高校评估档案有效管理模式

　　

　　一、高校评估档案的作用

　　

　　档案工作是一项行政管理的基础工作，更是一项连接过去、现在和未来的重要工作。通过高校评估档案的有效利用，充分发挥学校档案信息资源丰富的优势，强化档案为教学、科研、管理服务的主动性，以服务促进管理，以管理完善服务，使学校档案管理工作迈上一个新的台阶，为学校新一轮的评估做好信息资源的储备。

　　

　　二、现行高校评估档案管理存在的问题

　　

　　(一)评估档案管理缺乏明确思路。

　　评估档案管理应对策略滞后，导致高校对评估档案缺乏明确的管理思路。高校在迎评中容易把精力集中在迎评材料的准备上，在迎评结束后容易把精力放在教学工作的整改提高上，评估档案或者被分割分散到不同部门、或者整体移至档案部门静态存档，或者无人问津，造成信息丢失、封闭和管理资金的浪费。即使评估档案被作为专题档案保管，也没有完全实现评估档案的规范化、制度化管理，对评估档案的管理只是权益之计。

　　

　　(二)评估档案前端控制缺乏制度规范。

　　档案管理制度不能与时俱进，导致评估档案形成缺乏前端控制。高校在整理迎评材料的过程中，一部分材料可以利用原有学校档案，但仍有一部分材料应该在学校日常管理中形成却没有形成，甚至没有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是学校日常工作本身不到位，另一方面是工作人员档案形成和管理意识薄弱，而产生这两种现象的原因之一是，学校没有根据评估的深入开展对档案管理制度进行修订、完善，使评估档案的形成过程缺乏制度的规范和制约。

　　

　　(三)评估档案形成过程缺乏科学管理。

　　档案管理过程出现空白点，导致评估档案形成不规范。评估过程档案产生于学校接受评估的全过程，在此期间学校往往把更大的精力投入到迎评档案的准备上，而忽视了对评估过程档案的产生和管理过程的控制。

　　

　　三、高校评估档案有效管理模式

　　

　　(一)校院结合评估档案管理体系的完善。

　　绝大多数评估档案来自各职能部门和教学单位、教辅机构等基层部门，目前部分高校虽然已建立起校院两级管理体系，但在落实上往往出现上紧下松、前紧后松的状况，因此应该完善二级档案管理体系。

　　首先，健全校院二级档案工作网络体系，学校一级的档案馆或档案室由校长或校长办公室直接领导，各部门均建立档案室，设立兼职档案员，由学校统一领导。同时，必须打破现有的单向流动体系，不仅各部门的档案室要指向学校档案部门，而且学校档案部门要及时通过考核、自评等方式及时了解部门归档情况和达标程度。对于评估非常重要的档案，应建立评估指标档案任务下达机制和完成责任制。应赋予学校档案部门在临时迎评机构成立前的档案任务分配和指导职权，这样有利于评估档案在形成过程中就能全面地反映本科教学工作实践，成为良好的评估档案信息源。

　　其次，在二级档案部门内部，实行三级档案层级管理体制，与学校一级档案部门的指导相结合。授予二级档案部门对教研室、实验室等三级档案部门的监督指导职能，同时学校档案部门对三级档案部门进行直接业务指导。这种做法，在一定程度上会造成时间、精力上的消耗，但这种直接的业务指导对于促进评估档案管理的规范性、及时性具有重要意义。

　　再次，在现有基础上规范二级档案的管理。强化校院二级网络体系的职能和作用，使评档案在基层业务单位的产生和运动过程形成稳定的流向。除按规定定期向学校档案部门移交档案材料之外，院级档案部门也负有保存部分档案材料的职责，学校必须明确其归档内容、范围和要求。

　　1、以教学质量考评为契机，不断完善评估档案管理。

　　在教学质量考评动力作用下，绝大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度，显示出集中人力、物力和时间全面推进档案建设的热情和解决档案工作问题的决心。高校档案部门要以此为契机，加快解决现存问题，完善档案管理机制，提高管理效能。

　　2、完善制度，加强管理。

　　对评估档案的管理采取相对独立管理的方式，符合评估的内在需求。在评估过程中。评估主体和客体工作的核心就是评估指标体系，这一体系虽然随着评估的发展不断被修正、改进。但总体而言，评估指标体系已经形成了一套相对稳定的测评标准体系。坚持实行“三纳入”、“四同步”，即把档案工作纳入学校整体规划，列入领导议事日程；纳入教学、科研工作计划和规章制度；把文件材料的形成积累、整理、归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围；要求布置、检查、总结、验收各项工作与布置、检查、总结、验收档案工作同步。

　　根据《中华人民共和国档案法》和《关于普通高等学校档案管理办法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的规章制度，全面规范了档案工作管理体制、档案工作业务建设、档案信息开发利用等各个方面。

　　

　　四、结论

　　

　　评估档案正在逐渐成为高校档案的重要组成部分，实现评估档案的科学管理，有利于学校提高管理水平，增强综合实力，从而推进高等教育的发展，使广大师生从中受益，因而对其管理模式的探索意义重大。只有对评估档案的形成进行制度化、规范化管理，纳入日常工作流程，才能真正实现评估档案的科学管理。

　　

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