基于元数据管理标准的数字档案馆建设探析

　　现代社会中，数字信息作为企业生存与发展的伴生物，每时每处交织在企业各类业务与管理中，可以说数字档案馆建设工作已经作为一种新的信息资源、数据资产、无形资产建设工作融入企业的日常运转和管理中。

　　1 元数据管理

　　元数据即数据的数据，其“元”字的根本在于其代表了数据来源及过程管理的原始信息。在纸质文件环境中，档案整理的经典原则认为，对于档案的整理要遵循“来源原则”，来源即指直观、明确的文件形成机关；随着电子文件的产生与普遍适用，目前国内外档案界采用了“元数据”概念来指代电子文件的来源信息，并在电子文件流转过程中不断丰富其内涵。

　　基于元数据管理标准的数字档案馆建设中，须保障所存文件的真实性、完整性、可靠性与可用性，这就要求对于电子数据的留存要有内容、背景、结构三级信息。通过总结，笔者认为：1、元数据管理的特点：作为电子文件流转全程的数据集成，支持了静态环境的数据自动抽取，完成着动态环境下数据的同步生成；2、元数据管理的优势：一经形成就实现数据封装，只能被写入和读取，而不可改动、复制或删除；3、元数据管理的价值：只要在电子文件流转全程保留了元数据，就能全面掌握文件的来龙去脉，保持文件与数据信息的历史联系，是保留文件证据信息的第一手资料。

　　2 元数据管理在数字档案馆建设中的存在的问题

　　在元数据尚未呈体系或者起步较低的企业中，对于元数据的管理往往是一种模糊、零散的行为，在正在探索元数据管理价值的企业中，也往往存在行动分散、体系性差的弊端，综合来说，元数据在数字档案馆建设中存在的问题主要有：

　　第一，在管理方面，各业务部门的电子文件，都存有“保障现时利用，用后随意处理”的惯性，充斥着文档格式不同，系统接口不统一，文件归口管理不明确的问题，没有相对理性的元数据管理思维，没有合适的元数据抽取系统化规划，数字档案馆建设起步之初，就是元数据散失的开始。第二，在系统性方面，没有在文件生成环节的元数据做基础与衔接，仅仅靠滞后的追溯与补充已经失去了元数据的本身作用与意义，元数据早已失去了体系，数字的档案馆建设早已失去了支撑的基础。第三，在操作性方面，由于打破了元数据形成链路，元数据的形成存在重复劳动和过程比较，成为了交织在各个业务环节中偶然性和无计划性的活动，数字的档案馆数据大大失去了成套性与完整性。第四，在数据保真方面，在文件流后端的滞后采集，本身已经丧失了元数据的真实性，数字档案馆建设价值岌岌可危。

　　3 打通元数据管理通道，为数字档案馆建设提质增效

　　3.1 元数据管理标准建设先行，构建数字档案馆管理规范

　　在学习国际国内多项元数据管理标准的基础上，各个企业应首先制定适合本企业电子文件管理实际的元数据管理标准以及元数据集，从系统自动抽取元数据的标准，到员工收集与利用元数据的规范，都应纳入企业核心管理标准，为电子文件生成、流转、传递、利用、回收过程提供有章可循的行动指南，以各项工作节点与流程控制，逐步规范电子文件流转全程，形成多部门协同采集元数据标准，统一管理口径，形成数字档案馆建设中数据资源的一体化管理模式。

　　3.2 组织认同元数据管理，活化数字档案馆管理价值

　　组织由员工构成，人是电子文件的生成者、传递者，也是对电子文件的利用者、处理者，在企业工作中，只有对环节与流程的不断认同，才是管理走向优化的基石。在电子文件管理系统用户不断认同元数据利用的便捷性、数据的保真性、凭证的有效性的过程中，逐步建立全企业信息风险意识以及元数据管理意识；提高在电子文件流转关键节点人员的数据管理与处理能力，不断增强员工对元数据的认识，发挥元数据在实际工作中的优越性，保障文件信息运转过程中的安全性与可靠性，为元数据管理提供组织支持，为数字档案馆建设奠定管理基础。

　　3.3 畅通元数据管理链路，规范数字的档案馆建设全流程

　　企业中各部门在明确部门组织职能的基础上，进一步明确在企业元数据管理中，自身所承担的职责、发挥的作用、利用的焦点，明确本部门职能范围内参与的元数据管理功能；明确本部门与上游、下游部门的文件接口，规范相关渠道的文件数据格式和电子文件系统功能，使自身与其他部门的文件互动规范保持一致，元数据采集标准达成共识，使数字档案馆的科学建设达成普遍共识。

　　3.4 认清数据资源价值，依托元数据管理积淀数字档案馆管理资源

　　数据资源是元数据的生存源泉，在企业各项制度与标准的指引下，数据流自生成即按统一文档格式，统一数据接口，完成文件在企业中的单向或多向循环，保障在电子文件形成之初即进行规范的元数据抽取，并在后续的文件流转过程中不断进行动态的协同生成与管理；设施资源方面，采用通用格式的存储软件并集中加强服务器与数据库的硬件设施建设，积极开展元数据备份工作，并在系统调研的基础上开展系统升级与数据迁移工作，无论场地搬迁或工作交接，保障数据在设施设备上的安全性与可靠性；系统资源方面，元数据形成系统和保存系统作为全程管理中的主导应用系统，需要在系统建设初期做出准确的功能需求分析，保障数字档案馆中资源建设的成套与完善。

　　3.5 元数据安全运维，保障数字档案馆建设可持续发展

　　元数据的核心价值在于对信息的有效保存与提供查考，那么元数据信息安全将是关乎所有活动的基?A。在元数据管理中，包括制度规范、系统建设、人员培养在内的各项活动，都必须建立系统有效的安全运行机制。元数据的安全运维是关乎安全管理和质量管理的关键环节，由此无论是文件捕获和归档、分类、鉴定、著录、检索与利用、存储与保护等各个环节都必须紧紧遵循系统操作安全管理规定，使数字档案馆实现于、成就于安全的管理机制和运营维护之中。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/142786.html