浅议数码照片档案管理

　　

　　一、数码照片管理的现状

　　信息技术的飞速发展，开阔了管理者的眼界。电子相机的推广与使用给人们的工作和生活带来了极大的便利，但是却也使得电子照片的管理和维护不得不面对更多的挑战。我国的不同部门和行业都有关于照片档案保存的通用模式，然而绝大部分针对的是纸质照片而设立的，但是对应专业性的电子照片档案的管理并没有统一的标准和固定的模式，对于数码照片进行文档命名或者是刻录保存的专业管理并不多，因此在该类别档案的收管用方面往往存在诸多问题。

　　1．保存的盲目性。因为采集信息所需要的费用大大下降，有很多相关单位的档案管理部门收集有大量的数码照片，但存在很严重的雷同现象，在一个采集点往往可能会有几十或上百张的照片，照片采集完了，不能及时进行细化分类，积累的照片并没有区分出其时间、地点等基本的标识，更没有进行专业化的著录工作。

　　2．没有遵循统一标准。相当部分单位所采用的数码照片整理方法，都是以人物事件为主题进行存放，每个主题构建单独的文件夹，也就是通过文件夹的模式对应所存放数码照片。如果文件夹一旦出现变动，作为个体的数码照片很难被人清晰了解。

　　3．保存过程无序。很多企业的照片都是各部门人员在工作中形成的，在照片采集完之后，既没有及时归档，也没有导出到电脑，时间一长就没有相关事件的细节记录了。等到需要导出照片的时候，就非常容易将不同事件混合成一体，最终影响了照片归档信息的准确性。

　　4．数码照片档案管理的安全问题堪忧。数码照片档案属于电子档案的一种，对设备的依赖程度非常大，而且具有载体与信息相分离以及电子文件的共享性等特点，这使得数码照片档案管理的安全性成为一个不可忽视的问题。在数码照片档案的管理过程中，在数据形态的录入、输出等操作过程中，容易出现失误或者被窃等情况，甚至还可能存在不可抗拒的客观灾害等。所以，档案部门现有数码照片档案管理的安全问题不容忽视。

　　上述情况的存在，导致数码照片在管理效率上难以满足数码照片档案的管理需求，因此建立一个涵盖收集、筛选、命名等的整理体系，以及科学严谨的工作模式是非常必要的。

　　二、数码照片档案整理的应有原则

　　因为数码信息的采集内容繁杂，完成迅速，客观上更加要求我们在第一时间整理，从而避免因为时间过长而导致难以处理甚至难以识别等，鉴于此一定要有通用的统一准则。

　　1．完善企业对数码照片收集工作的规章制度。在公共交通控股集团的数码照片档案工作中，我们首先依据北京市档案局2010年颁发的《北京市数码照片归档与管理办法》（京档发[2010]7号）通知要求规定集团公司数码照片收集归档规定，以制度作为规范工作的条件。

　　2．统一格式，便于查看。数码照片采集完毕之后如果不经过特殊的处理，一般格式是JPG或者RAW，在读取方面并没有异常情况，windows系统软件就能够查看。而如果是数码扫描所得到的信息采集单元则一定要注意通用格式例如采用TIFF、JPG等进行归档。此外，进行归档整理时，档案管理部门人员也要注意EXIF 信息以保证信息单元没有修改变动，如果是采用了非统一格式的图像例如GIF、BMP进行保存的，应该将其转变为通用格式例如JPG等。

　　3．载体要具备读取条件。电子信息所存储的介质可以是磁盘、光盘或磁带。载体的可用性对于照片的查看而言非常重要，也是前提条件。例如刻录光盘保存时，其内部文件夹结构以及层次，目录格式和刻录的规格以及参数等重要信息点都要有统一标准。

