浅议数字档案的管理

　　0 引言

　　科学界将文字的出现作为界定文明的重要标志，通常人们把文字出现以后的历史称之为人类文明史，而把文字出现以前的历史算为史前史。历史学家通过文字的载体，推断人类文明的起源。为了记录文字、为了有效地存储知识、为了准确地传播讯息，从古至今人类通过各式各样的物理载体来记录信息。古代人类的文字主要记录在甲骨、兽皮、青铜器、木椟、竹简、锦帛等上面。而汉代造纸术的出现，使人类的文字载体逐渐开始以纸张为主。随着第三次工业革命的推进，电子计算机技术被广泛地运用到人们的日常生活中，文字也出现了新兴的载体，如磁带、缩微胶卷、光盘、U盘等。文字载体的变化使得档案载体也发生了变化，档案开始了数字化的进程。

　　1 数字档案的构成

　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。因此在文字的载体变化的同时，档案的载体也在随之变得多元化。在计算机已经完全普及到人们生活和工作的背景下，数字化档案已经成为一个不可避免的趋势。不论是将纸质档案数字化，还是电子档案的存档，都是档案工作现在需要面对的考验。

　　1.1 纸质档案电子化

　　纸质档案在很长的一段时间内占据档案载体的主要组成部分，多数基层档案管理部门的库存档案都是以纸质档案为主。将这些纸质档案转化成数字档案需要硬件设施，而管理数字档案需要软件。但电子化档案所需的软件及硬件设施需要的资金也不容小觑，并不是所有的档案管理部门都能够及时购置相关数字化的设备。

　　在没有足够的软件及硬件设施的支撑的情况下，可以利用现有工具对纸质档案进行初步梳理，为将来纸质档案数字化做好前期准备。我们可以在excel中先录入档案的抬头、撰稿人、发文单位、收文单位、文件编号、生成日期、存放位置等关键信息，形成详细的数字化目录信息。数字化目录可以更精准的捕捉到关键信息，使档案工作人员能够更快更便捷地查找到相应的纸质档案。而将这样的目录信息共享，既不用担心文件内容被泄漏、篡改，也能有效提高档案利用的效率。档案利用者能够通过目录查找所需档案是否归档及存放位置，再到档案部门进行查阅，避免无谓地奔波。

　　在有相应的软件及硬件设施的情况下，为了更好地提供档案利用，我们可以将纸质档案通过扫描、微缩等方式电子化，通过软件对数字档案进行系统的管理。在通过扫描仪、微缩设备等硬件设备将纸质档案转化成数字档案的过程中，档案工作人员需要确认档案在转换的过程中没有出现信息的缺失、乱码等问题，保证档案信息的完整性。纸质档案完成转换后，档案工作人员在软件中将数字档案与档案目录进行一一对应链接。在档案管理系统中，档案利用者可以直接通过目录链接到相关的数字档案进行查阅。软件通过对查阅人员的身份进行辨识，提供不同层级的档案信息。档案利用者可以在档案管理系统中获取所需信息，并可实现多人同时查阅或异地查阅。仅在借用档案原件的情况下，档案利用者需要到档案部门进行借阅。

　　1.2 数字档案的归档

　　随着科技的进步，计算机、摄像机、照相机等电子设备已经融入日常生活的方方面面，也成为我们工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我们通过摄像机、照相机记录下重要的时刻；在工作中，我们通过邮件沟通工作；在工作中，我们通过OA系统提交申请流程……

　　（1）声像档案

　　声像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。在有重大活动、事件的时候，人们喜欢通过摄像机、照相机等对生活、工作进行直观的记录，由此产生了不少的声像档案。在声像档案归档的时候，档案工作人员需要确定档案载体的可读取性。声像档案载体的不稳定性较高，容易受到磁性等影响，而不当使用会对声像档案造成不可逆的损坏，甚至导致载体上的档案信息无法读取。因此在保管和利用声像档案的时候，档案工作人员需要根据载体特性进行妥善保管和使用，尽量延长声像材料的使用寿命，并在声像档案载体发生问题前做好相应的备份，以防档案信息的遗失。

　　（2）邮件

　　邮件在日常工作中有着举足轻重的作用，很多时候我们需要以邮件为工作及处理问题的凭证。然而邮件多保存在个人电脑的本地磁盘中，有的甚至因为内存不足并未保存而直接删除，这使得邮件处于失控状态。大部分人都没有意识到其实邮件也是数字档案的一种，是归档内容的一部分，导致这一部分数字档案的缺失。档案工作人员应当对此加以重视，督促相关人员将重要邮件保存归档。

　　（3）OA流程

　　过去人事任免等通知公告都是以纸质文件进行张贴或者传阅，归档的也是这些加盖公章的纸质文件。现在的企事业单位很多都是通过OA系统（或其他内部系统）进行人事任免、节假日休假等通知的发布。这些通知会打印成纸质文件归档，而不会归档原始的电子文件。OA系统（或其他内部系统）做数字时代的产物，为现代工作带来巨大的便利，人们可以用它提交流程，而不用像过去拿着申请单到处找人签字。通常提交流程时需要上传所需审批的文件，系统会记录各节点审批人员及审批意见或在签署文件上加注电子签名。OA系统（或其他内部系统）能够更完整更全面地记录整个审批过程，然而这些通知、流程等数字档案一般都存储在IT后台，传统的档案归档范围并不包括后台数据，这也是档案工作人员需要加强关注的。

