新形势下高职院校档案管理工作探究

　　高职院校的档案管理工作涉及全校各方面的工作内容，因此，管理过程中的方方面面都要得到重视。高职院校本身所属范畴导致其与普通本科院校有着较大差距，在基础设施建设、工作岗位设置和工作人员配置各方面也不尽相同。因此，对于档案管理工作的投入力度自然不如本科院校的力度大，两者之间的人力、物力和财力悬殊较大，加上高职院校的工作重心不再档案管理上，对于档案管理制度的完善缺乏重视，导致档案管理工作缺乏规范，不能尽快适应这个信息化的大数据时代。这些方面的问题汇聚成了一条洪流，成为高职院校管理工作成长与发展道路上的一大障碍。因此，各大高职院校必须认识到档案管理工作的重要意义。

　　1 档案管理工作的存在意义

　　（一） 档案真实的记录着高职院校的发展历程

　　高职院校的档案，不仅记录着学校内部的党政工作，更是对学校内部一切教学活动和管理工作的原始记录凭证。只要是称得上完善的高职院校档案，必然是包含着整个学校的各种教育教学活动和校务管理活动过程中留下的原始材料。在这一套完整的档案中能够看出这个院校的发展历程以及发展水平，对高职院校的改革发展，推陈出新，有着宝贵的参考价值。

　　（ 二） 档案衔接着高职院校的各项工作

　　具体来说，高职院校的档案不仅能够为各位领导了解本校历史，基于此状，提供改进的借鉴价值。更重要的是，由于档案本身来源于文书文件，文书处理之后最终变为档案。因而，无论是高职院校的管理部门还是教学部门，如果能够对本校档案进行深入研究，必然能够提高管理工作的力度或是教学工作的针对性和具体性。高职院校的科研和教学以及管理工作都和学校一样有着连贯性的特点，将档案完整的保存下来，对学校内部各项工作都能起到衔接作用。

　　（ 三）档案是评估学校人才培养水平的重要依据

　　对高职院校办学质量的评估检查需要大量的事实文件材料做为依据。因此，掌握着学校办学历程、规模发展、师资建设、专业设置和教学质量等方面，对学校的管理制度、办学理念、资源的持有情况等面面俱存的档案就成为了评估专家的手中宝。评估专家通过档案能够直接了解整个高职院校的发展水平，因此档案对高职院校的地位声望有着重要影响。

　　2 新形势下高职院校档案管理工作面临问题

　　（一）在校地位得不到提高

　　虽然高职院校已经把档案管理明确归为一项基础性工作，但是由于档案管理工作的服务性质，导致学校上至领导、下至教师都对档案管理工作对学校产生的效益和价值抱有怀疑态度。因此，在大多高职院校中，档案管理工作处在一个不显山不露水的尴尬境地，成为给其他管理工作做陪衬的绿叶，为其他管理工作做铺垫。虽然各校领导对档案管理工作给予了高度的重视，但是在实际扶持工作的落实中，档案管理工作的实际职能和作用被削弱，处于一个较为低下的位置。这种人为的不重视，容易导致面临检查、审核、评估的时候，这些院校都会选择突击编造完成档案，毁坏了档案的真实性。

　　（二）档案管理人员业务素质不合格

　　据调查显示，虽然部分高职院校已经开始聘请专业的档案管理人员进行档案的收集、分类、归档等日常管理工作。但是不可忽视的是，仍然有很多高职院校的档案管理人员不是科班出身，甚至有些人员并没有接受过高等教育，专业知识与技能水平过低，对现代化信息技术的掌握能力也很低。就此影响了档案管理工作的速度与质量，最终影响高职院校管理水平的提高。

　　（三）基础设施建设不到位

　　虽然当前电脑的普及程度已经很高了，各大高职院校也在办公室配备了现代化办公设备诸如电脑、打印机、复印机、扫描仪等等，但是对于档案管理这种地位不高的部门，配备的现代化办公设备的数量和质量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的电脑用来进行档案的录入，一些陈旧的电脑无法安装最新的软件，影响了档案管理的现代化。甚至有些高职院校没有给予档案管理足够的办公库房空间，严重影响了档案管理工作水平的提高。而且现如今的信息化时代，电子档案已经开始流行，而高职院校内部还是因循守旧用着纸质档案，不利于越来越多的档案保存。这种繁重的工作量导致在进行档案的收集、整理与分类的过程中，工作人员出现倦怠情绪，出错率也骤然上升，影响档案质量。

　　3 新形势下的高职院校档案管理工作改进途径

　　（一）落实对档案管理工作的重视

　　只有真正得到领导的重视，才能获得迅速的改变。而是否能够得到领导的高度重视，是高校档案管理工作有效进行的重要依据。高职院校的上级部门如果能够定期检查档案管理工作，并高度重视其科学化建设，以学校整体发展规划为目的，这样才能引起相关学校领导的重视。作为档案管理人员，应该充分发挥其管理职能，向领导宣传档案对于教育健康发展的重要性，从而引起学校领导的高度关注。同时，加强对档案功能的宣传，让大家共同参与、重视档案管理工作，让档案管理向着规范化发展，不断为教育事业发挥其应有的作用。

　　（二） 完善归档制度，规范化收集档案

　　高职院校档案人员都应当掌握档案管理技能，强化档案意识，学习了解档案管理相关法律法规，结合本校具体实际情况，对档案材料的收集整理做到具体问题具体分析，建立完善的归档制度，从源头上做好档案的收集工作。兼职档案员通过各种途径，对所属部门应归档的材料要按照相关预立卷规定，保证按时、按质建立预立卷，从而确保专职档案员能对档案管理工作的顺利开展。档案室负责指导和监督各部门档案收集工作，并认真保存、接收档案，确保档案的完整性。

　　（三） 加强档案管理队伍建设，培养复合型人才

　　如今高职院校最缺少的就是复合型的档案管理人才，专业知识与能力的不足和学习能力的缺乏严重拉低了档案管理工作水平。因此，双管齐下的培养档案管理人员的专业技术和业务能力，为档案管理部门拥有高精尖的档案管理人员而努力，是校内相关领导与部门应该高度重视的。不仅如此，由于档案工作的特殊性，要求档案管理人员必须拥有高度的责任心和使命感，以及相当高的耐心。因此在培训过程中，应该注意陶冶档案管理人员的情操，培养与提高他们的职业道德与思想素质，努力打造一支德才兼备的高技能、高素质档案管理专业队伍。

　　（四） 转变工作思路，提高档案利用率

　　纠其根本来讲，高职院校的档案管理工作属于一项服务性工作，其根本任务是为高职院校的其他管理事务服务的，也是为了高职院校的工作水平提高而服务。为了完成这项职能，必须科学规划档案管理工作制度，转变工作思路，开展档案管理工作的调查与研究工作，多方面的进行档案编研工作，力争把档案管理工作的作用发挥到最大化，也尽可能的提高档案的利用率。

　　4 结束语

　　当前我国档案管理工作正朝着数字化、信息化、现代化的方向前进，面对瞬息万变的新形势，各大高职院校必须紧紧依托现代信息技术，实现资源共享，加强各大院校之间的联系，齐心协力做好档案工作，向着更美好的未来迈进！

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