浅谈高职教师业务档案管理

　　

　　高职教师业务档案是高职教师在教学、科研活动过程中形成的具有保存价值的各种材料的历史记录，是教师劳动成果和智慧的结晶，它在个体上集中反映了教师个人的业务能力和学术水平，在群体上反映出高职的办学水平以及师资队伍的整体素质。因此做好教师业务档案管理工作有着十分重要的意义。

　　一、教师业务档案的归档范围

　　⒈基本信息

　　基本信息即教师的基本情况，该部分包括教师姓名、性别、参加工作时间及任职年限、专业、学历、修业年限、毕业学校、专业技术职务评聘等材料。这部分材料是教师的“外包装”，也是其它材料的基础。

　　⒉业务素质

　　业务素质部分包括：①教师任职期间的考核情况。如教师的学期和学年教学计划、教学小结、教学效果、同行评价、组织考评等材料；②教师业务进修、培训等情况。如外出考察报告、脱产或在职进修计划与进修报告、进修成绩等材料；③教师教书育人的情况。如教师历年的任课情况、授课名称、完成教学工作量、教学计划进度表、教学事故记载、班主任工作等材料；④教师的科研、教研情况。如教师公开发表或在各类学术会议上交流（宣读）的学术论文、论著和自编或合编的教材登记表，以及科研、教研成果鉴定书原件或复印件等材料。

　　⒊奖惩情况

　　奖惩情况包括：①文字记载。即教师获表扬、奖励或处罚的文字记录，如获奖的时间、地点、颁奖单位级别以及背景性材料；②荣誉实体。即教师本人获得的各类荣誉证书原件或复印件，以及指导学生参加各类竞赛和社会实践活动获奖的奖牌、奖杯、照片、声像资料等。

　　二、高职教师业务档案管理的现状

　　1.由于高职教师档案管理制度不健全，制约机制不完善，分工不明，奖惩不力，造成广大教师和部分管理人员档案意识淡薄，少数人把个人的材料看成是自己的劳动成果，不愿向学校移交，或据为己有、或赠人、或遗弃，给教师业务档案资料搜集带来很大困难，给领导决策造成障碍，甚至给整个师资队伍建设带来不可估量的损失。

　　⒉管理手段落后，管理水平较低。教师业务档案内容广泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的现代化管理模式与之相适应。但是，目前大部分高职教师业务档案的管理手段尚处在全人工操作或半人工操作状态，现代化程度较低。这就使得教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等工作严重滞后，从而影响教师业务档案的利用、编研和开发。

　　⒊档案人员队伍建设滞后，管理力量薄弱。高职的档案工作人员大部分是兼职，并且是非档案专业人员，无论在精力上，还是在业务熟练程度、责任心、档案意识等方面都很难胜任档案管理工作。这种状况，导致教师业务档案资料不能及时收集、归档，甚至白白流失，从而影响了归档档案的数量和质量。

　　⒋重立卷、轻利用、编研工作相对落后。通过编研的档案资料具有较高的利用价值，但目前高职的教师业务档案管理往往比较重视案卷的立卷、装订、保管，而对编研利用则要求较少，这使得教师业务档案的编研工作相对滞后于档案管理中的其它环节，从而抑制了教师业务档案的利用。

　　三、加强高职教师业务档案管理的措施

　　⒈增强档案管理意识，建立健全运行机制。首先，高职领导要把教师业务档案管理当作高职管理工作的一项重要内容抓紧、抓好、抓细，发挥教师业务档案工作在高职决策中的参考作用；其次，要向广大教师和教学、科研单位宣传建立教师业务档案与管理的重要性，应在全校范围内养成主动收集、自觉上交归档材料的良好氛围和科学运行机制；再次，要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依，步入制度化、规范化管理轨道。

　　⒉加强专兼档案管理人员的继续教育和培训工作，提高教师业务档案的管理水平。一方面档案管理人员必须有良好的政治素质，能坚持原则，秉公办事，维护资料本身的客观性、严肃性；另一方面必须提高自身的管理技能和水平。

　　⒊及时全面收集教师业务档案材料，更新档案内容。在档案管理中可采取“三结合”的方法。即部门收集与本人移交相结合；随时收集与定期移交相结合；学校存档与个人自存相结合。准确记录和反映教师素养和业务工作的个体差异，真正发挥档案在教师评估中的凭据作用。

　　⒋强化教师业务档案的编研工作，促进教师业务档案的利用。高校教师业务档案是广大教师在长期工作实践中日益积累起来的信息资料，是他们知识和智慧的结晶。因此要用严谨科学的态度对待上交的材料，经鉴定去“粗”取“精”，剔除重复的、不符合存档内容的材料，并加以系统的分类整理。要加强对这些档案材料的编研工作，整理归纳出具有实用性和规律性的结论，发挥高校教师业务档案的教育功能和科学价值，提高教师业务档案管理工作的社会地位。

　　⒌使用现代化手段，强化教师业务档案管理。高职教师业务档案的主要形式表现为一系列的文字和数据资料。要改变传统人工操作的落后局面，必须实行微机化管理、网络化管理，要建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统，实现教师业务档案检索、信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。要提高教师业务档案管理水平，就必须积极引进先进的信息技术，采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，实现教师业务档案的数字化管理和网上查阅利用，搭建教师业务档案利用工作的信息平台，把电子档案和纸介档案合理地结合起来，收集各种形式的原始文件资料，丰富高校教师档案的形式和内容。

　　总之，建立健全教师业务档案是人才评价、教学评估、职称评聘的需要，是各级领导和广大教师的共同责任，各高职应加强教师业务档案的管理工作，最大限度地发挥其功效。

　　

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