刍议信息化时代高校图书馆档案管理工作创新

　　

　　高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，是保存高校图书馆各项工作和活动原始记录的载体，它从高校图书馆成立之日起就开始积累，随着图书馆的发展而发展，客观真实地记录着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值。

　　1图书馆档案保管工作内容

　　档案保管工作，应抓好以下几方面工作：（1）制定完善的保管制度。（2）建立科学的档案管理体制。要由一名主管人事的馆级负责人直接领导工作，要建立档案室，并配备专人负责管理。（3）提高档案管理人员的业务水平和思想素质。档案管理是一门科学，有它自己的一套理论、原则、技术和方法。因此，档案管理人员必须接受专门的业务训练。（4）重视对图书馆档案的利用。（5）应用现代技术和设备。计算机技术在档案工作中的应用主要表现在档案编目、检索、统计、借阅、库房管理，还可以用于档案材料的收集、登记。

　　2高校图书馆档案的特点

　　一般而言，高校图书馆档案可分为文件、文书、设备等三个部分。这三个部分的档案分别各有其特点。

　　2.1文件档案的特点

　　文件档案是指由学校上级主管部门下发的关于图书馆日常工作以及管理方面的方针、政策以及法规性文件，包括中央、省级、学校上级主管部门的各种文件以及其他相关单位的上级文件。这些文件具有相对单一性、重要性、保密性的特点。

　　2.2文书档案的特点

　　文书档案来源于高校图书馆本身，是人们在图书馆开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成，并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。高校图书馆文书档案具有以下一些特点：

　　（1）内容丰富。文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。

　　（2）保存时间长。如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。

　　（3）时间性强。一些文书档案具有一定的时效性，如高校图书馆向上级单位报送的请示、汇报以及报告等文件，必须在规定的时间内上报，或者在较快的时间内完成报批，须以不耽误工作为原则。

　　2.3设备档案的特点

　　所谓设备档案，是指各类设备、仪器等图书馆固定资产在购买、安装、使用、管理、维护和保护。设备档案管理具有如下特点：一是设备种类多。既有计算机、通信设备，又有缩微设备、视听设备；既有打印复印设备，又有扫描识别设备及装订设备；既有监测设备，又有控制设备等。这么多种类的设备，其档案形成也必然带来复杂性。二是科技含量高，管理难度大。由于高校图书馆工作的复杂性，各类设备较多，有电子设备、机械设备，也有机电结合设备、光、磁、机、电结合设备等。这些设备涉及电子、计算机、机械、通信、光学、控制等多个学科的技术，因此，其档案的形成过程科技含量较高，对于非专业人士的档案管理员来说，在管理的过程中也会遇到一定的困难。

　　3高校图书馆档案管理存在的问题

　　目前, 高校图书馆档案数字化建设比起以前有了很大的改善, 但仍存在一些问题, 主要表现为以下几个方面:

　　3.1图书馆档案建设基础薄弱, 数字化建设进展缓慢

　　图书馆档案数字化建设的基础工作一般来说包括档案资料的收集、整理、归档等环节,基础档案资料加工是图书馆档案数字化建设的前提条件。在高校图书馆档案数字化建设的过程中, 一些图书馆由于没有建立健全切合本馆实际、科学规范的档案管理规章制度, 使得档案材料的收集、整理、归档等一系列的工作无章可循。档案数字化建设过程中普遍存在着归档不及时, 材料不齐全、不完整, 保管期限划分不准确, 分类不清, 质量较差等现象, 这些问题的存在, 已直接影响到图书馆档案的数字化建设。图书馆档案数字化建设进展缓慢。许多高校图书馆的档案资源还是单一的纸型文献和传统的管理模式, 在文献信息交流自动化的网络时代, 已无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求,其自身的档案文献管理没有与图书文献信息资源的现代化开发同步。

　　3.2 图书馆档案数字化资源未得到充分的开发利用

　　数字化信息资源由于其简洁、高效、便捷的特点, 在社会信息资源中所占的比重越来越大。基于网络的档案信息数字化建设及有效的开发利用是高校图书馆档案工作的发展趋势, 这项工作开展的好坏, 影响到高校图书馆各项工作的顺利进行, 同时也影响高校教学和科研工作的顺利开展。但就目前情况来看, 在许多高校, 数字化的图书馆档案资源并未得到充分的开发利用。现在有些高校图书馆虽然建立了数字化的档案信息资源, 但这些资源的管理模式是封闭的或半封闭的。存放这些资源的计算机并未接入对应的计算机网络, 除了图书馆管理人员和图书馆档案管理人员外, 其他人员一般很难利用到这些数字化资源, 在一定程度上造成图书馆数字化档案资源的闲置和浪费。也有一些高校建立了数字化的图书馆档案信息资源, 并将存放这些资源的计算机接入对应的计算机网络, 方便了读者的查询利用, 但是, 图书馆内部并没有专门的人员负责档案信息资源的开发利用工作, 这在一定程度上影响了档案信息资源的充分开发利用。

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