提高对教学档案认识 加强高校教学档案管理

　　

　　1 高校教学档案的重要性

　　

　　教学档案是在教学管理和教学运行过程中形成的文字、图表、声像等各种形式和载体，并通过分类整理、储存保管的有价值的信息资料的历史记录。教学档案对高校来说具有特殊的作用。

　　1.1历史的佐证。

　　1.1.1教学管理的证明。教学是高校的中心工作，教学管理是高校各项管理的核心。规范的高校教学管理是通过建章立制实现的。管理的进步和管理的改革，是通过各种规章制度的不断完善来体现的。因此，从历史的规章制度、管理办法、教学总结、教学改革等档案资料的对比分析，便可以透视出高校教学管理的发展概况，概览教学管理工作发展的全过程，作为评估的重要证明材料。

　　1.1.2.教学质量的证明。教学质量是衡量学校办学水平的关键指标。教学质量的高低不是一朝一夕形成的，它是历史的积淀，是师资队伍、教学管理、教学基础设施等综合因素共同影响的结果。学校各种有关教学考核评价材料、各种评估材料、教学质量监控资料等必然成为学校教学质量的最有力说明。

　　1.1.3教学实践过程的证明。教学实践过程管理是教学管理的中心，加强过程管理是确保教学质量提高的关键。如何从过程管理中看出教学管理的规范化、科学化和效率化，就必须加强教学过程中的档案管理工作，诸如教学计划的修改，教学改革的审批，主要教学活动的记载等等，都将成为佐证的客观材料。

　　1.2未来的参考。

　　1.2.1教学的改革与创新离不开档案资料的支撑。教学改革与创新是高校发展的动力，是高校建设永恒的主题。高校的改革与创新不是无源之水和无本之木，它是在借鉴和继承的基础上有序、渐进进行的。教学档案为其提供了可参考的依据，从历史的进程中看出改革与创新的基础、突破的关键、制约的因素等等，使改革创新工作做到有的放矢，增强改革创新的成功性。

　　1.2.2教学的未来走势与发展速度离不开档案资料的分析预测。规划好学校的发展，是各高校的一项重中之重的工作，学校发展规划的制定，离不开对学校历史的总结，通过对历史的数据进行分析对比，结合现实的客观实际，进行翔实的分析预测，做出科学的判断，制定出切实可行的长远发展规划。而对学校历史的分析与未来的判断及预测都是基于长期以来积累的具有价值的档案资料来进行的，其中教学档案非常重要的，它是学校发展规划中内涵建设发展最重要的参数。

　　1.3现实的反映。

　　1.3.1现实教学档案资料反映了现实的教学的情况。按照科学的档案管理要求，对重要的教学资料进行整理和归类，在整理过程中，将会发现现实教学存在的不足和取得的成绩，为发扬成绩、改正不足提供依据。这就是档案资料收集、整理、分类、归档工作对教学工作的无形监督和促进作用。

　　1.3.2现实的教学档案资料为实施精细化的教学管理提供依据。通过对教学档案的归档情况检查，发现教学档案管理工作的问题，特别是通过对归档材料的规范性和利用价值的审核，透视出常规教学管理状况，便于为高校从粗放管理转向精细管理，从手工管理转向现代化管理提供现实的证明材料。既然教学工作是高校的中心工作，教学过程中形成的档案资料也是最重要的、最有价值资料，是学校档案管理核心，是学校管理不可或缺的部分。同时，教学档案的利用效率也影响到管理的效率。

　　

　　2 目前高校教学档案管理存在的主要问题与原因

　　

　　2.1归档范围模糊。

　　根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，高校教学档案管理工作主要有收集、整理、鉴定、保护、统计、研编和利用等六个环节，它是一个具有内在运作规律的严密体系。教学档案收集、鉴定的关键在于管理者对教学档案所蕴含的价值内容的把握。但目前高校教学档案管理过程中，归档的范围比较模糊，致使基层教学单位、教师的教学档案要么是残缺，要么是不加取舍的全部存档，致使教学档案的粗糙，利用价值降低。特别是一些电子档案，基本上散存与有关部门、个人手里，许多校园网上的新闻、照片等资料都没有纳入档案管理的范围。导致这种情况产生的主要原因，教学档案管理工作不重视，没有建立多层次教学档案管理队伍，教学档案管理制度不健全。

