企事业单位人事档案编研工作与信息化建设

　　中图分类号：F272.92 文献标识码：A

　　人事档案主要记录了员工的成长历程，是企业事业单位对员工进行工作安排以及人员管理的关键依据，同时也是加强干部团队建设以及选拔人才的基础，对促进党政、监察以及各项管理工作的有序开展具有积极意义。新时期，随着我国科学技术的蓬勃发展，人事档案编研工作也要利用现代化信息技术，为企事业单位的人员管理奠定基础，为档案管理提供更加快捷、准确以及全方位的服务，实现单位人事管理的创新与改革，满足单位以及社会的用人需求。

　　1.人事档案编研工作的价值

　　1.1为科研生产以及机关管理提供科学信息

　　相关部门对人事档案进行综合加工、去伪存真、去粗取精，可以将各种可靠、准确的人事信息按照?Ｌ庖约耙?求进行分类，汇编成具有较强系统性的材料，提供给科研生产以及机关部门等单位，各个部门根据需求进行查阅，能够有效节约精力和时间，同时还可以方便、随时获取可靠准确以及完整全面的人事资料。

　　1.2有效利用和开发人事档案

　　传统对人事档案的利用，主要是通过登门查阅以及调档查阅的方式，上述方式虽然能够保证使用者查看文件原件，可是却受到时间以及地点等因素的制约，同时案卷较多，为使用者带来一定的困难。编研工作能够突破传统查阅格局，以信息技术为支撑，使用者可以不受时间以及地点等因素限制，利用网络就可以准确以及快速地获取想要的信息。

　　1.3为使用者提供具有价值的人事信息

　　在企事业单位中，人事档案主要记录了员工的成长经历，其中主要包括工作业绩、过失错误、职务升迁以及工作调动等情况，通过有效的编研，可以将员工的业绩成果进行提炼，进而为使用者提供具有价值的人事信息。

　　1.4为领导决策提供服务

　　档案部门对人事档案进行有效的整合与分析，进而撰写出编研报告，附加对员工的简短文字总结，可以为领导决策提供高效服务，保证决策的科学性和准确性。

　　1.5提高人事档案管理水平

　　编研工作能够检验档案保管的安全性、检索工作的完备性、鉴定组卷的合理性以及档案归档的准确性和完整性，通过编研工作能够促使档案管理人员及时发现工作中出现的问题，并且采取针对性措施进行纠正，提高人事档案管理水平。

　　2.人事档案编研工作需要注意的几点问题

　　2.1确保档案原始资料的完整与齐全

　　对于人事档案资料，在编研过程中，管理人员需要确保档案原始资料的完整与齐全，积极收集第一手资料，做到不遗漏、不缺失。只有确保人事档案资料的完整性以及齐全性，才能进行去粗取精、去伪存真，进而提高编研结果的价值。

　　2.2实现编、研的充分结合

　　在开展人事档案编研工作中，不能简单地将人事原始数据和原始资料罗列堆积，在注重“编”的同时，也要重视“研”，保证编研成果具有较高的查询价值和利用价值。

　　2.3尊重历史资料

　　在对员工过失以及业绩进行编研的过程中，要充分尊重历史资料，同时要保证原始数据和历史资料的完整性和准确性，对引用的原件和史实不能随意更改和修订，在忠于原件和史实的基础上，融入个人的理解和看法。

　　2.4保证编研成果的多样性

　　管理人员要保证编研成果的多样性，例如，编研成果既要有简单的文字说明，同时还要有光盘、声像、照片、手册、影集、索引以及图表等资料。通过多样性的编研成果，可以方便使用者的利用和查阅，还避免了编研成果出现单一性。

　　2.5确保基础信息的完整和齐全

　　在接收人事档案的过程中，管理人员要对案卷进行细致而认真的检查，并且按照上下级管理以及职责范围进行案卷的验收和检查，如果发现问题要采取针对性措施进行解决，档案部门还要与各个部门开展有效合作，确保基础信息的完整和齐全。