　　4．著录方式规范。要抛弃随性整理的方式，如建个文件夹写个年月日，泛泛描述大概事件的方式，该种整理方式会导致摄影事件的细节丢失或者人物辨认不清，最重要的是可能由于误操作等使文件夹包含的数码照片因为脱离原来的虚拟存储空间而导致无法明确辨析，丧失存档初衷，使得存档失去意义。因此要明确具体规范的著录项目和著录方法，确保照片来龙去脉明确且以利于永久可读。

　　5．档案号准确清晰。对电子类信息的管理一般都需要有较强且指代专一的序号，数码照片同样不可避免。档案号是档案实体管理最基本的秩序号，是档案实体在秩序系统中的固定位置号或存址号，在档案管理中具有基础性管理作用。如果没有档号，档案管理就无法正常有效进行。数码照片同样不能免俗，这就要求做到各序号的功能和命名方式都非常明晰，才可以在存量庞大的数码照片中便捷、快速地找到所需的照片。

　　三、数码照片档案的归档及保存方案

　　1．数码照片命名。电子信息采集完毕之后，照片附带有自动字符串加计数的附加文件名，例如 IMG_0213、DSC_003 等，在一个文件夹内存在一定顺序标记性，但是一旦脱离文件夹后，就基本上变得没有意义，容易与类似的数码照片混淆。假设是从各档案管理部门自行制作移交存储载体，则可以根据情况在案卷号前添加部门代码并且附加圆点隔开，比如D010- ZP?2011- 002- 0003。但是这种方法要在照片信息进行了整理后再进行，也即将照片按照一定的主题焦点或者保管期限等进行汇总形成所谓的案卷，最后才能在案卷内进行命名。

　　2．数码照片著录。在纸质照片信息类的处理过程中，只需要针对被拍摄人或者被拍摄的场景，并跟进事件描述以及附带底片和册号等标识即可，但是由于技术的发展，数码照片的著录需要增加新的标识。一般而言对数码照片进行通用著录的过程中，三个核心信息是需要进行标识的，首先是数码照片的拍摄背景信息，包括照片的题名时间、地点人物和背景；其次是照片的拍摄信息，例如拍摄的作者是谁，被数字化的时间，原来图像的属性等；最后是照片的档号存址信息，例如档号、档案门类代码以及案卷号，更广泛的还包括部门代号、张号以及离线存址号等。著录项目的详细程度与管理和搜索利用的轻松程度息息相关。许多部门在拍照完成后往往采用简单的重命名的方式对数码照片标记后刻录保存，但是一方面因为著录过于简单，导致很多关键信息因字段长度等原因反映不全；另一方面，这种方式会受到网络或是外界病毒以及误操作等影响，因而是一种安全性无法保证的命名著录方法。

　　3．数码照片存储结构及脱机载体编号。数码照片的归档存储可以选择磁盘等形式脱机保存，此过程强调层次清晰，目录完整，在根目录下以年度、事由主题以及保管期限为分类依据建立第一级子目录，而后在该子目录下放置“数据”、“描述”、“其他”三个文件夹。在“数据”文件夹中，有该类目下的所有照片，照片以档号命名；“描述”文件夹中，装有XLS格式的数据目录，与数码照片对应；“其他”文件夹内保存非标准格式图片辅助性打开与编辑的软件等。同时，下级目录下还有Readme.txt说明文件，用来说明载体编号、光盘套别（一、二、三）、备份时间、迁移次数、迁移原因、制作人、数据检验、检验人等事项，假若是光盘还需要记录刻录参数、光盘参数等内容。

　　4．做好数码照片档案管理的数据备份和数据恢复工作。备份技术是属于数据安全策略,用于确保数码照片档案管理的信息安全。简单地说，备份系统存在时，即使一旦遭到攻击,原始数据丢失或损坏,可以用备份和数据恢复使系统正常工作,从而避免文件被毁造成巨大的损失。为了确保数字照片档案管理的存储安全，要严格执行双备份系统，即：一套密封保存,另一套是提供使用。必要时甚至可封存两套。针对网络安全系统，建立数据备份和恢复体系，确保关键信息可以在计算机和网络遭遇不可抗拒性问题时得以恢复。

　　

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