　　2.2档案管理责任主体不明确。

　　高校基本上都建立了档案室，负责全校的档案管理工作，但是多数高校二级教学单位和基层教学组织没有专职或责任明确的兼职教学档案管理人员，仅靠学校的几个档案管理人员完成量大、面广的教学档案收集、整理、分类、装订、保管是难以保证教学档案质量。加之教学档案的多样化，归档时间与其他档案相比的学期交叉性，教学档案价值鉴定具有很强的专业性，这也是少数的院级普通档案管理人员力所不及的。往往教学档案管理中存在的问题都归结到院级档案管理人员身上是不公平的。这种责任主体不明确的教学档案管理体系，是导致教学档案管理工作瑕疵的根源。

　　2.3重要教学资料归档不及时。

　　教学档案归档不及时是普遍现象，就其客观原因而言，主要是教学年度采用跨年制，学校又实行寒暑假期制度，尽管按教学年度进行档案资料的收集，但受及早享受假期心理的影响，很多教学档案资料，在新学期开始进行归档工作。就主观因素而言，一是教师的教学资料被认为是私人品，不愿意归档；二是没有明确二级档案管理人员职责，导致教学档案资料不能及时收集、整理、上缴和留存。教学档案归档的滞后，在某种意义上影响了档案管理工作的效率。

　　2.4教学档案利用率不高。

　　教学档案归档后，绝大部分资料基本上不在上级有关部门评估检查时不被调阅，导致有些教学改革和创新脱离了历史的继承，有些新的教学档案资料与历史的资料不衔接，有的出现相互矛盾之处，导致教学档案的利用价值降低。更为突出的问题是教学档案的编研能力和水平较低，时间滞后，甚至有的高校几乎不进行教学档案的编研，根本谈不上教学档案的利用效率。

　　

　　3 加强档案管理，提高档案利用效率的对策

　　

　　3.1明确划分教学资料归档范围，实行“文档一体化”。

　　在档案管理现代化的模式下，教学档案的内涵、范围、收集的途径、分类的依据、鉴别的标准、整理的规则等要明确，使人们在教学管理和实践活动中就有文件和教学资料规范意识，及档案价值鉴别能力。同时要树立全员档案管理意识，加强二级单位的教学秘书、行政秘书或党务秘书、教师的培训，使他们掌握档案管理的基本知识，提高档案管理工作队伍的整体素质。同时把文书工作和档案工作有机的结合起来，以便做到教学档案资料的规范、全面、及时归档、有效利用。

　　3.2建立健全档案工作管理制度建设，强化激励与约束机制。

　　为了教学档案的收集、整理、鉴定、编研等工作能够作为经常性的一项工作规范有序高质量的运行，必须建立一整套档案管理工作的规章制度，才能使“档案管理法”得到根本的观测落实。其中最重要的是教学档案立卷归档制度，凡是教学文件、专业建设、课程建设、计划总结、教学考核、教学工作量、教学科研成果、学籍与成绩、课表等等都必须通过整理、分类等档案工作规范程序进行归档。建立健全层次化、网络化的档案管理队伍，明确档案管理责任主体、责任范围和责任目标，加强过程管理和精细化考核，实施奖励和惩处并重的激励与约束机制。

　　3.3改变档案工作作风，增强服务意识和功能。

　　为了提高教学档案的利用价值和利用效率，必须要提高档案管理人员自身政治素质、业务素质和工作能力，加强教学档案的编研工作。树立以人为本的工作理念和服务意思，要加强教学档案服务人性化建设。一是开展以人为本的个性化服务。即通过分析教学档案用户类型、不同的需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式；二是以人为本，做到主动服务。即主动发布有关档案利用的信息，主动寻找档案的利用者，定期进行档案利用的培训，专职的专业档案管理人员，经常深入到提供教学档案的部门现场进行教学档案收集、整理、分类、鉴定、利用等工作的咨询和辅导。三是实行教学档案信息网络化，建立档案数据库和校园网档案网站，在遵循保密要求的条件下，将允许公开的教学档案信息进行校园网上查询。

　　

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