论高校大型体育赛事的档案管理工作

　　中图分类号：G251.6 文件标识码：A 文章编号：2095-2457（2018）04-0185-002

　　On the File Management of Large-scale Sports Events in Colleges and Universities

　　GONG Wei-chen GUO Dong-xiao

　　（1. College of Sports and Art， Shandong Agricultural University， Tai’an， Shandong 271018， China；

　　2. Taishan Nursing Vocational College， Tai’an， Shandong 271000， China）

　　【Abstract】This paper expounds the status quo of the archives management of large-scale sports events in colleges and universities，points out the problems existing in the archives management of large-scale sports events in colleges and universities，and puts forward the methods and requirements for archives management of large-scale sports events in colleges and universities.

　　【Key words】Large-scale sports events；Sports files；File management；Methods and methods

　　体育工作是高校工作的重要组成部分，随着高校体育事业的蓬勃发展和场馆设施的的不断改善，大型的体育赛事陆续走进高校校园，这不仅提高了学校的知名度，活跃了高校的校园文化气氛，也给高校体育的发展带来了新的生机和活力。部分高校为了在大型赛事中一展本校的体育风采，在承接大型的体育赛事、组建高水平运动队、引进体育人才、组建高水平的教练团队、以及资金投入等方面做了大量工作。高校也培养了很多国家级的优秀运动员，在运动训练、运动管理等方面也积累了很多经验。竞技体育越来越受到高校，甚至是一些国内名校的重视。正是由于各大高校对体育赛事的重视和国内知名高校的不断加入，使得高校体育的运动水平越来越高，成绩、名次的竞争也越来越激烈。如今要想在体育比赛中获取优异的成绩，绝非易事。新形势下，如何记载高校体育发展的历程，保存并记录下那些激动人心的竞赛场面，完美的再现斩金夺银的瞬间，那就必须全面细致的做好体育赛事的档案管理工作。

　　1 学校体育大型赛事档案管理的现状

　　谈学校体育大型赛事的档案管理工作之前，我们先了解一下高校的档案管理工作。从目前高校档案管理情况来看，各高校都非常重视档案工作，特别是 2008年9月1日新的档案管理办法施行以来，大部分高校都设立了档案管理行政编制，配备了具有一定专业素质的专职档案管理人员和先进的网络档案管理系统，制定严格的档案管理制度，建成了设施网络化功能智能化、管理制度化的现代化档案馆，学校的档案管理工作有序稳步的进行。从技术层面上讲，建立体育大型赛事的档案入档工作不是一件困难事。然而，体育工作中产生的档案除人事、教学、科研、学籍、财务、基础设施等，按照学校的统一要求，有各自的主管部门组织入档外。其他体育活动，比如组织和参加大型体育赛事的档案，就很少入档。体育档案的管理现状，与高校档案管理的水平和体育事业的快速发展水平极不相称，存在着诸多问题亟待解决。

　　2 体育大型赛事档案管理存在的主要问题

　　（1）对体育档案管理的认识不够充分，档案意识淡薄。组织一次高水平的体育比赛，参赛各队从赛前集训、组织报名、到参赛整个过程都要进行刻苦的训练和精心的准备。承办一次大型体育赛事，从赛事筹备、开、闭幕式的表演、比赛过程、以及颁奖等方面，也要进行认真筹备。组织者想方设法也要把竞赛过程搞得是轰轰烈烈，热热闹闹，井井有条。但比赛结束后，无论是参赛方还是组织方，大都忽略赛后的档案入档工作，成功的赛事留不下有价值的信息资料，造成一些珍贵的体育赛事资料丢失。以山东农业大学为例，近几年来学校先后承办或参加过《华东区高等农业院校第十二届田径运动会》、《第三届CBA青年队与CUBA球队对抗赛》、校篮球队多年蝉联山东省大学生篮球赛冠军，连续十几年参加北方赛区的比赛，两次打进全国CUBA的总赛、2017 年校篮球队和田径队队员，代表山东省参加第十届全国大学生运动会，男篮获第五名，男子三级跳远获得铜牌，取得骄人的成绩。像承办或参加这样的比赛，赛后应该认真组织材料，提交给学校档案馆存档，形成行政性的文件，以便将来查询。然而，由于我们对档案管理认识不够深刻，忽略了这些大型体育赛事的档案入档工作，在校档案馆里查不到任何信息。这样的大型赛事活动，如果不去整理存档，将来他只能成为人们之间流传的故事，随着时间的流逝而消失。因此，我们必须重视大型?w育赛事的档案管理工作，及时组织材料入档，形成具有行政意义的档案材料。

