关于档案信息化建设若干问题的思考

　　因此，从事档案管理工作的人员，必须充分认识到这种改变，努力提高档案管理的效率和质量，而且要利用信息技术的飞速发展，逐步提高档案的管理现代化水平，为企业和社会提供更系统、更便捷，也更有价值的档案信息资源。

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）09-0066-01

　　在当前信息社会的不断发展下，传统的档案管理方式、方法体制已经不适应当今社会的发展，档案的信息化建设势在必行。档案信息化不仅是发展趋势，也是档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。因此，作为档案管理工作人员，必须改变观念，提高对档案信息化得认识水平，逐步实现档案工作规范化、信息化、现代化，为企业和社会提供更系统、更便捷，也更有价值的档案信息资源。

　　一、加强档案信息化建设的重要性

　　（一）档案信息化有利于保护档案原件。相比传统的档案保存方式，档案的信息化的优势一目了然，它可以避免档案原件被过多使用、年代久远或者人为原因而造成损坏，避免重要资料丢失的风险。每个企业在不同的发展过程和不同时期中都有一些有特定意义或者珍贵的历史资料，如果将这些资料运用先进的信息处理，将它以电子文件的形式存储在计算机中，就能更加有效的对原件进行保护。

　　（二）档案信息化有利于信息资源的整合和共享。档案信息化得优势还表现在对资源的整合和共享上，企业档案资源的一个目的在于整合档案资源，扩大其应用程度和应用范围，如果将档案经过信息化处理后，利用企业内部的局域网就能轻松的实现这一目的。而且，电子文件比档案原件更易于导航，更有利于企业各部门浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，最大限度地实现档案信息资源共享。

　　（三）档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便。传统的手工查询资料，要耗费档案管理人员大量的时间和精力，有时候还找不到所需资料。档案的信息化就能很好的解决这一问题，它包含快捷的查询系统，采用了电子目录和电子文档，在查找时只需输入关键词，相关资料信息就可完全的展现在你的面前。企业的各部门只要有需要，就可以不费事、不费力的获取更为系统和全面的信息。

　　二、经过一定的实践和宣传，很多企业已经意识到了档案的信息化管理的重要性

　　下一步档案信息化建设的目标则是进一步整合企业档案信息资源，而在档案的信息资源整合过程中，遇到一些比较突出的问题：如操作人员的综合素质不高、对档案的重视程度不够、乏统服务意识和管理制度不健全等等。笔者认为应在以下几方面进行加强：（一）提高档案管理人员的综合素质水平。着计算机技术在档案管理工作中的应用和发展，对档案管理工作提出了更高的要求，同时，也对档案管理人员在更新知识、加强计算机操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有传统的业务知识、操作方法和管理手段，已不能适应新时期、新形势的需要。因此，这就要求档案管理人员，必须更新原有的档案管理知识，了解档案信息化的内容，而且还要有一定的计算机操作水平，以便适应新时期档案管理现代化的需要。

　　（二）完善档案管理工作标准和规范。制定和实施档案工作标准和规范，是档案信息化管理工作的需要，也是提高工作质量和效率的需要。实现企业的档案信息化，一方面可以将企业的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过人工输入，但不管是通过档案数字化还是人工输入文件，都应该坚持规范性原则，根绝档案管理工作的流程，制定出相应的标准。只有这样才能使档案的归档和数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容等现象发生。

　　（三）做好档案管理工作，强化服务意识。档案管理人要强化服务意识，树立工作就是服务的理念，把提高服务标准和服务质量、端正服务态度作为工作的出发点和归宿。在档案的信息化管理过程中，要及时录入已签发文件，并按照档案类别进行归档，这样才能更好的发挥档案信息资源的作用，以便企业各部门的查询。同时，还要利用工作经验进行创新，研究新的管理方式，只有这样档案的信息工作才能更好的为企业服务。

　　（四）更新观念，多渠道开辟档案信息资源。要重视收集对企业发展关系比较大的档案信息，要收集与企业档案有联系的各种资料，对枚关企业生产经营决策的信息资料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和广度。要重视国家对企业的政策信息的收集，并及时更新，同时，要以市场为导向，挖掘各种适销对路的档案信息。如果档案人员能在这些方面为企业及时提供真实、详细的档案资料，就会为企业的正确决策提供有力的支持，其为企业提供的服务就是高级的信息服务。

　　（五）加强横向联合，为档案信息共享做好铺垫。要在企业内部统一档案的管理方式，对档案要根据类别进行统一的编号，规范主题词的运用，这样有利于分类查询。对于以前不同类别的文件没有实行统一编号的档案要进行更新，做好升级转换工作。要收集和保管好相关的应用程序和历史数据，以便将来能为企业各有关部门查阅和利用。

　　档案的信息化建设是历史发展的必然，同样也是一个长期的工作，它的实现不是单单依靠一个部门就可以完成的，它需要企业的各个部门之间的协调合作才能完成，更需要档案管理工作人员的耐心和细致的工作。档案的信息化是当今世界和社会发展的大趋势，企业只有提高对档案信息化得认识水平，逐步实现档案工作规范化、信息化、现代化，这样才能提供一个有价值的档案资源体系。

　　作者单位：河南鹤壁中泰矿业有限公司

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