浅析老年大学档案管理

　　档案管理工作作为老年大学基础工作之一，在其发展中起着举足轻重的作用。随着时代的发展变化，老年大学的发展呈现出了新的形势，而与之相关的档案管理工作也应与时俱进，优化创新，提高档案管理工作水平，适应现代社会和老年大学改革发展的需要。

　　1 档案管理的重要作用分析

　　档案管理工作是教学评估工作的基础与依据，应该有效的利用档案管理工作的宣传作用。老年大学的档案馆（室）通过提供与教学评估工作相关的档案，不仅能丰富学校教学成果展览的内容，还能够对教职工进行校情、校史和爱国主义教育。档案不仅把学校过去的各项工作系统而准确地再现在评估汇报材料中，而且能够充分展现学校工作的闪光点，提高学校的知名度，为老年大学的良好发展提供支持。

　　2 老年大学档案管理存在的问题分析

　　2.1 档案管理制度还不够完善

　　目前，各类型的院校没有重视档案管理工作，没有制定健全和完善的档案管理制度。即使制定了相关制度，也不具有创新特点，与我国的市场经济、信息化时代的国情不符合。主要是因为我国部分档案管理人员没有对档案管理工作不够重视，其所采取的工作模式还是立足于传统的档案管理墨水，这种模式在一定程度上有着强烈的机关档案管理色彩。这种现象对我国档案管理的制度化、规划化以及科学化建设非常不利，因此必须要建立健全老年大学档案管理制度。

　　2.2 档案管理工作人员积极性不高

　　经过调查显示，我国很多档案管理工作人员积极性不高，在具体工作中责任性不高，缺乏对档案管理的意识。另外，档案管理需要较强的专业知识，部分工作人员并非出自档案管理相关专业，只是临时调用而来。部分领导认为档案管理工作非常简单，只要初中学历即可胜任，导致了在文书立卷的过程中出现了太多的不规范情况，在工作方法和工作质量上都难以达到相关要求。在立卷的过程中，部分档案管理人员对于全宗档案没有收集齐全，在对案卷保管期限上的划分太过混乱。另外，部分档案管理人员没有基本的档案意识，在工作过程中将已经完成工作的资料顺手扔掉，不仔细保存。除此之外，部分档案工作人员认为档案收集是档案室的工作，与自己没关系，因此忽略对其的重视。

　　2.3 档案管理工作信息化水平偏低

　　在信息化时代下，将电子信息技术进行应用，从而促进档案管理工作的高效率、高质量。然而在实际应用过程中，部分工作人员在应用计算机管理软件系统中没有统一的标准，在具体档案管理实践中，通用性不够，其标准化和规范化水平不足。一些档案管理软件只是立足于档案专业流程加以研究，却没有考虑到文件和档案之间的联系。特别是我国办公自动化方式广泛应用之后，档案管理软件和OA系统不能有效衔接，从而造成了在归档过程中，存在着大量电子文件归档处理不准确、不及时的情况。

　　3 做好老年大学档案管理的有效策略

　　3.1 强化收集工作，落实全面收集

　　针对当前档案馆普遍存在的收集材料少，材料内容单一的问题，强化档案的收集是丰富馆藏积累的重要环节，需要档案馆（室）和征集对象双方通力合作。首先，档案馆（室）应做好档案的收集准备工作。例如确定工作规划、制定与收集工作有关的文件制度、确保人力和财力的投入。其次，在征集过程中，档案的宣传工作起着至关重要的作用。档案工作人员在征集过程中，要积极与档案材料持有者联系、交流，引导档案材料持有者将较为齐全的档案材料移交进馆，配合档案机构录制口述档案，补充收集材料之不足。

　　3.2 规范分类标准，改善整理状况

　　档案的分类是整理环节中的重要步骤，完善分类标准对档案资料日后提供利用、档案标准化实施、档案分类保管、档案统计工作等均有益处。完善档案的整理可从两方面进行：一是老年大学档案管理部门应加大经验交流，在对整理的实践和研究中逐渐形成适合老年大学档案管理的规范分类整理标准，并认真组织落实；二是改善档案原有整理基础，通过宣传和普及档案分类整理方法，养成良好的整理习惯，为进馆整理打下基础。

　　3.3 建立健全档案管理制度

　　老年大学应该针对原来的规章制度，立足于此，从而对原有制度有效的梳理和完善。一方面保证遵循了相关法律规定，另一方面，要落实到文书管理的实际上来，从而制定完善的规章制度。针对档案管理、归档统计、档案借阅、档案鉴定以及文件处理等内容都需要加强规范，保证在操作程序中要求统一、标准统一、使用统一。将过去的规章制度中不适宜的规则进行废除，对相关制度中不完善的内容加以修缮，保证制定出的档案管理制度能够充分符合实际。老年人因为晚年孤独或者需要接触新领域，想在晚年培养兴趣、陶冶情操，希望通过学籍档案来记录自己晚年充实的生活，教师也希望通过老年人的档案来发掘其年轻时的经历，从而有针对性制定培养计划。因此制定好档案管理制度，保证对文书档案有效管理避免档案丢失和记录错误的情况发生，为老年人的晚年生活带来慰藉，也为教师发挥老人的优势和长处带来帮助。

　　3.4 推进档案管理资源数字化建设

　　知识经济和高度信息化的社会，老年大学大量管理活动产生文件材料迅速增加，档案的数量也飞速??多。传统以纸质为主的档案载体形式和手工检索的工作流程已远远不能适应时代的要求。因此，老年大学档案管理工作也同样要加快现代化的步伐，与时代接轨。运用科学技术优化档案管理工作，实现档案管理的现代化。建议建立数字化档案馆，向往着现代化的档案管理时代的到来。数字化档案馆是二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，数字化档案馆要求馆藏档案的高度数字化，不仅档案条目数字化，档案的内容也要数字化，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式。档案的数字化程度越高，档案利用的效率也就越高，从而更好的提高老年大学档案管理工作水平。此外，加强老年大学档案管理工作的计算机技术应用，运用计算机及网络进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等一系列的王作，建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存胆和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作；建设老年大学档案信息网络，加快档案数字化、?W络化进程，制定档案信息化的标准，规范管理，提高档案信息加工处理的效率。

　　3.5 提高档案管理工作者的素质

　　优化档案管理人员配置，从年龄、学历、专业等多方面选择构建一支高素质的档案管理队伍，对档案工作者素质提高的培训教育，是档案管理工作水平提高的重要保证，这项工作必须列入老年大学整体的人才管理规划中。首先，培训制度化，将培训视为档案管理工作的一部分，制度化是保证档案工作者培训教育的重要保障。其次，建立培训评估考核机制，保证培训质量，档案馆（室）建立相应的评估机制，从而激发档案工作者参加培训的积极性、主动性和成效性。再次，建立工作小组，互帮互助，取长补短，在实践中共同发现问题，解决问题，开拓思路，集思广益，寻求档案管理工作的优化创新。

　　4 结束语

　　总之，在当前时代发展的需求下，办好老年大学至关重要。而档案管理作为老年大学发展的基础性工作，也需要相关工作人员不断努力探索，提高档案管理效率和质量，更好地服务于老年大学的可持续性发展。

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