新时期档案工作规范化管理的若干探究

　　引言

　　档案馆管理体系的核心便是档案管理，加强档案工作的规范化管理一方面可以有效做好档案征集工作，不断地丰富馆藏；另一方面也可以推动档案管理工作持续、有序的进行。要做好档案工作，需要利用相关的法律法规规范化管理档案的征集工作。因此，新时期下，各档案馆在开展档案征集工作的同时，应出台和完善相关的档案征集管理条例和办法，对档案进行有效地利用和保护，从而才能更好的保证档案工作的顺利开展。

　　1.档案工作中存在的问题简析

　　1.1严重缺乏档案征集的意识

　　受传统观念的影响，当前我国档案工作人员仍然沿用传统的档案管理方式“重视收集、轻征集”。一些工作人员缺乏主动征集档案的意识，不愿主动走出去拓宽征集渠道，工作积极性不高，严重制约了档案征集工作的顺利进行。此外，由于对档案管理工作的重要性缺乏宣传，导致社会群众及一些单位的领导对档案征集工作的认识不到位，不愿配合或支持这项工作。

　　1.2缺乏完善的档案征集机制

　　新时期下，随着相继出台《档案法》及其《实施办法》，同时一些地区也根据实际情况制定了相应的规定，在一定程度上有效地促进了档案征集工作的发展。但由于缺乏完善的档案收集、征集方面的法律制度，部分相关法律法规存在模糊不清的状况，缺乏健全完善的相关组织保障体系，从而严重阻碍了征集工作的发展进度。

　　1.3档案征集方式较滞后

　　当前我国各级档案馆为了确保档案工作的顺利开展，在档案征集工作方面花费的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到经费、库房等方面的限制，档案征集方式仍然以主动宣传、被动接受为主的方式，没有采取新的手段，因此，在很大程度上减少了征集渠道，也不能与民间、市场相联系，不能全面了解档案资料情况。

　　2.对档案工作规范化管理的探讨

　　为了对档案工作加强规范化管理，档案工作人员必须采取措施，严格规范档案征集工作中的各个工作步骤和工作流程，制定相关的规定和制度，作为档案征集工作管理的依据。只有从源头上规范化了档案的征集工作，才能从根本上保证档案工作的规范化管理。

　　2.1制定合理可行的工作计划

　　在档案征集工作的整个流程中，提前制定合理可行的工作计划对整个征集工作的顺利开展有着重要的指引作用，是评估和鉴定征集对象的重要依据之一。一般来说，档案征集计划的主要内容包括征集的方式、原则、标准及范围等，档案工作人员应该熟悉并明确每个阶段的征集目标，包括明确征集的重点以及整个征集过程的各项经费预算等。征集的档案应交由征集人员进行分类归档管理，由本单位的财务人员实行对档案的接收。档案工作人员应根据征集对象的评估报告、征集档案的审批表、持有人签订的征集协议、征集过程中的经费支付凭证、专家鉴定回忆的会议记录及档案点交记录表等方面对档案进行归档。

　　2.2提出征集意向，做好档案评估

　　在档案征集前，应由两名以上的档案征集人员以书面的形式提出征集档案的意向，并准备好相关的征集材料，主要包括档案征集意向书、档案征集申请表、征集对象原件及相关材料。通过上交档案征集意向书，可以确认征集对象的持有人是否完全自愿地出让征集对象，为了更好的提出意向，必须认真记录清楚征集对象的基本情况描述和持有人所提出的要求，将征集对象的名称、所属年代、出产地及数量等基本情况明确记录在案，对持有人所提出的要求包括对所有权的分配情况等也应一并记录。除此以外，为了确保档案征集的后续工作有序的进行，工作人员还应登记持有人的有效联系方式并请对方确认签名。档案征集表的准备，一方面便于征集人员提出征集的意见和建议，另一方面也便于更好地确定评估专家。

　　2.3召开专家鉴定会

　　档案工作人员负责准备好专家鉴定会的材料，主要材料包括档案征集的意向书、申请表、征集对象的图片和资料及征集对象的评估报告。从档案征集专家库中抽取此次鉴定会的鉴定人员，最后以专家对征集对象的鉴定会会议纪要形成文件，其中应包括对征集价格方面的建议。由档案整理人员将归档所需要的资料移交给业务档案管理部门。在移交资料的时候，应将征集对象的图片和相关资料、档案征集申请表和意向书的正本、征集对象专家鉴定会会议纪要及征集对象评估报告正本等按照程序移交给业务档案管理部门。

　　3.结论

　　档案征集工作是档案工作的一个重要组成部分，它相对于档案工作中的其他环节来说，具有较强的技术性和政策性，也存在着一定的偶然性和随机性。上文简要的对档案征集工作的规范化管理提出了不成熟的建议，希望能对档案工作的整体规范化管理起到一些作用，更好地便于档案征集人员按照既定程序有效的开展档案征集及档案管理工作。

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