善、工作效率的提高

　　只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

　　同时，利用计算机网络技术，建立与高校相适应的档案检索软件，便能轻松查到需要的信息资料，从而大大提高工作效率。

　　（三）有利于对实体档案的保护

　　档案信息数字化有利于进一步延长档案原件寿命，降低档案原件丢失与损坏的风险，受到损伤的原始档案，其数字拷贝可有补偿原件的作用。数字化可以用某种方法增强原始档案信息，或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息，还可以解决纸张脆化的档案利用问题。

　　二、高校档案信息数字化现状

　　2000年，国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中明确规定“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。在这一方针的知道下，我国很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。在“十五”期间，高校信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已逐渐普及。目前国内档案数字化工作还处于起步阶段，对档案数字化建设的研究正在积极探索论证中。

　　三、高校档案信息数字化建设中的不足

　　（一）人才资源匮乏

　　档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，而当前一般都是由闲杂人员或者临近退休的人来负责，即使有完善的设施也不能实现设备和人员的完美组合，充分发挥作用。有些专职档案人员思想保守，不肯接受新生事物，对这中档案管理信息化的方式产生恐惧感，认为很难操作。而对于那些兼职档案人员来说，档案信息化建设的拓展必然要使其承担更多的工作任务，从而产生抵触情绪。

　　（二）高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善

　　高校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题。很多学校虽然购置了计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。再者买档案管理中存在着使用软件的不同，导致信息的共享性不高。

　　（三）信息化管理的意识薄弱

　　学校档案管理信息化建设中没有引起领导足够的重视，管理了观念落后。相关学校领导对于档案信息化建设的重要意义没有清楚地认识，对这方面投入的精力和财力不够，导致学校建设基础设施相对落后。等高校发展到一定水平了，才意识到在高校产生的档案资料的价值。

　　（四）档案信息的安全性不高

　　实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，导致高校的档案信息被泄露。档案信息化建设过程中肯定会与网络有紧密频繁的联系，但是在网络安全方面还缺乏足够的监督手段，导致网络存在不安全因素，一些涉及到国家、个人、工作等方面的秘密信息有被窃取的可能性，安全系数较低。

　　四、高校档案信息数字化建设策略

　　（一）提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化

　　档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，因此必须加强档案管理专业人才的培养。有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识。

　　（二）加强硬件建设和软件开发

　　针对高校档案信息数字化管理中硬件软件中所存在的问题，我们应当加强硬件建设和软件开发工作，加大人力、财力的投入，完善档案管理的设备结构，加大软件开发力度，建立统一的管理平台，使信息得到共享。

　　（三）加强信息化管理的意识

　　强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度提高高校员工的档案意识。

　　（四）加强档案管理系统安全保障

　　在实际的管理中，学校一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案设置使用权限的设置；对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，既要保证机密的安全也要方便于操作和使用。

　　五、总结

　　总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校档案信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

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