试论新形势下机关档案管理的规范化建设

　　1 机关档案管理工作的意义与现状

　　1.1 档案管理工作的意义

　　档案是指各机关团体或是企事业单位在履行职能、完成工作任务的过程中所产生的文件。除此以外还包括著名家族、家庭以及人物在其生活中与他人来往的信函以及日记等有历史价值的记录被保存下来，就形成了档案。

　　档案的在社会生活、经济生活的各个方面都发挥着重要的作用，可以为宣传教育工作提供生动的素材，为科研工作提供重要依据，也可以成为政治斗争的武器，还是机关工作有序进行的工具，也是进行经济建设必不可少的组成部分。除此以外档案还起到参考与凭证的作用。因为档案使人们从事社会实践活动的真实记录，因此它不仅记录了人们在社会生活中的成功经验，也真实的记录下了挫折与失败，对人们今后的活动具有极为重要的参考价值。档案也是过去活动的记录，他以文字的形式客观存在，且具有法律方面的效用，因而可以作为凭证使用，发挥凭证的效用。做好档案管理工作可以为决策者提供关于单位现阶段发展状况的资料，为制定下一步工作规划提供依据。

　　1.2 档案管理的现状

　　各个机关的档案资料是国家档案资源中不可或缺的组成部分，因而国家颁布了关于档案管理的法律《档案法》和《档案法实施办法》以规范档案管理工作。自从这两项法律颁布实施以来，各机关单位的档案管理工作水平与过去相比有了很大的提升。有的机关单位的档案管理工作水平甚至达到了省级档案的管理标准，这说明我国机关单位的档案管理工作正向着规范化的方向迈进。

　　2 机关档案管理工作中存在的主要问题

　　2.1 管理人员的整体素质有待提高

　　高素质的管理人员是档案管理规范化不可缺少的重要因素。想要做好档案管理工作档案管理人员除了要具备精深的专业技能以外，还要具备勇于开拓的精神以及先进的管理理念。目前一些机关单位的档案管理人员的不仅不具备精深的专业技能，而且管理思想也极为落后，对于档案管理的重要性没有足够的认识，缺乏对档案管理方面的法律知识的了解与掌握。或是在工作中不能够严格要求自己，不能按照归档管理范围以及档案保管时限的规定进行档案管理，致使档案管理工作呈现混乱状态。

　　2.2 档案管理的科学水平有待进一步提高

　　信息技术的发展推动了机关单位的信息化管理的深入发展，机关单位人们利用信息技术容量大、管理方便的特点建立了集文档一体化与办公信息化于一体的电子档案。通过电脑就可完成档案的复制、修改、保存与传输。这对传统的档案的管理模式与技术提出了严峻的挑战。虽然电子档案作为一项新技术来说具有很多优势，但是由于其储存载体的原因，很容易受到?p坏而导致部分或全部档案丢失，因而如何储存电子档案使其更加安全与稳定是当前档案管理工作急需解决的问题之一。

　　2.3 硬件设备有待完善

　　在档案管理方面有些机关单位还存在硬件设施不达标的情况，这主要表现在三个方面：一是存储空间狭小，一些机关单位的档案室存储面积比较小，因而造成档案管理的不规范。二是设备不完善，一些机关单位由于没有对档案管理工作给予足够的重视，因而档案柜的样式并不统一，为实现档案的规范化管理带来困难。

　　三是一些机关单位对于档案室的安全工作重视不够，导致档案室的安全管理出现漏洞，缺少应对火灾或其他灾害的设施，一旦发生安全问题，很难得到快速有效地控制。

　　3 促进档案管理工作规范化、标准化的有效策略

　　3.1 利用信息技术提高档案管理的规范化、标准化程度

　　过去档案管理工作主要以人为主体进行档案管理，信息技术的发展给档案管理工作带来了新的变化。计算机技术在档案管理工作中的应用有效地提升了档案资源的开发运用效率，在信息技术的带动下，实现了对各级各类档案信息的收集、加工与整理，然后将这些信息储存起来，打破档案管理的部门限制，强调了不同部门之间档案管理的横向合作，为实现不同部门之间的信息资源共享提供了一条便捷的道路。满足了人们获取大量信息的需求，使档案管理真正做到与时俱进。

　　3.2 加强档案管理软硬件设施建设

　　档案管理不规范的原因之一就是机关单位档案管理的硬件设施不完备。因而要加大档案管理的投入力度，配备足够的档案柜，给档案管理提供充足的空间。除此以外在条件允许的情况下机关单位还可给档案室配备防盗门窗、温湿计、灭火器以及吸尘器等安全设施。加强档案管理的规范化不紧要注重硬件设施的投入。同时也要关注软件方面的建设，利用扫描仪等对历年形成的纸质材料进行扫描，使之转化为电子文档，并存储起来以符合档案管理信息化的需求。为了便于档案的管理与使用，可以由国家档案局或者档案局出面研制出一套科学完备的档案管理软件，并在档案管理中统一使用该软件，以促进档案管理的规范化，提高档案的利用效率。

　　3.3 加强档案管理人员的专业素养建设

　　首先通过举办各种形式的培训班对档案管理人员进行专业知识技能培训，除此以外还可以采取专业人员现场指导的方式或派人到其它单位学习的方式让档案管理人员从实践中学习掌握科学的档案管理方法。档案管理理人员除了要具备相应的专业知识以外，还要具备计算机方面的知识，可以采用自学或者是培训的方法使其掌握这项技能，以便适应工作需要。另外为了将优秀的档案管理人员引入到档案管理工作中，还要严把录用与选拔关，优先录用具有高水平档案管理知识的年轻毕业生，将它们充实到档案管理工作岗位上，关键的档案管理工作岗位应选拔业务水平高、责任心强、思想素质好的人员担任，且对于工作表现良好的人员采取以底层的物质奖励以激发档案管理人员的工作积极性。

　　4 结束语

　　档案管理是机关单位工作中重要的组成部分，也是机关单位开展工作的依据，在新形势下我们应紧跟时代的需要不断更新档案管理思想，根据工作的需要采用新方法对档案实施科学化、规范化管理使其满足机关单位工作的需要。

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