关于高职院校档案信息化建设的思考

　　信息化是人类社会发展的第三次浪潮，也是各民族实现世纪跨越的战略抉择。信息化对档案事业带来的冲击大于我们早先的预计，数字技术的广泛使用使得档案工作的重点、档案管理的内容发生了大跨度的迁移，某些被视作经典的档案原则被赋予了新的内涵。高职院校档案信息化建设也有了显著成绩，信息化程度逐步提高，各院校、各部门档案信息化工作不断发生深刻的变化。然而，由于多数高职院校是在原来的中专校的基础上组建而成的，所以，情况比较复杂，档案管理人员比较混杂，对档案信息化工作了解很少，从而导致各高职院校对档案信息化的认识程度参差不齐，严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。因此，探索高职院校档案信息化建设是非常必要的。

　　一、高职院校档案工作信息化的战略目标

　　一是以归档工作和档案服务现代化为着眼点，重点推进信息化建设工作；二是以强化档案工作领导责任、提高档案意识为着眼点，大力推进档案法规执行力建设工作；三是以强化科学管理、提升服务质量为着眼点，有效推进管理服务能力建设工作；四是以“收得全、查得到、用得上”为着眼点，全面推进常规业务高质量高水平工作；五是以营造健康向上的良好氛围为着眼点，积极推进校园文化建设。

　　二、高职院校档案工作信息化建设的策略

　　1.加强组织领导，明确工作职责

　　高职院校档案信息化是学院数字校园的重要组成部分，涉及全院各个部门，档案信息化和高新技术的有机结合，是学院建设数字校园的一项系统工程。

　　（1）成立学院档案信息化建设领导小组，加强全院档案信息化工作的领导、规划和组织协调，以确保学院档案信息化建设有计划、有步骤地顺利实施。学院各部门配备兼职档案管理人员，建立以档案室为中心的全院档案信息化建设组织网络。

　　（2）建立严格的目标工作责任制。学院档案室要把电子档案的收集、整理、保管、利用纳入档案管理程序和岗位职责，负责对全院电子文件的形成。对各部门归档工作提出相应要求，并进行监督和指导。各部门要将本单位形成的电子文件的收集、保管、归档等工作纳入本部门职责范围，实行目标管理，并落实到人。各部门兼职档案员要按照学院统一部署，有计划地做好本单位、本部门的电子文件的收集、积累、鉴定、保管、归档等全过程管理，保证本部门产生的电子文件真实、完整，并定时通过学院数字校园的档案管理系统上传到档案室的服务器。

　　2.加大高职院校档案专业人才的培养。

　　高职院校中普遍存在专职档案人员少的问题。档案日常管理工作繁琐，一个人要身兼数职，工作无法细分。因此，要实现档案管理信息化，档案专业人员不能停留在现有的管理水平上，培养和造就一支掌握档案管理专业知识和现代化科学技术、具有较高的政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质的人才队伍，是适应高等院校档案现代化管理和信息化建设的需要。因此，高职院校应配备多方面、多层次的知识人才，构成优化的群体结构，努力打造一支高素质、高层次的复合型档案队伍。

　　3.争取多方支持，加大资金投入。

　　档案工作是传承办学历史的重要载体，也是学院重要的办学资源，它在学院教学、科研、基础建设及各项事业的发展中发挥的作用越来越明显，越来越重要。档案现代信息化建设需要投入必要的资金，因此，领导需要对档案信息化建设有足够的重视和支持。和其他工作一样，档案信息化需要人、财、物作为基础，离开这一基础，档案信息化就无法开展，从这一方面来说，领导重视是做好此项工作的关键。当然有了学院的资金支持，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制，不断拓宽资金来源渠道。

　　在信息化背景下，凸显资源价值的档案信息正备受重视，社会档案需求也更加强烈，可以说，今天的档案事业比以往任何时期都具有更加厚实的社会基础和发展前景，默默无闻的档案从业者正在从后台走向国家战略的潮头浪尖，处于学科调整“夹缝”中的档案专业也将迎来信息化的春天。档案信息化建设是一项长期的任务，因此，高职院校档案管理人员应从多方面入手，促进信息化建设，实现高职院校的档案管理的根本变革。

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