论图书馆的档案管理数字化建设

　　图书馆档案工作的内容主要包括图书馆文件档案、文献典藏档案、情报交流档案、人事档案、经费档案、财产档案、读者档案、借阅档案等等，它是图书馆工作中的一个重要组成部分，在图书馆的全面建设中具有十分重要的地位和作用。随着信息技术的迅猛发展和网络技术的广泛应用，传统意义上的图书馆档案管理模式已经远远不能适应信息化时代的要求，数字化技术在图书馆档案管理中的应用越来越广。图书馆档案管理数字化已是世界上各国图书馆的发展趋势，也是目前我国众多图书馆建设的目标和方向。为此，加强对图书馆档案管理数字化的研究具有重要的现实指导意义。

　　所谓图书馆档案管理数字化，就是建立在现代化信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理对象，对数字化档案信息资源进行收集、管理和提供服务。通过建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台，实现档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务人性化，从而实现档案的长期保存和充分利用。因此，图书馆档案管理工作应充分借助信息网络技术发展的契机，利用信息网络正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面发展的大环境，以科学化和技术化的手段管理图书馆档案，从而逐步实现图书馆档案管理的信息化，不断推动档案事业的科学发展。

　　一、为什么要建设图书馆

　　档案管理数字化

　　图书馆档案管理数字化具有馆藏档案信息数字化、信息组织与传输网络化、档案管理自动化、服务范围大众化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。为此，通过加强图书馆档案数字化建设，在优化档案馆藏、细化档案管理、强化档案服务等方面具有特别重要的意义。

　　1.档案信息的数字化，提高了信息的利用率。档案信息数字化是指利用信息存贮技术把各种档案信息加工成计算机可识别的数字化信息资源，形成电子文献，实现知识信息载体的革命性变革。数字化在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，这给档案信息的采集、保存和利用带来费时费力、管理成本高、查询困难多、资源共享难等诸多问题。档案管理数字化与传统图书馆档案管理的最大区别，就是利用了现代信息技术，将以往传统介质的档案转化为数字信息，实现信息的数字化、信息存储的无纸化，节约了图书馆档案的贮存空间，减少馆藏副本的存量，提高了信息的利用率。

　　2.档案管理的自动化，提高了管理工作的效率。随着计算机存储技术的发展，过去那种大量的、重复的、烦琐的仅靠人力来完成的档案管理工作，现在可以依靠计算机操作轻而易举地实现。比如利用计算机技术、扫描技术、存储技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等多种高科技，对图书馆档案进行立卷、归档、存储、检索和利用，便于图书馆档案管理人员开展各项档案管理工作，实现了图书馆档案管理的自动化，不仅有效地节约了大量的人力、物力和财力，而且大大地提高了档案管理人员的工作效率和工作水平。

　　3.信息传递的网络化，提升了社会化服务的质量。传递网络化是指通过利用网络技术和通讯技术环境，图书馆档案数字化可以为用户提供高速连接的信息服务，实现了更大范围的档案信息共享，为远程教育培训提供了必要的条件，使档案服务管理在内容、方式和效果等方面实现了重大突破。信息传递网络化还具有跨时空的信息服务、高度开放的信息利用以及信息传递的标准化、规范化和现代化等特征。

　　4.资源利用的共享化，满足了用户个性化的多种需求。资源利用共享化是指信息技术和网络技术可以打破地域界限，适应了不同用户需求日益社会化的趋势，可以从多角度满足众多用户个性化的需求，用户能随时随地与数字系统相互交融，促进了信息资源的合理流动，实现了广泛的信息交流和资源共享。据此，图书馆档案用户不仅仅局限于本地区、本系统、本校园，还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供方便快捷的优质服务。