　　档案的数字化不仅需要配备计算机、服务器、扫描仪、缩微设备等硬件设施，还需要数据库、管理制度的跟进。没有硬件设施，纸质档案无法完整地转化成数字档案；没有相应的管理制度，数字档案就会处在失控的状态。数字档案的转化和储存需要依靠硬件设施，而数字档案的管理和利用则需要依托软件系统。 　　2 档案管理系统的建设

　　档案的最终目的是利用，如何管理数字档案的利用是重中之重。只管理不利用，会使档案失去它的价值。只注重利用，却无法妥善地管理将会导致档案的失控。要管理好档案的利用，需要档案管理系统与档案管理制度双管齐下。

　　按档案管理制度的需求，档案管理系统需要可以按不同身份设置不同权限，具备浏览目录、浏览内容、下载及打印等几种不同权限，并记录浏览、下载及打印数字档案的人员名单和时间等信息。目录浏览功能可以让档案利用者按目录的查询结果判断所需档案是否归档，是否需要进行权限申请或查找原件等后续工作，不需要档案工作人员对档案是否归档等信息再行确认。记录浏览、下载、打印数字档案的人员、时间的这一功能可以更好地掌控数字档案的走向。由于一个部门的员工的权限一般都是一致的，系统需要能够批量进行权限设置，这样可以避免档案工作人员无谓的重复劳动。对跨权限的查阅，系统需要能够对文件进行特定人员及时间开放的设定。

　　管理保密性高的数字档案，特别是机密档案，需要和一般数字档案区别对待。数字档案在档案管理系统中即使不开放下载及打印功能，浏览人员依然可以通过截屏等方式对档案内容进行存储。为了保证档案内容不遭到泄漏，可通过配备公用机的方式来提供机密文件的查阅。

　　定期对档案管理系统的数据进行备份。注重数字化档案的备份，对系统内的档案资料定期进行备份，可以尽量避免由于系统崩盘、防火墙漏洞等导致数据的遗失、缺失，保证档案的完整性。对待重要数字档案，可以进行异地备份。“5?12”汶川特大地震不仅造成巨大的人员伤亡和财产损失，也对档案造成了无可挽回的破坏，它给我们敲响警钟，自然灾害、人为灾害都有可能会让档案遭受毁灭性的损毁。因此，档案的异地备份必须受到重视。

　　3 数字档案的优缺点

　　由于数字档案的虚拟性、可复制性强、载体多样等特点，使其具有优于纸质档案的便利性和一些无法回避的缺陷性。我们要认识到数字档案的优缺点才能做好数字档案的管理工作，在提供数字档案利用的同时，保证数字档案的完整与安全。

　　3.1 数字档案的优点

　　数字档案具有虚拟性，查阅利用不受地域限制。档案利用者即使出差，只要在网络畅通的地区，依然可以通过档案管理系统查阅到临时所需的档案资料，查阅档案的便捷度大大提升，这是过去纸质档案所无法做到。

　　数字档案复制性强，可以填补纸质档案在备份方面的缺失。就时间、人力等方面而言，数字档案备份比纸质档案备份更为快捷方便。而数字档案也可以作为纸质档案的备份，起到间接保护纸质档案的作用。在不是必需原件的情况下，可以查阅电子档案，减少对纸质档案的磨损，尽可能地保护档案原件。

　　数字档案载体体积小，储存信息量大，可以极大地节省空间，也更便于异地备份。U盘、光盘、移动硬盘等存储设备体积较小，存储容量最大能达到几TB 。数字档案与传统纸质档案存储等量档案所需的存储空间可谓天壤之别，这一点为异地备份提供了巨大的便利。

　　数字档案便于检索，档案查找速度快，可以高效地提供利用，提高档案的利用率。过去纸质档案通常只能通过检索卡片等人工检索方式进行检索，检索效率较低。而现在，纸质档案及数字档案都可以通过计算机技术的机器检索，极高地提升了检索效率。

　　3.2 数字档案的缺点

　　数字档案的虚拟性使其即使被篡改，也不容易被察觉。这就需要档案工作人员对归档的数字?n案进行鉴别，判断归档文件的真实性。对已归档的数字档案进行权限设置、备份等防篡改措施。同时，纸质档案也要妥善保管，在数字档案受损、遗失的时候，能够做到及时修复、补充的作用。

　　数字档案的可复制性强、传播性好、信息流转速度快，这也导致数字档案比较容易被泄漏、窃取。因此需要数据库具有强大的防火墙，防止外部网络攻击和入侵；同时也需要完善数字档案的管理制度，防止内部的篡改和泄漏。

　　数字档案的载体更新换代速度较快，对硬件设备依赖性强。十几年前主流的储存载体是软盘，现在又有多少电脑能读取软盘内的信息。所以档案工作人员需要定期对数字档案的储存载体进行检查、更新，避免发生由于无法读取载体导致档案信息的缺失。

　　4 结语

　　数字档案的出现是对传统档案管理的严峻挑战，也是一次巨大的机遇。档案数字化是档案管理的必然趋势，档案工作人员应当更新自己的知识结构，学习新型技术开展、改进数字档案管理。管理好数字档案，能够更好地保护纸质档案；管理好数字档案，能够更好地保障档案的完整性；管理好数字档案，能够更好地实现档案的社会价值。与此同时，档案工作人员不应松懈对纸质档案的管理，要以长远的目光来做好档案管理工作，对档案管理双管齐下，做好档案的归档、保管、利用工作。

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