人事档案管理中人力资源信息系统的应用

　　二十一世纪是一个信息时代，随着“互联网+”概念的提出，各行各业都开始引进信息技术。在人事档案管理方面，鉴于传统人工管理方式的繁琐性和封闭性，对人力资源信息管理系统进行了引入，旨在使人事档案管理更加方便，人力资源信息更加开放。本文对人事档案管理中人力资源信息系统的应用进行了相关的分析。

　　1 人事档案管理及人力资源信息系统的概念

　　人事档案是一种纸质的文件材料，档案中记录着一个人的基本信息，主要包括个人的学历信息，政治面貌，职业信息等情况。公司通过查阅一个人的人事档案对一个人进行客观全面的了解，以此来确定一个人的选拔和任用。人事档案管理在传统意义上来讲就是对个人的学历信息、职业履历、各种证书证件等纸质材料进行统一汇总收集、鉴别、整理、归档和转递的工作。

　　人力资源信息系?y是企业以人力资源管理为目标，以信息化管理为基础，以先进计算机技术为方法的一种科学的人力资源管理模式[1]。人力资源信息系统以人事档案为核心，并在此基础对人事档案信息进行二次开发，分类汇总人员的各种信息并对各种信息进行开发和利用，以实现对人员的精细化管理。例如对单位或企业人员的工资状况、考勤记录、人员流动状况和聘用状况等进行记录并以此为依据进行二次开发，方便人力资源管理人员的管理工作，或挖掘其中蕴含的信息对管理工作提出指导性建议。

　　2 传统人事档案管理的特点和缺陷

　　2.1 档案内容十分丰富

　　人事档案可以说记录了一个人从入学开始一直到离退休以后所有的个人经历，包括详细的学历信息，政治面貌，就业信息，在职业生涯中的各种人事变动信息、奖惩信息，医疗信息等等。人事档案中不仅包含了个人在人生各个时期关键的角色定位，比如学生角色、从事的工作中的角色等等，还记录了在各个时期中的详细信息，比如在就学过程中参加的竞赛，获得的奖项，受到的批评惩罚，在人事变动过程中的职位调动信息，奖惩信息，工作的突出贡献等等。

　　2.2 档案信息真实可靠

　　人事档案的中的信息是真实并且非常可靠地，这是人事档案必须做到并能够给以充分保证的一点，若人事相关信息并不可靠，那人事档案就失去了其存在的意义，而且会使得人事档案在个人在就业过程中起不到任何作用，公司领导也不会根据人事档案对个人进行了解，更不会相信人事档案中的信息。人事档案中的内容每年都需要进行补充更新，人员所在单位会对个人在这一年中的各种表现，人事变动，奖惩信息等等个人的具体经历进行详细的收集整理和鉴别，从而对这些信息进行归档，并保证信息的真实可靠性。

　　2.3 传统人事档案的缺陷

　　传统人事档案是以纸质材料为记录媒介的，这对人事档案的保存提出了严峻的挑战，因为在纸质档案的保存和查阅过程当中由于时间长久等关系，在翻阅过程中可能对档案造成损害。另外，当工作人员需要对人事档案进行查询或更新时，随着时间的增加，人员数量变多，工作量也就会大大加剧，这会耗费较多的人力物力和时间。

　　3 人力资源信息系统的优越性

　　3.1 对人员管理更加方便，大大减小了管理人员的工作强度

　　通过信息系统的建立，管理人员能够方便的对人事信息进行收集汇总管理，并对信息进行甄别，完成对人事档案的补充。同时能够更加方便的对人事档案进行查阅，减少了人力、时间的支出。

　　3.2 传统的纸质档案得到保护，同时有益于工作人员身心健康

　　系统建成以后，除了首次对档案信息进行录入和每年对档案信息进行补充以外，其余时间对档案的利用均可使用信息系统进行管理和查阅，减少了对纸质档案的翻阅，使其得到保护。

　　3.3 充分利用人力资源信息，扩展信息的的使用方式

　　信息系统在查阅人事信息上的便利性使得工作人员的工作量大大减少，管理人员有更加充裕的时间对人事信息进行更深入的挖掘研究，发觉其中蕴含的有价值的信息，为员工的管理和招聘提供更加切合实际的建议。

　　4 人力资源信息系统在人事档案中的应用实践

　　4.1 系统组成情况

　　人力资源管理系统涵盖单位人员的各种详细信息并提供相应的各种管理功能，主要包括以下几个模块：人事档案模块、人事调动模块、财会模块、机构模块、福利模块、证件模块等等[2]。其中人事档案模块根据个人纸质档案信息进行编写录入，包括人员的学历信息、政治面貌、职业履历、奖惩情况、健康状况等等，要注意充分重视电子档案和纸质档案的一致性，保证数据可靠真实。

　　4.2 系统建设的原则

　　人力资源信息系统在搭建的过程中要注意遵循以下几种原则：（1）完整性原则，保证人力资源信息完整，系统功能完整；（2）自助性：要保证单位各个人员都能够在自身权限范围内对该系统进行访问查阅；（3）安全性：这是非常重要的一点，人力资源信息是一项非常宝贵的信息，而且涉及人员的部分隐私，该系统要充分重视保护信息的安全性；（4）长远性：系统开发要立足长远，精细完善系统及其功能。

　　4.3 信息系统的功能

　　人力资源信息系统的核心是人事档案信息，所有首要功能要能够对人事相关信息进行录入，并对人员经历的实时信息进行汇总录入。第二要实现系统的统计功能，对人力资源的各种信息进行分类统计，还可以从中挖掘有价值的信息。第三查阅管理功能，要保证管理人员能够对人力资源信息进行有效快捷的管理，同时支持公司人员的在线查看功能。

　　4.4 信息系统的维护

　　系统建成以后，管理人员除了要对系统能够熟练使用以外，还需要对系统进行定期维护，包括资源信息的备份整理，人力资源信息的准确性核对、完整性核对，保证相关信息准确完整。

　　通过人力资源信息系统的建立，弥补了传统人事档案管理的缺陷，两者相互结合大大提升了人事档案管理的效率和质量。传统的人事档案最为人力资源系统最坚实的基础，为人力资源系统的建立提供了强有力的保证，同时人力资源信息系统的建立又大大提升了关于人力资源的管理效率，并使得管理人员能够从更多的角度对人力资源信息进行更加充分有效的开发利用，从而更好地对人员进行选拔，对人力资源进行更好地配置以使单位或企业更好地更有效率的运转。

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