文书工作与档案工作关系的探讨

　　

　　档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是企业各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案工作，是文书和档案管理人员的历史责任。笔者从事过文书和档案管理工作多年，结合实际工作来探讨探讨文书与档案工作的关系。

　　一、文书工作与档案工作的关系

　　搞好文书工作与档案工作衔接是很重要的。在企业档案管理工作实践中，文书工作与档案工作之间的衔接十分重要，重视和解决好这个问题，不仅可以有效地提高档案的质量，而且非常有利于档案的管理和利用，特别是有利于发挥档案的多功能作用，使文书档案工作者作为机关工作中的参谋、助手，完成传达领导意图，为企业各项工作服务的任务。从广义上讲，文书工作包括制发、处理与管理文件过程中所进行的全部工作。档案工作，是文书工作的继续和延伸，即对有价值的文件材料进行收集、管理和提供利用。文书工作与档案工作是一个有机联系的整体，二者的关系是：

　　（一）文书工作是档案工作的基础和前提

　　文件是档案的前身，文书工作的状况如何，不仅直接影响其自身质量和企业日常工作，而且也影响日后转化为档案的质量。档案来源于文书，是由文件材料转化而来的。文稿撰写符合党的路线、方针、政策，内容要切合实际，观点明确，立据可靠，逻辑严密，言简意赅，文理通顺；文件制发要考虑是否齐全，特别是一些具有指导性的文件和日后留作凭证的文件，格式要统一、规范，忌用质量较差的打印机，否则时间一长，有的档案还未移交已经发生字迹扩散、退色等现象，严重影响了档案的查找和保存。为保证文件的严肃性，缮印时要避免纰漏，收发要防止差错，保证质量和完整，从而为档案完整性和系统性打下良好基础。所以，文书工作是档案工作的基础和前提，文书工作的质量，对档案工作有着决定性的影响。

　　1．文件制发规范化是做好文书处理工作的保障

　　文件制发是文书处理的起始环节，文件制发规范与否，直接决定文件的质量，影响到文书处理全过程的规范化。在这方面我单位专门下发了关于《公文处理的规定》， 对发文程序作了具体规定，各部门要上报或下发的文件，由拟稿人提交部门领导审核，完成后提交综合办公室审核，由办公室对文稿的内容、文字、公文格式和行文关系等方面进行初审，然后送分管领导审批、签发，再回到文书处印发，并规定在文件用印时，一律留下公文处理单和正文，以确保年底文件归档并编写文件汇编。

　　２．掌握工作中重大活动的动向，摸清文件材料的形成规律

　　企业凡举办重大活动，文书人员要及时提醒承办部门，要求他们收集保管好活动中形成的完整的文件材料。

　　３．做好文件归档工作是文书处理工作的重要任务

　　归档是文书工作和档案工作的结合部，是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点，归档工作质量的好坏从根本上决定着档案工作的质量。在实际工作中，尽管文书人员日常工作中收集到了大量的文件材料，但仍然难免有遗漏。首先在归档前，文书人员要主动向领导汇报，下发征集通知，采取有效措施，进行全面、集中大收集，做到应归档的文件材料收集齐全。在做这项工作时，会遇到阻力，个别人为自己工作方便，把文件材料放在身边不愿上交，文书工作人员要不厌其烦，说清道理，确保文件材料收集齐全、完整。其次要准确划分保管期限。这是归档工作的重要环节之一。在划分保管期限时，文书人员要认真对照国家档案局制定的文书档案保管《期限表》和本单位根据上述规定制定的实施细则，对文件逐份进行保管期限划分，在不明确时要谨慎对待，着眼于本单位实际，经过认真分析可实行就高不就低的原则。总之，通过规范文书处理工作，提高文件自身的质量和文件归档的质量，就能为档案工作打下一个坚实的基础。

　　（二）做好文书立卷工作是连结文书工作与档案工作的纽带

　　企业活动中形成和使用的文书处理完毕以后，一部分随着记述、办事等现行功能的结束，失去其社会价值而被淘汰；另一部分由于对日后具有查考价值，则被选择保存，并将其零散文件，按照它们在形成过程中的联系和一定规律进行系统整理组成案卷，这种系统整理工作就叫文书立卷工作。文书立卷是公文处理工作最后一个环节，办理完毕，具有查考利用价值的公文材料，组成案卷后，就转化成为档案，从这一环节上最能体现文书工作与档案工作的密切联系，是文书工作与档案工作的结合部。企业在生产经营活动中形成大量的文件材料，每份文件材料既是独立的，有它特定的使命和作用，而在同一项工作、同一个问题的处理过程中形成的许多文件材料，它们相互间又有其内在的密切联系。文件之间的这种联系，是在企业活动中历史地形成的，我们应依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、区分，组成一个个案卷，使每一个案卷都成为精练的、系统的有机联系组合体。只有这样，才能保持历史的真实面貌，反映各项工作的客观进程，便于平时查找和利用。否则，就会使文件孤立、零散，杂乱无章，看不清彼此之间的联系，弄不清来龙去脉，降低文件的使用率。

　　（三）加强文件平时收集，是保证档案提供利用的有效措施

　　要做好文书立卷工作，关键是加强平时文件的收集，它关系到档案的完整与安全。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来；在文稿的拟制、打印以至收发的过程中，要注意文件底稿、正文及附件、批复的收存；善于运用收文、发文登记薄将处理完毕的文件进行检查核对，并根据它们之间的联系，按文书立卷的类目做好平时立卷，为归档打好基础。平时立卷，是文书工作的一项重要内容，也是保证档案利用的有效措施。