　　（2）缺少专职的档案管理人员。档案管理新办法出台以后，各高校虽然对档案馆的硬件设施和软件系统都进行了补充，但缺乏有专业素质的档案管理人员的状况，却始终没有得到改善。以山东农业大学为例，学校属百年老校，下设17个二级分院有在校生33757人，教职工2677人，档案馆建筑面积2000多平方米。这样规模的高校，档案馆只有4名员工，而且大部分是非档案管理的专 业人员。学校二级学院不设档案室。档案管理人员配置不足，工作量大，严重制约了学校档案管理工作的发展，对档案管理中非主流科目的体育赛事档案管理影响就更大了。 　　（3）高校档案管理系统除了像人事处、科研处、教务处、财务处、学工处等主要部门有自己的分账号，能直接和档案馆进行档案业务往来外，其他二级学院没有分账号，不能通过档案管理系统直接和档案馆进行业务联系，?哪持忠庖迳辖惨灿跋旌椭圃剂颂逵?的档案管理。

　　（4）责任不明确。大型赛事的档案整理工作由哪个部门具体负责，是组委会、办公室、档案馆、还是资料管理员，责任不够明确，没有人去组织整理赛事材料，也就无法完成大型体育赛事的档案入档工作。

　　3 做好高校体育大型赛事档案工作，需从以下几个方面进行

　　3.1 充分认识体育档案管理的重要性

　　管理好体育档案，是对学校体育历史的传承和发展；是对学校体育工作者辛勤付出的尊重；也是对体育工作者的鼓励与鞭策；是广大师生的精神食粮；是学校迎接检查和评估的第一手资料；大型体育赛事只有建档立案，才能保证它的长久性、行政性以及鲜活的生命力。每当我们把体育档案中的美好片段，特别是我们取得辉煌战绩的比赛视频展现给广大师生的时候，它必将激励我们的学子，更加热爱自己的母校，增强学生的自豪感和凝聚力，以更加饱满的热情投入到学习和生活中去，这就是体育赛事的魅力。因此，我们必须做好大型体育赛事的档案保存工作，保护好我们的体育成果。

　　3.2 配备专职或兼职的档案管理员

　　首先，高校体育档案管理是一项专业性很强的工作，它需要档案管理员既要由档案管理方面专业知识，同时还要 有雄厚的体育理论基础，并能够深刻解读大型赛事的内涵，它要求档案管理员，不仅有高度责任感和使命感，还要有认真负责的工作态度。因此，选择懂体育，敢担当，有责任心的人去履行档案管理员的职责，通过档案管理员与学校档案馆进行业务沟通，完成体育专业与档案管理专业的对接，充分挖掘和利用现有的档案管理资源，完成大型体育赛事的档案归档工作。人员选择，可以是办公室人员，也可以是赛事组委会人员、还可以是资料管理员。其次，增加硬件设施，为档案管理员配备计算机、摄像机、照相机等电子设备要配备，以便采集和整理体育赛事信息，也方便与档案馆的业务互通。最后，要对档案管理员进行业务培训，使其尽快适应本工作。

　　3.3 制定大型赛事档案管理的办法

　　1）要明确责任；体育档案的管理工作有档案管理员负责，归档所需的所有材料由档案管理员收集、鉴定、统计、整理，并将整理好的档案材料在规定的时间内上传学校档案馆，有档案馆的人员进行归档、保管和提供利用。

　　2）大型赛事的定位：大型赛事是指省级或省级以上政府、学校主管部门、体育协会等组织的比赛、同级别之间的邀请赛、学校传统项目（比如田径）的比赛等。

　　3）大型赛事归档需要收集的材料（1）关于批准承办赛事的批复文件。（2）筹委会、组委会领导成员名单。（3）特邀嘉宾名单。（4）组委会工作计划和重要活动方案。（5）竞赛规程总则，竞赛总日程表，各单项竞赛规程。（6）赛事总成绩册、秩序册，各单项成绩册、秩序册、最终排名。（7）运动员资格规定、审查办法，运动员资格问题处理决定。（8）运动员报名手册，技术代表、技术官员、运动员名册；（9）总成绩册，每日成绩公告。（10）影像资料主要包括开闭幕式、颁奖、各种会议、各种重要活动、以及比赛过程中产生的音、像材料。（11）组委会和竞赛委员会的赛后总结。（12）若有会徽、会旗、吉祥物请详述制作方案，并配以实物。（13）值班医生和值班保安人员名单。

　　4）将收集和整理好的档案材料，分别以电子版和实物的形式上报校档案馆由档案馆管理人员整理、设计、存档，以备后用。

　　3.4 采取“亡羊补牢”的方法，对以前承办或参加过的还没有进行存档的大型体育竞赛档案，进行挖掘式补充整理。主要是通过教练员和运动员回忆，结合奖杯、奖牌、以及举办赛事的相关文件等实物，对大型体育赛事的信息材料进行发掘整理，补齐档案材料，并建档立案。

　　近几年来，高校已培养多人代表国家队在国际比赛中摘金夺银，体育职业联赛中也有高校培养出来的体育明星。随着我国体育改革的不断发展和体育人才选拔途径的不断完善，高校体育已经成为我国体育事业发展的重要组成部分和优秀运动员成长的沃土，创建全面合理的高校体育档案管理体系，做好大型体育赛事赛事的档案入档工作势在必行。我们必须以科学、严谨、勇于担当的精神和对高校未来体育发展负责的态度，做好高校大型赛事的档案管理工作。

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