事业单位档案的数字化管理

　　档案是机关单位、组织以及个人在日常生活形成的具有保存价值的图文、音象或者依附其他载体存在形式的历史记录，在社会发展中发挥着极其重要的作用。就当今我国档案管理现状而言，存在着诸多问题，譬如，档案管理数量大、繁琐、查找效率低、成本高、档案管理人员安全意识差等问题。

　　1 事业单位实行档案化管理的必要性

　　随着现代科技的高速发展，数字化管理的优势日益凸显出来，使用计算机对档案进行数字化管理，具有传统档案管理无法达到的优点，例如：检索快速、查找方便、节约成本、利用率高、存储量大、可以实现资源共享等，事业单位应该跟随信息发展的脚步将数字化管理这一信息产物应用于档案管理中，提高档案管理的效率。

　　1.1 数字化档案管理有助于提高事业单位经济效益

　　我国社会主义经济的高速发展，信息量突飞猛进的增长，传统的档案管理粗放型模式的缺陷暴露出来，为了解决这种模式带来的问题，就需要增加办公人员和办公经费，从而造成档案管理成本的提高，然而将数字化管理应用于档案管理中，大大的解决了传统模式档案管理造成的人员和成本的浪费，不仅大幅度节约了单位档案管理的成本费用，还存在着诸多优点，大大的提高了工作效率，从而提高了单位的经济效益。

　　1.2 数字化档案管理有助于提高办公人员的办公效率

　　数字化档案管理相比于传统模式的档案管理具有能够准确快速的归档，并且利用时能够迅速高效提供的优点。在当今人员流动性极大的企事业单位中，要想快速准确的统计员工的入职、退休以及人员的调动等动态信息，根据以往传统模式的档案管理，会耗时耗力，还可能出现信息不全面这一弊端，通过数字化管理的档案信息，能够准确快速的查找到所要的信息，还可以查找到相关信息，做到传统档案管理模式做不到的全面性、快速性、准确性，由于档案信息超时空流动的优点，将数字化管理模式应用于档案管理中，大幅度的提高了办公人员的工作效率。

　　1.3 数字化档案管理有助于提高档案的利用率

　　在以纸质为载体的传统档案管理模式中，档案需要保存在固定的档案室，这种保存模式造成了很大的不便，档案日积月累，数量繁多，当你在找需要的档案时会造成很多时间和人员的浪费，实施数字化档案管理这一模式，可以快速、准确的找出需要的档案，数字化管理档案还可以实现共享这一功能，不仅大大的节省档案保存空间，使档案管理受时间和空间约束的这一弊端得到完美的解决，大幅度提升了档案的利用效率。

　　2 事业单位档案管理数字化的现状

　　2.1 硬件的发展

　　中国现在很多单位已经普及计算机的使用，能够基本实现无纸化办公，并且拥自己的局域网，计算机网络建设飞速发展，为数字化管理应用于事业单位档案管理提供了强有力的技术支持。

　　2.2 软件的发展

　　我国目前已经开发并应用于数字化档案管理的大量软件，用于收集、信息检索、整理、编目、利用等功能的软件，为事业单位数字化档案管理提供了技术保障。

　　2.3 具备发展所需的人才支持

　　将数字化管理应用于档案管理工作中，不仅需要硬件、软件的支持，更需要档案人员进行收集、整理、编目、检索、统计等工作的后续工作支持，在档案管理工作中，对档案管理人员的自身素质也有比较高的要求，不仅需要具有较强的专业知识的储备，还需要计算机网络基础和操作技术以及良好的预防能力，相对而言，事业单位人员的总体素质比较高，具有较强的学习能力和计算机基本操作技术，能够将计算机技术与工作有机结合，同时，还应该加强对其基本技能的培训，提高知识储备的同时，加强业务能力，能够使其在今后的工作开展中顺利进行，提高发现问题、解决问题的能力，达到数字化档案管理的工作要求。

　　3 数字化档案管理的发展措施

　　3.1 文书处理过程和归档实现数字化管理

　　在档案管理工作中，作为档案工作基础的文书工作发挥着重要的作用，直接影响着档案的内在品质，为了顺应这一时代信息产物的需求，档案管理人员需要把文件通过计算机进行归档处理，在事业单位的局域网内进行传阅，同时也要设置好催办时间和传阅时间。如果中间任一环节出现问题，都可以得到及时的反馈，确保档案工作能够有效及时的进行下去，从而避免了档案堆积这一历史问题的出现；而且，将数字化管理应用于档案管理这一模式中可以大幅度节省传统模式档案反馈和传递过程中浪费的时间，在减轻工作人员工作强度的同时，极大的提高了档案管理的效率。

　　3.2 建立工程?w系

　　档案数字化是一个复杂的工程体系，从思路设计到设备的选型以及软件研发再到扫描系统、录入系统、备份系统、查询系统、安全措施等都是一个庞大的工作，可以将档案管理从操作、环境、保密机制、目录管理等分为几个方面，这几个机制相互配合相互联系，从而能够提高事业单位的信息共享的能力。

　　3.3 数字化管理建立好与单位办公系统的对接

　　结合数字化档案的优点，需要结合实际情况制定完善的管理制度，可以从文档一体化、文档网络安全性、文档保密、归档制度这几个方面入手，其中，尤为重要的是数字化信息的安全性，档案作为一种特殊的文献资料，有的档案是公开化的有的则是需要完全保密的，档案信息数字化之后，其安全性应该高度重视，应该从硬件和软件这两方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，应该提高存储载体本身的质量，还应该提高载体保存时间，为文件的数字化存储做好长期准备。同时，存储电子信息的磁盘或者其他载体介质应该有专人看管，能够保证电子信息档案不会因为人为因素或者其自身不必要的原因而报废，同时应该做好电子信息的备份防止意外情况的发生。第二，软件方面，需要通过设置权限以及密码这种安全措施进行控制从而降低安全风险，能够使电子信息能够不被人为破坏、非法入侵，从而能够有效的达到电子信息的安全性。

　　3.4 建立可靠的信息支持系统

　　做好档案数字化管理工作，保证能够高效、安全、持续稳定的运行下去，硬件、软件都起着不可替代的作用，同时，可靠的信息支持也起着极其重要的作用。第一，数字化档案管理系统应当具有较好的升级能力，系统拥有较好的升级能力能够极大的提高、完善系统功能，拥有较好的升级能力的前提即通过光纤来连接存储系统，提高系统的存储容量可以通过增加扩展模块来实现，同时，存储系统应该具备较高的可扩展性，能够进行在线扩容，从而能够实现较好的保护功能，从而达到较好的管理效果。第二，系统应该具备较好的可靠性和良好的性能，数字化档案系统的可靠性和性能在档案管理中发挥着极其重要的作用，直接关系着档案管理工作的成效，因此，要意识到数字化档案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存储系统在硬件和其结构能够保证整个系统安全有效的运行，同时硬件需要保证整个系统的连续性，系统数据可以根据不同用户的需求进行设置数据的保密性或者共享从而提高系统数据的安全性。

　　4 总结

　　数字化档案管理相较于传统模式，可以通过网络迅速传播，有利于档案信息资源的整合与开发，因此，事业单位应该顺应时代的发展，借助数字化信息平台，加强档案数字化建设，减轻工作负荷，提高人员利用率、档案利用价值，大大加强事业单位的数字化水平。

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