　　3.优化人事档案信息化建设的具体措施

　　3.1建立以及完善管理系统

　　建立以及完善管理系统是保证人事档案实现信息化的关键基础和重要保证，管理系统包括：信息开发系统、信息查询系统以及档案检索系统等。信息开发系统要具有预测功能、分析功能以及统计功能；信息查询系统要保证查询的高效性以及便捷性；档案检索系统要为使用者检索提供便利，突破时间和地点的制约。

　　3.2建立数据库

　　为了充分满足使用者对人事档案的利用和查询，保证使用者可以方便、随时地通过查询系统获取想要的人员信息，企事业单位一定要建立数据库，并且根据使用者的各种需求，快速生成表格和名册，为使用者提供员工的考核材料、组织鉴定、政治经历以及个人简历等内容。

　　3.3对人事档案进行动态化管理

　　档案部门在日常对系统的维护和管理中，要保证使用者可以准确、有效、快捷以及方便地找到人事资料，并且充分利用系统生成干部名册、调动审批表以及干部任免等功能，对干部的退休年龄、年度考核、奖励情况、工作调动、人事变动以及基本情况在系统中进行实时更新，保证数据库的准确性和完整性，并且对人员信息进行科学化以及动态化管理，保证信息数据达到工作标准，为企事业单位的日常管理、人员发展规划以及干部任免决策提供高效、优质的服务。

　　3.4实现人事资源共享

　　实现人事资源共享需要建立现代化的信息管理平台，首先，要建立信息化管理系统，对人事档案开展科学化以及网络化管理；其次，建立人事信息数据库，由于人事管理对人事信息具有较强的依赖性，而人事信息具有信息交流面广、动态变化、信息准确度高、构成多维以及信息量大等特点，因此，确保数据库的合理性和科学性是保证人事管理工作有序开展的前提；再次，要严格规范管理权限，并且建立人事档案管理局域网，确保局域网的层级化建设；最后，各个局域网之间要相互连接，提高档案管理工作效率，保证分级管理的科学性和高效性。 　　3.5确保档案信息的利用安全和储存安全

　　在系统管理中，档案外部网络与局域网要进行物理隔绝，进而保证人事档案的储存安全。在访问文件过程中，要利用先进的控制技术，对档案资源进行安全管理，通过身份认证等方式，防止出现非法访问的情况。加密技术是当前应用系统和通信系统采用的重要安全管理方式，同时也可以利用防火墙技术对访问者进行有效控制。

　　3.6开展管理人员培训工作

　　想要充分实现人事档案信息化，需要管理人员具有较强的操作技能和理论知识，因此，企事业单位需要重视对人才的培训和引进，管理人员在精通计算机各项知识和技能的同时，还要熟知档案管理工作。企事业单位要进一步加强对管理人员的培训，提高管理团队的综合素质以及业务能力，挖掘管理人员的学习潜能，确保管理人员既懂信息知识又懂档案管理，进而适应信息化以及现代化的管理需求。

　　3.7加强档案管理制度建设

　　建立以及完善人事档案信息化管理制度，是确保各项管理工作有序以及顺利开展的基础和前提，例如，企事业单位需要制定?W络维护、设备管理、信息维护以及信息输入等管理规定和办法，进而保证管理系统的可控性、可靠性以及安全性。通过严密、规范以及科学的制度促进各项工作的安全开展。

　　4.结束语

　　总而言之，在新时期，随着我国信息技术的蓬勃发展，其在各个领域中都实现了广泛的应用，档案管理领域也要抓住这一发展的机遇，实现人事档案编研工作的有序开展，管理人员要加强对现代化科技手段以及信息技术的利用和学习，充分满足工作的需求，企事业单位也要给予其高度重视，保证编研工作更好地为单位科研生产、部门机关以及领导决策提供服务。

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