提高机关事业单位档案管理的信息化水平

　　1 档案信息化建设的含义

　　档案信息化建设主要指的是由国家档案行政机构来统一规划与管理档案，并采用先进的信息技术来进行档案整理，从而进一步加快现代化档案管理的步伐。简而言之，档案信息化即由传统的纸质化实体模式朝着电子信息模式转变的过程。值得注意是，该过程的转变是需要一定时间的，并不能一蹴而就。因此，相关单位部分需要积极转变思想，大力引进与应用先进的信息技术设备，积极提升档案管理效率与质量。

　　2 信息化技术应用在机关事业单位档案管理工作中所具有意义

　　2.1 提升档案管理的工作质量

　　对机关事业单位来说，往往档案管理工作的对象均是数量庞大、内容繁杂，并且关系到单位方方面面。如若离开了信息化技术，单靠人力来进行整理与分析，无疑档案的整理与存档均是一项庞大的工程。采用先进的信息化设备，可以让档案管理部门大幅提升工作效率，并高效开展档案的整理与存档工作，最大限度的节约了财力、物力与人力。

　　2.2 提升档案保存的稳定性

　　以往的纸质档案保存容易受到外界因素所影响。但是相较于纸质档案而言，电子档案能够保存更长的时间，并且具有较强的稳定性。一般情况下，都是采用光盘、移动硬盘等电子文件载体来保存电子档案，并且每份电子档案均会做好2-3份备份。使得电子档案保存的安全性与稳定性大幅提升。此外，不管是读取或是存储电子文件载体均极为快速便捷，并且受其他因素影响较小，所以具有较强的稳定性，能够满足机关事业单位档案长期存储的需求。

　　2.3 提高传递档案的效率与安全性

　　在传输以往的纸质档案时，通常需要花费大量的物理与人力，如若做到不到位之处就容易导致档案遗失。但是，选用现代化信息管理技术，采用先进技术方式则可以通过互联网来实现档案传递。如此一来，就能够大大缩短档案运输所需要的时间，提高其传递效率，并且也能有效保证档案的安全性。

　　2.4 加强档案文件信息的共享与交流

　　因为在搬运纸质档案时往往存在诸多不便，从而导致了机关事业单位各单位以及各部门间的档案共享与交流上一直存在不足。而采用现代化信息管理技术也能够有效弥补这方面的不足。自从才用了信息化管理技术，让档案管理级别出现了较大的变化，从以往的案卷级转变为文件级，并逐步形成体系化的管理模式。不仅如此，信息化技术还能紧密联系机关事业单位的各级部门，并给档案查询提供了更大的便利，进而促使档案使用效率以及管理质量得到有效提升。

　　3 信息化时代机关事业单位档案管理创新探究

　　鉴于信息化技术地应用对机关事业单位档案管理所具有的重要意义，这就要求广大单位必须依托于信息化时代这一背景进行档案管理工作创新。为此，结合笔者实践来看，机关事业单位应当从以下几个方面着手：

　　3.1 将管理转变为服务

　　在以往人们的认识中，认为档案管理仅仅只是一项管理性质的工作。然而随着时代的变迁，信息时代的到来，让希望觉得不可能实现的信息传递与共享能够在几秒内完成。在该种时代背景下，人们逐步提高了对档案材料便捷程度的要求，所以档案管理部门应当由自身出发，积极转变陈旧的工作理念与性质，并采用服务性的理念来进行工作指导。如，通过信息化的特点来给服务对象提供更加多样与完善的档案资料。并通过专门分类电子档案，给用户查询提供便利等。近年来，随着信息化进程的逐步推进。人们对于档案信息资料的需求逐步增加，并且种类日益多元化，并对档案的查询与提取速度要求更高。因此，档案管理部门应当更进一步提高自身管理服务质量。

　　3.2 积极转变传统档案管理方式

　　结合实践来看，传统机关事业单位档案管理中由于需要面对大量枯燥的纸质材料进行分门别类登记与保管等工作，这不仅耗费大量的时间与精力，并且管理人员长时间机械重复地这些工作也会难免出现差错，如此一来势必会导致机关事业单位档案管理工作效率与质量大大降低。有鉴于此，这就要求广大机关事业单位应当积极转变传统档案管理方式。首先，机关事业单位应组织档案管理人员进行学习，从而使其能够充分认识到信息化技术应用对此项工作中所具有的重要作用与意义，进而将其传统档案管理工作思维予以转变。其次，在转变管理人员思维后，机关事业单位还必须根据所引进档案信息化技术与设备制定出相对应的定期培训计划，从而为快速有效地转变他们档案管理工作方式奠定坚实基础。最后，为了进一步确保档案管理人员能够通过培训转变传统工作方式，机关事业单位还应当根据培训内容制定奖惩相结合的成绩考核机制，即将档案管理人员个人绩效、奖金等与培训考核成绩相挂钩，一旦考核不合格则给予扣发一定比例绩效处罚，反之则予以奖励，如此一来有助于确保档案管理工作方式得以有效地转变。

　　3.3 建立起完善的档案信息数据库

　　区别于传统档案管理，信息化时代下机关事业单位档案管理工作中数据库是其核心组成部分。这是因为档案信息数据库地建立不仅大大减少了档案存储所需场地、设备等，同时也可以在提升档案存储安全性前提下使其得以高效地使用，因而正是基于此广大机关事业单位必须建立起完善的档案信息数据库。对此，各大机关事业单位首先应当充分结合自身档案管理工作实际做好信息数据库目录设立工作，随后在所建目录下将相应档案信息数据予以录入，以此建立起一个完善的数据库。需要特别注意的是，档案信息数据库建立中目录设立是否准确与科学合理直接影响到所建数据库质量，为此广大机关事业单位应当在建库前准确分析自身档案管理工作对象情况，随后设立出科学合理的数据库目录。

　　3.4 加强培训，不断提高档案管理工作者的综合素质

　　在信息化的社会背景下，?挝淮俳?档案管理工作的不断进步，首先要加强培训，不断提高档案管理工作者的基本素质。在目前的机关事业单位中，某些部门档案管理工作者存在着一些不足，有些单位的档案管理者甚至不懂得使用电脑，不懂得计算机操作。因此，现代社会的档案管理工作要取得进步，就要依赖高素质的人才，实现档案管理工作的信息化。机关事业单位要加强档案管理工作者的培训，不断提高其素质和技术水平，促进单位档案管理的信息化建设。

　　4 结语

　　不断完善机关事业单位的档案管理工作是社会发展的必然趋势。各级部门应充分利用信息技术所提供的便利，不断创新管理方法，促进单位档案管理工作信息化的长足进步。

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