关于会计档案的数字化保存的若干思考

　　一、前言

　　针对会计档案进行全面有效的数据化保存，将能够促进档案的条理化管理和应用，促进其朝着数字化、现代化的方向发展。会计档案数字化保存，充分应用了网络技术的优势和作用，将一些物质载体方面的档案转化为电子信息，从实体转向了虚拟。在实际开展会计档案数字化保存工作的过程中，可以积极按照扫描、图形处理以及统一数字化文字格式、分门别类保存工作方式，积极提升工作效率，将电子文件和目录进行有效整合，充分发挥数字化保存工作的优势。

　　二、会计档案数字化保存的必要性和重要意义

　　1.会计档案数字化保存的重要背景和必要性

　　各个企业、单位在生产经营的过程中，财会部门都需要积极开展相应的会计核算工作，相应的将会产生会计档案。会计档案，主要是指会计核算活动过程中自然形成的，按照一定规律，进行集中性、科学化的保存的专业文件材料，其中主要是包含了年终决算、会计账簿、会计报表以及会计凭证等方面内容，具有备查的重要目的。通过会计档案，能针对企业、单位的经济业务的情况进行全面了解，记录下经济活动的各项情况，同时还能够为后续积极开展经济活动，提供相应的决策支持。随着网络通讯技术、快速反应技术等方面的不断发展，当前会计档案已经不仅仅表现为纸质的形式，更多的还以数字影像化文件的形式大量存在。

　　2.会计档案数字化保存的重要意义

　　针对会计档案进行数字化保存工作，能够表现出积极的意义和作用，主要是体现在以下几个方面：第一，通过针对会计档案进行数字化保存，能够有效保证会计信息系统的安全性和可靠性。在当前社会中的会计信息系统内部，信息处理工作具有着明显的自动性和集中性，信息载体方面在不断发生改变，且信息共享程度在不断上升，这样需要积极采用良好的方式和手段，针对会计档案进行有效控制，积极开展数字化的保存工作，将能够起到良好的效果。会计档案数字化保存工作，能够减少复制和篡改情况的出现，这对于保障信息系统的安全性具有积极意义。第二，积极开展会计档案数字化的保存工作，能够不断提升审计工作的效率。通过会计档案，能够针对企业和单位运行过程中的各项经济业务活动情况进行审计，及时发现经济往来中的经济错误，从而予以有效解决，降低工作失误。采用数字化保存的方式，能够有效促进审计工作的顺利进行，积极提升了审计工作的执行效率。第三，针对会计档案的查询和保管问题进行有效解决。传统的纸质档案在保存的过程中，容易出现发霉、变质以及缺漏和遗失的问题，针对这一情况，积极采用数字化保存的方式能够起到良好的改善效果。电子影响管理工作技术的不断发展，促进会计档案积极开展现代化的管理工作，针对文件、资料进行数字化的保存，不需要针对原文件进行反复性的查阅和复印，这样能够有效保护文件资料。

　　三、会计档案数字化保存工作的实施情况

　　当前针对会计档案进行数字化的保存工作，能够积极使用扫描仪、摄像机等方面的设备，有效降低了工作难度，提升了工作效率。在现代的信息技术条件下，积极开展会计档案数字化的保存工作，需要针对其中涉及到的各项内容进行全面有效的控制和管理，积极提升该项工作的实施效果。

　　1.采用实时数字化的处理系统

　　积极采用实时数字化的处理系统，对于数字化保存会计档案，具有积极意义和作用。实时数字化的系统，主要是指在会计电算化系统之中，加入相应的数字化技工系统。首先，需要针对纸质原始资料和文件进行扫描加工，将其作为数字化影像文件进行保存，同时还需要保存原始纸质文件。其次，针对于数字化原始凭证影像文件中的内容，需要积极采用文字识别系统开展相应的识别工作，其中能够识别的将作为记账凭证，而不能够识别的需要进行人工录入，从而进行保存。再者，针对于经济活动中产生的记账凭证、总账、明细账以及会计报表等方面的内容，都需要积极开展相应的保存工作，也是通过数字化影像文件的保存方式进行的。

　　2.充分发挥集中分批处理系统的优势和作用

　　针对于一些经济业务量较小，并且配置方面不够全面的单位和企业，积极开展会计档案的数字化保存工作，可以采用分批处理的方式进行。集中分批处理系统，主要是专业的会计管理人员，在年末或者月末针对这段时期内产生的各类会计纸质凭证进行全面扫描，从而保存为数字化的影像文件。一般情况下，大多数的单位和企业都是采用了实时处理的方式，对于集中分批处理系统的应用，需要采用较为专业的高速扫描仪，才能够发挥积极作用。

　　四、会计档案数字化保存过程中存储介质方面的保护技术

　　针对会计档案进行数字化保存，需要积极采用良好的保护机制作为保障，减少档案处理过程中出现的失误问题。通常情况下，为了有效减少和控制用户自行更改数字化影像文件，针对会计档案进行数字化保存的过程中，多是采用了常见硬盘，同时不可逆的存储载体，也能发挥良好的作用，比如说一次性的写入式光盘，这种存储介质，能够帮助用户针对信息内容进行追加，但是对于已经写入的信息是不能够予以消除的。同时在软件的作用下，还能设置数字化影像文件为“只读”状态，这样用户同样不能够进行修改，保障了会计档案保存过程中的安全性和可靠性。针对于会计档案进行数字化保存，还需要做好备份处理工作，减少信息文件的丢失情况出现。一般保持一式三套的状态，就能够起到良好的效果，第一套用作利用和查阅，第二套被封存起来进行保管，这是备用的文件，而第三套则被当作是异地保存的重要文件，这样能减少一些自然灾害发生所产生的不良影响。 　　五、数字化会计档案的查询和检索情况

　　针对会计档案?M行数字化的保存，一方面是为了有效保护其安全性；另一方面是为了更加积极有效的利用会计档案。针对会计档案进行查询和检索，就是一项重要工作内容。会计档案在数字化保存的过程中，想要积极提升查询和检索的效率，需要将文本和查询、检索进行良好结合，积极形成相应的互联形式。当前情况下，能够促进三者之间形成良好互联效果的方式主要是包含了这几个方面：第一，在电算化系统之中，增加影像文件的保存位置，促进数字化影像文件能够积极保存在系统之中，这样经济会计业务数据库将能够和影像文件形成良好的互联效果。第二，对于集中分批式的处理系统，可以积极建立起相应的文件管理数据库，这主要是采用了文字系统识别的方式，或者以人工方式录入一些关键字，其中将会包含较多方面的条目，为开展检索和查询工作，提供良好的前提条件。

　　六、结束语

　　针对会计档案进行数字化保存，是当前社会发展的必然趋势，有效顺应了信息技术和通讯技术的发展潮流，能够有效提升档案信息保存的安全性，同时对于单位和企业积极开展相应的经济决策和审计管理工作，创设良好的前提基础。会计档案数字化保存工作的实施过程中，需要采用实时数字化的处理系统，同时还要充分发挥集中分批处理系统的优势和作用。并且对于会计档案进行数字化保存工作的过程中，还需要积极采用切实合理的存储介质方面保护技术，为数字化保存工作的顺利进行，提供良好的前提条件，保证其安全性和可靠性。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/143169.html