浅析以档案管理科学化促进机关管理高效化

　　

　　档案管理是机关管理工作中的重要组成内容，只有与时俱进，直面挑战，提高档案管理科学化水平，促进其信息化的不断完善，才能适应社会和时代发展对档案管理工作的客观要求，促进机关管理的高效化，从而使得机关部门能够更好地服务于小康社会宏伟事业的全面建设中去。

　　一、档案管理科学化概念

　　档案管理科学化包括信息化、标准化、规范化三方面内容，是一种理念、一种意识、一种态度，还是一种精益求精的文化。当前，档案管理人员的责任就是将这种理念、意识、态度融入贯穿于档案管理实践工作当中，使其成为工作和生活的一部分，成为一种自然的习惯。档案管理信息化指的是文件的起草、催办、签发、归档等过程是在通讯线路和计算机中完成的，具有修改、查询、复制、储存方便的特点，没有印稿与草稿、副本与正本的差异，实现档案与文件的统一；档案管理标准化指的是档案管理工作当中，档案事业主管机关与标准化部门共同对档案工作的方法、管理、原则、概念、设施、质量等制定出统一科学的技术规范和具体规划，并贯彻修订与执行的全过程，使档案管理工作逐步统一化、规范化，从而获得最佳的社会效益与工作秩序；档案管理规范化指的是强化依法治档，健全档案法制意识，深入宣传贯彻《档案法》及档案工作相关法律、法规，以促进档案工作逐渐步入依法治理的轨道上来。

　　1、档案目录数据库建设

　　档案目录数据库建设在机关中开展的比较早，在很多的城市机关都已经有了先例，而且应用也较为广泛，通过数据库开发建设可以实现目录在线查询和下载等功能，但是这种功能系统的利用率并非很高，与需求较为脱节。这一工作目前许多机关不再进一步开发，属于档案信息化的基础工作内容。

　　2、共享型目录中心建设

　　在建设数据库的基础上可以进行新开发，研发过程通过VPN技术即可实现，其中可以实现的功能是目录信息跨区域联网共享，机读目录数据网络化传播，通过共享型目录中心，初步实现有效的档案数据查询功能，由于此技术在原有的档案目录数据库基础上进行开发，既叠加式开发。

　　3、电子文件归档

　　电子文件的管理和归档都是机关档案信息化目前建设中的重要核心，这种工作主要就是通过电子文件中心建立文件归档分类系统，并且将系统中获取的数据和信息进行存储与链接，从而实现网络环境下电子文件的归档管理，达到迅速快捷的进行档案管理查询工作的目的。

　　二、档案管理科学化的重要意义

　　（一）档案管理是机关管理的基础

　　档案的原始记录有其独特性，记录着未申请专利、未公开的机密和技术。占有这些档案资料就是占有机关的机密和技术，因此，机关单位档案管理的科学化，可以有效避免因知识产权、技术的流失而对机关单位的生存与发展所造成的影响。

　　（二）档案管理是机关信用管理的必要保证

　　档案是构成信用信息的公认核心资源。第一，完善的档案管理能够对单位自身诚信进行展示，反映其管理水平、科技成果及财务状况等重要内容。第二，如今的社会信用体系当中，信用档案管理已经逐渐引起国家的重视，成为社会各界普遍关注的焦点内容。

　　（三）档案管理是机关文化建设的源泉

　　机关文化是历史的几点，其直接反映于机关系统完整的档案之中。档案具有文化事业特征，是文化的主要储存方式，是文化发展的真实记录。通过机关档案，可以对单位特点及其发展规律有一个深刻的理解。

　　三、提高档案管理科学化水平，促进机关管理高效化

　　（一）开展积极的业务指导和培训

　　档案行政管理部门应当切实采取以下方面措施：第一，设置培训班。对档案工作基本业务知识进行讲授，提高人员工作素质，使其能够更好地融入到档案工作当中；第二，深入机关，现场培训和指导。对执法检查等时机有效地利用起来，深入机关进行现场指导。政府部门应帮助制定档案分类方案、档案工作管理网络和档案工作制度，对兼职人员实施培训，以促进机关档案工作向规范化、标准化、科学化轨道发展。

　　对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。档案信息的整合主要是对于档案有价值的整合工作，在整合工作的基础上对于档案的价值进行有效的管理，并且档案信息化的发展也有很多的经验可以学习，目前来看，还没有成熟，但是根据不同的功能可以自行进行设计和研究，在各自不同的方法上进行取长补短。所以档案信息化工作比较重要，能够很好的提高机关管理效率，在某些业务的实践中，档案管理信息化始终在发挥很大的作用，比如我们要保证档案整理工作的创新思想和创新举措，就是要能过在计划的基础上对于其信息化发展进行规划和控制，在规划和控制的情况下严密执行，首先是要对于定期开放的档案进行分析，而且信息化系统上要严密对此进行分析，另外就是对于有些应该及时、全面公布的档案和现行文件在信息网站上也要有一定的公示。

　　（二）做好文书处理和公文制发工作

　　档案由公文转化而来，而公文的制发恰恰决定了档案的质量。档案的来源是文书，文书的归宿是档案。因此，公文制定应规范、统一、标准，同国家相关规定相符，排版形式依据要求，履行审批、签发手续。各种报表、记录、批注、签字等文书及公文字迹应清晰牢固，以便于长久保管。使用格式规范、文种合理、行文规范，以促进档案管理科学化的实现.

　　（三）强化档案法律法规的宣传与完善

　　档案行政管理部门应强化执法队伍建设，依法对档案工作进行监督和指导。各地方政府应通过媒体、张贴标语、召开座谈会等形式，对档案法律法规加以大力宣传，坚持“多宣传、多接触、多联络、多服务”的工作标准，以推进档案管理规范化建设。此外，应强化同相关部门的协调与沟通，共同监督，营造积极的建档氛围，使更多的单位认识到档案管理工作的重要意义，以强化机关做好档案管理工作的自觉性。

　　（四）建立健全档案管理制度

　　档案形式各异、种类繁多，要实现管理的科学化，就必须建立健全其管理制度。以《中华人民共和国档案法》为指导，建立档案工作网络，强化硬件建设，对文件材料能够及时地立卷和定期归档。专门设立专柜、库房存放档案，对其保存价值加以区分，案卷、立案标题确切简明，排列整齐，做到科学化的管理，以确保安全性。此外，还应辅以严格的档案借阅措施，从而有效防止档案的分散流失。

　　总论

　　档案是重要的信息资源和宝贵的经验财富，它体现各机关的成长与发展历程。积极践行档案管理科学化水平提升策略，以为机关绩效提高、效益增加、管理科学提供重要保证，促进机关管理的高效化，更好地服务于社会主义现代化建设中去。

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