　　二、怎样实现图书馆档案管理数字化

　　1.积极推广应用计算机技术，构建信息化环境下的档案数字化平台。坚持推广应用计算机技术，按照国家和地方信息化建设整体规划，以档案核心业务的数据存储、处理和交换等主要功能，统筹好图书馆档案数据中心建设。数据中心主要应内设档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、音频视频资源库以及史料文件汇编资料库等四大数据库。同时，要加强对网络系统、服务器、档案数字化技术支持等基础设施建设和档案管理应用软件及操作系统软件建设，实行档案的计算机网络化管理，建立图书馆档案数字化平台。

　　2.优化完善档案信息网络设施建设，创新信息化环境下的档案管理模式。首先，要加强非涉密图书馆档案专网（内部局域网）建设。内部局域网是用于与本系统、地方政府的连接，按照国家和地方的整体要求，建设完善本级图书馆档案网络系统，优化网络结构，提高网络性能，增强网络安全运行能力。其次，要完善图书馆档案外网（因特网）建设。外部局域网是连接互联网的公众网，要及时更新和维护外网设备，确保外网安全稳定运行，使之成为信息公开、与公众沟通展示图书馆档案成果的主要渠道。为了保证数字化档案管理运行中的安全性，对内、外网要进行物理隔离，着重提高网络安全和信息传输的稳定运行和安全可靠。同时，要进一步完善内、外网相关功能，逐步形成档案管理数字化，不断创新信息化环境下的档案管理方式、方法。

　　3.建立完善档案数字化标准规范和服务体系，实现信息化环境下的网络及应用系统的标准化、规范化。要建立和完善档案信息资源标准化。在国家和地方有关档案信息化标准的基础上，提出符合自身实际的档案信息资源补充标准。特别是要采用通用的标准格式来标引档案资源，完善数字图书馆档案分布式数据库跨库检索，使其适应Internet环境，实现档案编码、目录和档案内容的一体化；要建立和完善档案信息系统的运行与监控管理的标准化。依据国家和地方有关标准及要求，提出符合自身实际的档案管理系统的信息系统运行维护、运行监控管理和维护管理推广的补充标准；要不断完善档案制度机制建设，使图书馆档案管理走上标准化、规范化的科学轨道；要高度重视数字资源开发与服务的质量，提高知识含量，形成符合市场需求、满足社会公众普遍要求的高质量的信息内容产品体系，提高档案信息服务的质量；要建立和完善档案信息化外包服务机制。参照国家和地方信息化主管部门的方案及要求，以符合自身实际情况为主导，以IT企业为支撑，以信息系统运行维护为主要内容的外包服务机制，实现网络及应用系统的规范化管理。

　　4.加强高素质、复合型人才队伍建设，为信息化环境下的档案数字化建设提供智力支持和人才保证。加强档案数字化建设，人才是第一位的、决定性的要素。目前，很多地方政府、高等院校等图书馆档案管理人员多是兼职，专业化人才比较缺乏，队伍素质参差不齐。因此，要通过数字化档案建设，培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的一专多能的复合型人才队伍。一是要把那些事业心强、具有图书馆学、档案管理专业的高学历人才充实到档案管理队伍中。有条件的单位可以引进具有图书情报专长，精通自动化、网络化技术和一定外语水平的高素质复合型人才。二是要组织档案管理人员进行网络数字化技术等业务技能方面的培训，提高档案管理工作者的能力素质，以适应档案数字化建设不断发展的要求。三是要鼓励和支持档案管理人员参加图书馆学、档案管理等相关专业的学历（学位）和职称继续教育以及参加学术研讨，不断提高专业化水平和学术水平，为档案数字化建设提供智力支持和人才保证。

　　总之，随着信息化的横向发展和纵向深入，图书馆档案管理数字化已经成为当前档案领域不可逆转的时代潮流，档案数字化的建设是档案管理信息化的核心，也是将档案信息化付诸于实际的主要形式。尤其是在信息化条件下，当前档案数字化的产品需求具有巨大的市场潜力，它凭借其种类繁多、各具特色的数字化优势，以市场、大众需求为导向，开发优质产品，提供增值、优质服务，必将在未来的数字化产业中大有作为。