以信息化为手段,提高医院人事档案管理水平

　　2012年7月，云南省昭通市中医医院参加全国三级甲等中医医院等级评审，成功通过，而这一成功少不了医院人事档案提供的大量人事个人资料，人事档案在医院等级评审中发挥着重大作用。而随着医院人事档案数量的与日俱增，传统的管理模式已经不能满足信息技术发展的需求，因此积极探索出医院人事档案信息化管理具有重大作用。

　　1 医院人事档案信息化管理的意义分析

　　（一）有助于提高医院人事档案的利用率

　　?t院人事档案的信息化管理需要借助计算机对人事档案进行查阅，极大地提高人事档案的利用率，主要体现在四个方面：第一能够代替传统的人工查阅档案的方式，从而为档案的调阅和查询提供便利；第二能够迅速完成档案的接受、转递以及借查阅工作；第三，信息化管理能够自动生成各类人力资源和劳资变动报表；第四，人事档案信息化管理还能够完成档案、花名册以及报表等资料的输出，全面提高人事档案管理的效率。

　　（二）有助于降低人事档案管理的成本

　　医院人事档案借助计算机进行管理后，从原则上讲未经允许是不能随意查阅的，只有经过允许的人才能查阅原件，如此便极大地减少了人事档案原件的使用频率，保证了档案信息的完整。另外传统的人事档案管理办法需要设立专职的档案管理人员，但是实现信息化管理之后，该职位可以由管理人员兼任，除了人事信息的录入和升级以外，不再需要单独设立管理机构和人力人员，从而极大的降低了人事档案管理的成本。

　　（三）有助于提高医院人事档案的质量

　　医院人事档案信息化后，将档案信息的载体由传统纸质转为光盘或计算机，将纸质档案转化为信息档案时，可选择先用纸质档案进行扫描，在文件重点内容上进行着重彩色扫描，提高人事档案信息准确度，明确人事档案中的重点内容。从而，在档案信息质量上建设电子人事档案比由大量复印件组成的纸质竣工档案有着较大的优势，并且可解决纸质档案的缺陷问题，使得人事档案信息质量大幅提升[1]。

　　2 医院人事档案信息化管理存在的问题分析

　　（一）缺乏对人事档案信息化管理的高度重视

　　当前，就我院来看，对人事档案信息化管理的重视程度还不够，主要体现在以下两个方面：第一，医院领导的重视程度不够，很长时间以来，个别医院领导对人事档案管理工作的认识还不够深入，片面地认为人事档案管理不外乎对档案进行保管，只需能够满足日常的档案查阅、转档等需要即可，甚至认为人事档案信息化管理仅仅是增设或者改善计算机设备，缺乏对人事档案信息化管理的要求、规范、流程的高度认识，以至于阻碍了医院人事档案的信息化管理进程。第二，从事人事档案管理的人员对信息化管理的重视程度不够。绝大部分从事人事档案管理的人员不具备档案管理方面的专业知识，在日常工作中，主要精力用于其他事务中，被动对待人事档案管理工作，缺乏对档案信息化管理的认识，以至于无法掌握人事档案信息化管理的技能，从而阻碍了医院人事档案信息化管理的发展。

　　（二）人事档案信息化管理水平有待提高

　　当前，我院的人事档案的基础设施还有待提高，对人事档案的收集、整理、归类以及编目等工作均由传统的人工完成，即便我院配备了专门的计算机设备，并开发出了对应的人事档案管理系统，但是这类管理系统属于单机版，无法实现对人事信息的及时更新和维护，人事的信息也局限于基本信息，只能满足人事日常工作的需求。加之相对分散的人事档案管理模式所导致，这些问题都阻碍了人事档案信息化建设的发展步伐。同时因为人事档案资源利用运行机制不完善，造成人事档案信息的共享程度不高

　　（三）人事档案管理队伍专业水平有待提高

　　在推进医院人事档案信息化建设中，人才是最重要的资源。人事档案管理工作者除了应该具备扎实的专业素质和技能，还应该具备爱岗敬业的职业素养。但是目前我院还有很多人事档案管理工作者不具备有熟练的掌握计算机技术、软件应用技术和数据信息技术，不了解如何应用和维护计算机服务器等，专业水平较低影响了人事档案信息化建设的推进，需要组织其进一步地学习和培训。

　　3 以信息化为手段，提高医院人事档案管理水平的策略

　　（一）提高医院人事档案信息化管理的重视程度

　　近年来，随着医院的飞速发展和日益扩张，医院和医院的竞争归根结底是人才的竞争，因此优秀的人才就显得尤为重要，医院要想实现可持续发展，必然离不开人才的支持，因此医院对综合人才的需求量增加直接导致人事档案工作量增加。传统的人事档案管理模式耗时耗力，因此医院要想改变这一现状，必须从思想上重视人事档案信息化管理工作，特别对于医院的领导层，要进一步加大对人事档案信息化管理的认识，提高对人事档案信息化管理的重视程度，将人事档案信息化管理纳入人事档案管理改革的重中之重。作为领导层，要主动学习信息化管理相关知识，鼓励并号召医院所有人员学习信息化建设，争取为人事档案信息化管理工作的开展营造良好氛围。在提高了对人事档案信息化管理认识的基础上，建立健全人事档案管理相关制度，明确指派人事档案信息化管理的总负责人，确保将各项制度落实到人事档案管理中。除此之外，还应该在医院中成立专门的人事档案管理委员会，该委员会主要职责是研讨档案信息化管理的标准，以促进医院信息化建设有序、规范开展[2]。

　　（二）提高医院人事档案信息化管理水平

　　一方面，加强硬件设施建设，在人事档案信息化建设逐渐推进的过程中，人事档案管理部门必须要将相关的硬件设施准备充分，同时采取现代化的信息技术方式，按照医院实际情况寻找符合自身需求的信息管理软件，或者借助于科研手段自行研究开发出一套管理软件，真正构建全面健全的档案管理系统，如此才能够进一步推动人事档案信息化建设，更好地开发和利用人事档案资源。另一方面，搭建信息网络数字平台。要坚持从医院实际情况出发，有规划有目标的推进数字平台以及网络管理软件的开发建设。建立全面系统的信息化人事档案管理平台还要求医院要建立人事档案信息数据库，对于人事档案信息化管理需要凭借一个综合化的信息管理系统，进而确保人事档案材料信息的归档、分类、查询以及检索功能的更好实现。与此同时，在人事档案信息化系统中可以建立档案信息查询链接，确保档案信息管理系统和医院其他部门的资源系统可以有效衔接。

　　（三）提高人事档案信息化管理队伍整体素质

　　首先严把人事档案管理队伍的入门标准，确保每一位从事人事档案信息化管理的人员具备相关知识和工作经验。然后要加强人事档案管理人员工作作风、政治素质的建设，要通过组织其参与教育培训、业务学习等方式全面提高管理人员的工作技能和水平，努力打造一支业务精、政治过硬、作风好的人事档案管理队伍。最后鼓励广大人事档案管理工作者开拓创新，积极寻求人事档案管理的新方法和新途径，全面提高人事档案管理水平[3]。

　　4 结语

　　综上所述，医院人事档案管理作为医院培养人才，制定人力资源发展规划等工作的重要参考资料，也是人力资源中重要的构成部分。随着信息技术的不断发展，医院人事档案势必要加快档案信息化建设，从而更好的满足时代发展要求，才能提高医院档案管理水平。

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