探讨新形势下企业档案管理的几个问题

　　一、引言

　　企业档案管理是企业内部管理的重要内容，在新经济形势下，企业的档案管理工作已无法满足现代化企业的发展需求，如：档案管理意识淡薄、管理不到位等等，不仅影响了企业的内部管理工作，同时也阻碍了企业的进一步发展。因此，企业在深化内部改革的同时，需不断加强企业档案管理工作，在企业档案管理工作中，引入信息化技术，推动企业管理的信息化建设，以此来提高企业的档案管理水平，为企业的可持续发展奠定基础保障。

　　二、企业档案管理工作面临的问题

　　现如今，随着我国经济全球化的发展，市场竞争的日益激烈，企业档案管理还存在一些问题，降低了企业市场竞争实力，不利于企业的进一步发展。下面我们就来详细介绍一下目前企业档案管理存在的问题：

　　（一）企业档案管理意识薄弱

　　目前，企业在发展过程中，其管理重心是企业的经济效益管理，对于企业内部管理工作的重视力度还不够，如：领导对企业档案管理工作不重视，投入的资金、人力等不足，只是一味的降低档案管理成本，无法充分发挥档案管理的工作效果。此外，档案管理人员对自身是档案管理人员的管理意识薄弱，轻视了自身的管理工作，使得档案管理水平有所降低，如：档案管理人员只是对档案资料信息进行简单的存储，并没有对整体的档案内容进行分类统计，更新不及时，缺乏有效的管理方式，因此，档案管理意识的薄弱是造成目前我国企业档案管理困境的根本原因。

　　（二）企业管理设施落后

　　由于领导及档案管理人员的档案管理意识淡薄，对档案工作的重视度不够，资金投入力度小，导致档案管理的基本设施无法满足企业的发展需求，这也是降低企业档案管理工作的重要因素。如：由于档案管理设备落后，当媒体企业储存一些高规格的档案时，设备无法满足档案需求，可能会出现档案信息错误或杂乱的现象，降低了档案管理工作的可靠性和安全性；其次，企业档案管理工作不仅是企业经营活动的重要基础，由于档案管理设备落后，导致档案资料信息的分析过程不科学，分析结果不可靠，大大降低了档案保管和使用的效率。此外，在档案管理工作中，企业对档案管理系统更新不及时，使得软件系统滞后于档案管理建设水平，也为档案的管理设置了极大的障碍。

　　（三）企业档案管理人才队伍不完善

　　企业档案管理是一项专业化程度很高的工作，需要具有较高综合素质的人员才能胜任这项工作。但是目前很多企业的档案管理队伍建设不完善，一是员工数量不足，二是员工综合素质偏低，甚至出现雇用临时人员或者企业其他部门员工兼职档案管理的现象。

　　三、加强企业档案管理的改进措施

　　（一）树立档案的营销理念，提高档案意识

　　在当前经济时代，对各项业务的评价都是以经济效益为指标。因此，企业的档案管理也要转变观念，从市场经济的特点出发，把档案信息当成产品，把提供信息当成营销，树立起档案的营销理念。形成一个需求→利用→满意→归档的良性循环。档案工作是各部门人员共同参与的工作，只有所有涉及到档案管理的人员都具备了清晰的档案意识，才能真正的提高档案管理工作的质量，提高档案管理工作在企业中的定位，质量管理工作才能真正的顺利进行。而对档案管理的营销要掌握一定的原理和技巧。对于职位不同的员工制定不同营销策略，比如对于高层管理者主要宣传档案管理的重要意义以及利用的方法；对于中层管理者宣传的主要是档案管理的重要意义、馆藏以及利用的事例。为了取得最佳的宣传效果，还要注意营销的时机，一般选择在改革后、会议前后、验收时、评职称前、考核前等进行宣传。

　　（二）加大资金投入，积极采购硬件设备和软件系统

　　多媒体电脑与互联网的不断发展，推动了社会的进步。改变了人类的生活方式，更改变了人们的生产和工作方式。企业的档案管理工作也要适应这种变化。所以，我国企业要加大资金投入，扶持档案管理自动化工作，积极采购电脑、U盘、录音笔等先进的电子设备。在硬件更新的同时，还要大力建设档案管理系统等软件，开发和建设企业的档案管理数据库系统，使先进的硬件得以高效的发挥，也更好地提高档案管理员的工作效率和工作质量。

　　（三）重视人才队伍的建设

　　在整个档案管理系统中人才是最具有积极性和能动性的因素，完善的档案管理人才队伍能够为企业的发展提供大量的有效信息和决策依据，并且对于企业核心竞争力的提升也具有重要的意义。完善人才队伍建设要从三方面入手，第一是大力引进高素质人才，特别是具有档案理论基础和专业技能的人才；第二是根据档案管理制度设置合理的岗位；第三是不断加强档案人员的业务培训以及创新能力的培养。在对档案管理人员进行培训时要紧密联系企业发展状况以及市场环境，有针对性的进行学习培训。

　　四、结束语

　　目前，由于企业对档案管理工作的不重视，档案管理硬件设施不先进，档案管理人员的综合素质不高等因素的影响，使得企业档案管理工作滞后于企业经济发展。因此，企业管理人员就需要加大档案管理工作的资金投入力度，提高档案管理人员的专业知识和素养，进而保证档案管理工作的有效进行，为企业的经营活动提供基础保障。

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