　　（四）档案提供利用，是检验文书工作好坏的标准

　　档案的利用，是档案工作的最终目的，也是检验文书工作好坏的标准。档案来源于文书，又为文书工作服务，也就是为领导决策服务。反过来说，领导的决策一旦形成了正式文件，既具有现行的指导作用，又具有查考凭证作用，如一些规定、意见、条例等指导性的文件，就具有长时间的指导作用；重大问题的处理决定、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等，就具有长久的查考和凭证作用。档案利用的主导作用，体现在对基础工作的促进和完善方面。而利用效果的大小，取决于文书工作做得如何。假如文件手续不全，缺日期、少单位，就会给利用带来困难，就很难发挥它的权威性和凭证作用；文件的纸张材料质量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破损、易老化，用墨不注意耐久性，就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以，通过档案的利用，可以发现文书工作中的问题，如文件材料的质量、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学与规范等。从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见，档案提供利用，既依赖于文书工作，又是检验文书工作的标准。

　　二、解决文书工作与档案工作衔接问题的对策

　　（一）强化文书人员的档案意识，是文书工作与档案工作衔接的前提

　　文书人员的头脑中必须要有“档案意识，同时要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。在日常工作中，文书人员要做到脑勤、腿勤、嘴勤、手勤。文书处理与档案管理是两个既紧密相连又相对独立的工作环节。文书工作质量高不高，势必会影响日后档案的质量，给档案利用带来诸多的麻烦。脑勤是要认真思考如何做好和规范文书处理工作，实现档案管理规范化，为档案管理现代化打下坚实的基础。腿勤是主动到各部门收集文件资料，及时追问文件的下落，以防遗漏。嘴勤是利用办文、提供文件材料等机会，经常向各部门领导和有关人员宣传文件材料立卷归档的重要性，提高他们的档案意识。手勤是文书人员在平时就要注意分类管理，把上级发文、同级来文、上行文、函件和内部发文分块管理。

　　（二）加强在职教育，提高文书和档案管理人员的整体素质是文书工作与档案工作衔接的基础

　　文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使他们能够适应工作的需要，要充分发挥他们的积极性、主动性，努力提高文书和档案人员知识水平和管理能力。如今文件及档案种类和载体多样化，管理方法要不断更新，因此，对文书和档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文书和档案人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文书和档案专业知识的人才。

　　（三）文书、档案人员互相配合是文书工作与档案工作衔接立足点

　　文书人员日常工作要立足本职，要求自己做好与文书工作的一切事项，同时，还要考虑到文书工作的终点―档案工作的要求，因为，文书材料最终是要变成档案以供存档查阅的，所以，要把文书工作的终点适当延长到档案工作中去，文书工作的同时还要考虑到形成档案后的利用价值。有了这个意识，文书人员配合档案人员，就会为档案工作开好头、打好基础。而档案人员也要树立工作中的超前意识，档案工作要超前思维，提前介入到文书与档案有联系的事项中，为档案工作的立卷、整理、归档、借阅顺利进行提前做好准备。所以，只有文书与档案人员相互配合，互为对方工作考虑，在人员配合的前提下，才能保证工作的衔接，一定范围内共同介入，这是文书工作与档案工作衔接的立足点。

　　（四）档案部门指导文书部门立卷是抓好衔接的保证

　　立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集即案卷。档案人员按照档案形成的要求，指导文书人员对完成历史使命的文件进行组卷、排列编号、编目装订完成的卷宗，这样，既保留了文书形成的历史又符合档案管理的要求，是珠联璧合的美事。

　　1．调整组卷

　　对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷材料排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

　　2．排列、编号

　　组卷材料排列顺序，按时间先后和材料重要程度确定。组卷材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，用阿拉伯数字逐页编号。

　　3．编目、装订

　　一是按照卷内文书材料排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料名称、承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料内容。三是案卷的装订。案卷装订前要进一步进行整理。案卷的装订要结实、整齐、美观。

　　总之，无论是过去，还是现在，理顺文书工作与档案工作的关系十分重要，要站在历史的高度为档案负责，将文书处理和档案处理工作整合为一个既统一又分工、既有联系又有区别的机体，在融合、渗透基础上实现综合管理，提高档案的质量，为企业的生产经营服务，为国家的建设服务。

　　

　　（上接第196页）

　　

　　围、工期、造价或质量进行管理，因为一个项目的范围、造价、工期和质量是几个直接关联和相互作用的相关要素。项目范围的变更是影响项目工期、成本的重要因素；项目工期的提前或滞后会对项目的造价带来直接影响；项目质量的高低会给项目造价造成直接的波动；而项目造价的多少更是会直接影响项目的工期和质量。所以项目管理必须同时对项目范围、工期、造价和质量进行全要素的集成管理。

　　5结束语

　　总之，项目的特性要求其管理必须采用全面集成管理的方法。但是我们现有的项目管理方法存在着工期、造价和质量管理割裂的问题。如果要提高项目的绩效和项目产出物的价值，有效控制工程造价，就必须深刻理解项目各要素间的约束和集成关系，片面的就成本来管理成本，是无法真正有效的控制工程造价，只有采用全要素综合管理的方法，这样才能真正达到项目管理的目标：以最低合理的价格为客户提供满意的合格产品，并且自身获得最大的利润。

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