刍议提高档案管理科学化水平的措施

　　1 引言

　　档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。随着社会信息化的建设和发展，各行各业的档案管理工作发生了些许的变化，但是它的重要性没有变。如何在信息化的背景下，去提高档案管理的科学化水平成为了人们关注的焦点。

　　2 档案科学化管理的重要性

　　档案是每个部门工作的重要载体，这些档案是其开展活动和变更、建立资料的记录载体，是企事业单位、高校以及任何组织的重要依据和凭证，是历史资料。这些档案可以真实反映和记录组织的工作情况、资金情况等等，可以为国家和社会提供了有价值的服务信息。随着信息技术不断发展，各行各业的工作制度和工作效率在信息化社会下也得到了充分实现。档案管理工作通过科学化的管理会加快档案管理工作人员收集资料、整理资料、归纳资料、分析资料档案的进度，大大提升了档案查阅与使用的效率。

　　3 现阶段档案管理存在的问题

　　3.1 缺乏复合型的人才

　　人是信息的使用者和传播者，所以档案管理员在科学化管理中有着非常重要的作用。国外学者Norris就曾指出过，员工在信息技术方面缺乏良好的培训，就不能将技术运用到他们的工作中去，就会阻碍工作的进程。除此之外，一项新的技术的产生需要一定的资金支持，主要包括硬件设施和人员的培训。所以，要想加强档案馆科学化管理就必须有充足的资金和设备要求。如果一个档案馆有大量的资金去搭建一个信息管理系统，对信息操作人员进行培训，必定会提升工作的效率。我国电子信息技术的发展速度跟不上其他发达国家的节奏，最主要的原因就是缺乏专业化的人才，缺乏与电子信息技术相关的人员，同样这种理念也可以运用到档案馆管理上面，档案信息化建设不足的原因也是如此，部分馆员从业人员只能解决自己能力范围之内的事情，创新力度不足。复合型人才很少，也正是这方面的人才缺失阻碍了档案馆信息化的发展。

　　3.2 缺乏建设资金

　　加强对档案的科学化管理是一项重大的工程，需要大量的资金支持，主要包括设备的维护、人员的工资、系统的采购等。在资金紧张的情况下，小型档案馆的发展就显得力不从心，它们在信息化建设方面投入的资金比较少，严重的阻碍了档案馆推行科学化管理的进程。

　　3.3 安全性能低

　　在档案馆的经营过程中，信息会在部门与部门之间、部门与外界之间进行传递，如果这些信息被盗，将会给档案馆带来不可估量的损失。所以档案馆在信息传递过程中，一定要重视信息的安全性，尤其是信息的完整性，要积极采取信息安全保护措施，避免不必要的麻烦。但是在实际生活中，我国关于信息的安全保护技术还不够成熟，经常会发现信息泄露、黑客攻击、信息篡改等现象。

　　3.4 档案管理人员工作积极性不高

　　在现有阶段，档案管理工作得不到重视，加之档案管理工作相比其他部?T不容易出成绩，没有很大的晋升空间，他们人微言轻，说话不够分量，都是一些默默无名的工作者，想通过坚守岗位、尽职尽责来获得晋升好比就是一种奢望。档案管理工作人员长期要面对这些繁琐、任务重、复杂的工作，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会缺乏积极性和主动性。

　　3.5 档案管理制度不健全

　　目前大多数的档案管理工作缺乏一套完整的管理系统，管理尚未达到规范的程度，档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料，每个科室的资料都分布在自己的科室。加之，档案管理部门对收集上来的资料不能进行规范化的管理，在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比如在使用档案时，往往需要大量的人力去查找，影响档案的使用效率。

　　4 提高档案管理科学化水平的策略

　　4.1 建立科学合理的档案管理体系

　　档案馆的工作信息量大、还有大量的数据等等，工作比较繁琐，所以必须要建立科学合理的档案管理体系，目的就在于将各类信息进行有序的划分，归档保存，提高档案的使用效率。在建立管理体系时，要充分的考虑职能和分工，提升管理的效率。首先，档案员要按严格的程序和规范对资料进行归档、整理、保存。其次就是制定相应的安全保密级别，对于重要的文件要加强管理的级别。最后就是要做到清楚的标注，做到有据可查。

　　4.2 加强档案员的素质培养

　　现在档案员大多数是有兼职人员组成，他们只熟悉本科室的业务，缺乏相应的专业知识，因此，加强档案员的素质培养迫在眉睫。对档案员要定期培训，提高他们的专业知识和对档案工作的认识，并进行专业继续教育。除此之外，档案管员还要学会档案的立卷与编订。随着社会信息化的发展，档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作，数字化不断升级，电子文档等信息化文件为检查提供了便利，档案员要不断提升自己的业务知识，还要提升自己的信息处理能力，从而提高服务质量。

　　4.3 实施绩效考核，促进档案发展

　　绩效考核是一种有效的激励手段，建立科学合理的绩效考核体系有利于提升档案员的工作积极性，还能引起领导层的重视，建立奖罚分明和晋升制度，可以让档案员端正工作态度，提高他们的工作热情，主动的完成繁琐、复杂的档案工作。通过对档案工作的分解、考核，建立绩效考核体系，将会实现档案管理的科学化和规范化。

　　4.4 转变传统观念，提高信息化意识

　　档案管理部门或机构的领导要坚定档案信息化的决心，逐步树立信心化观念，实现档案信息化的逐渐过渡。充分认识到档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性。档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清档案发展的大方向，提供工作责任感、树立现代化管理理念。除此之外，还要增加资金和技术的投资力度，提供设备和人员的支持，使信息化工作稳定的开展下去，而且还要建立相应的软件设施以及档案数据库，对档案进行分类管理，保证档案室除尘、防水、干燥等。加强信息的收集和处理能力，为组织的发展奠定一定的基础。

　　5 结语

　　综上所述，档案管理工作对于任何组织来说都是一项非常重要的工作，它的顺利开展有利于推动工作的进行，转变传统观念，提高信息化的意识、档案员的素质，并建立科学合理的档案管理体系，实施绩效考核都是提升档案管理科学化水平的有效手段。

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