信息化背景下的档案管理工作

　　1 目前档案管理体系中存在的问题

　　1.1 对档案工作的重视程度不够

　　在以经济建设为中心的社会背景下， 有些人认为档案工作的改革和发展似乎对本单位的发展并不重要，档案工作并不能提高单位的经济效益。各单位通常把有限的财力用在促进科研或生产的发展上， 对档案工作的投入较少，导致人才与设备紧缺，档案工作发展缓慢。

　　1.2 档案管理部门的自身定位产生偏差

　　现代企事业单位特别是大型科研与机械制造单位，已把缩短产品的研制与生产周期、提高产品质量、降低成本作为其根本目的。现在进行的信息化工程更是为这些根本目的所服务的。档案管理部门如果还把自己的职责定位于管好归档纸质文件、完成下发工作、更改到位等传统意义上的档案管理工作，不参与到产品的设计与生产流程中去，不用信息化的手段从产品的源头开始介入管理，不把自身的职责与单位的根本目的所相关联，那档案管理部门的地位从何而提高，价值从何而体现。

　　1.3 档案管理部门的创新力与改革意识不强

　　档案管理部门在思想上总是认为档案工作是一项附属工作，按照现有的流程进行就完全可以管好现有的档案。更有些档案工作人员还抱有不求有功但求无过的心里，缺乏创新意识与自强精神，无意对现有的工作流程进行实质性的改革。

　　1.4 档案管理部门工作的主动性不强

　　现阶段，一些档案管理部门的档案工作还处于被动式服务状态，工作总是在“等”的阶段，有了任务再去执行。服务手段严重滞后，影响了档案服务功能的发挥，以致使档案信息资源无法得到充分的利用。

　　2 档案管理部门如何应对问题与自身改革

　　2.1 档案管理部门在单位中的定位

　　档案管理部门在各单位信息化过程中自身定位的正确与否，将决定了档案管理部门在以后各单位中所处于的地位和影响力。目前各单位大力开展的信息化工程目的是为了为缩短研制与生产周期、提高产品质量、降低成本这一各单位发展的根本目的而服务的。档案管理部门在信息化过程中应紧密结合这一根本目的，利用自身信息资源丰富的优势，为这一根本目的做好信息资源上的支持工作，加快产品的研制与生产周期、提高产品质量。使自身的命运与产品的命运紧密相联，成为产品从研制到生产，再到交付过程中不可或缺的重要支撑部门之一。只有这样档案管理部门才能在以后各单位发展过程中提高自身的地位。

　　2.2 档案工作人员思想意识的改变

　　思想意识即观念，是人的头脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。档案工作人员思想意识上能否改变，将很大程度上决定档案工作能否有改革与创新。现在，档案工作人员急剧面对着思想观念上的改变与服务意识上的创新。

　　2.2.1 档案工作人员在思想观念上的改变

　　档案工作者在信息化的大背景下，行驶的将是一条前人从来没有走过的道路。如果档案工作人员还沉寂在以前的思维模式当中，片面的强调原则，习惯于按现有的流程办事，在思想上患得患失，工作上缩手缩脚，抱着不求有功但求无过的心理。不愿去改革，不想去创新；或者总是片面的强调继承，对过去的经验做法、流程一味的照搬照抄，从不用辩证的观点去分析以前的经验、做法、流程在现阶段是否还是正确的，有用的。从而导致工作上墨守成规，按照现有的流程一步一步的进行，无法去创新、改革。信息化时代的档案工作人员应“跳出档案来看档案”，档案工作人员唯有解放思想，更新观念，大胆尝试，用于创新，才能在信息化大道上探索前进。

　　当今，全行业在广泛的进行着信息化工作与数字档案馆建设工作，在这两项工作中，要清楚的认识到设备将是其基础，人员将是决定因素。因此，能否培养与留住一批档案信息化建设人才，建立一支懂技术、懂管理、高效率、快反应、结构合理的档案信息化建设队伍成为了重中之重。对于这些人员不但要在政策上对其倾斜，还应该对其加大计算机知识、网络知识、信息管理知识、法律与安全知识等方面的培训。只有这样档案信息化工作才能飞速的发展。

　　2.2.2 档案工作人员在服务意识上的创新

　　档案工作人员在服务意识上也面临着改变。首先，档案工作人员的服务意识要加以强化，变被动式服务为主动式服务，从等着别人来查到主动提供。从只提供基础档案，上升到提供编研后深层次的档案信息。只有这样档案服务才能得以体现，档案服务的认知度才能得以提高，档案管理部门的服务功能才能被认可。

　　其次，档案工作人员的服务观念要加以改变。档案工作人员应具有全过程服务意识。在各类文件的形成初期，档案工作人员就应该介入进去。特别是对重大的固定资产投资项目，档案工作人员就应该从合同的签定、设备的开箱验收、安装调试、正式付款、国家对项目验收合格，以及以后的设备检修；基建项目从设计到验收全过程的参与其中，做到前端介入，过程跟踪。

　　2.3 档案管理部门服务手段的创新

　　档案工作服务机制只有不断创新，档案工作才能生机勃勃，档案部门的服务水平，才能随着形势及任务的变化发展得到不断提高。当前，档案服务机制的不断创新和改革，应为领导决策，为生产经营和各部门工作提供服务，实现档案工作服务由被动服务向主动服务转变，由一般服务向深层次服务转变，把档案实体的静态管理转变为档案信息动态管理。档案工作人员参与到型号线中去，参加型号线例会。在型号现例会中可以更方便的与各部门人员进行交流，听取别人的意见，提出档案部门的建议，并且可以与各个部门进行工作上的协调。这样不仅能第一时间得到型号和各部门的需求信息，为档案部门主动式服务占得先机；还能使各部门对档案部门加以重视，从而提高档案部门的地位。

　　2.4 档案管理部门管理手段的创新

　　随着各单位信息化工程的推进，电子文件将会大量的、持续不断的产生。对于档案工作人员提出挑战的同时也提供了机遇，档案工作人员应抓住时机积极开展数字档案馆的建设工作。在数字档案馆建设过程中，要增强紧迫感，把信息网络建设作为实现档案管理现代化的一项重要任务纳入到日常工作中去，大胆运用新技术开创档案工作的新局面。档案工作人员要充分的认识这一点的必要性，从思想上加以重视，认识档案信息网络建设对档案工作的深远意义。

　　3 总结

　　总之，在信息化的大背景下，档案工作人员的任务是抓住这次信息化工程建设开展的契机，使档案的工作方式由传统的手工式向网络化、数字化转型。充分利用档案管理本身信息资源丰富的优势，对这些信息资源进行深层次的开发与利用。并在工作实践中不断的改革与创新，建立完善的更符合信息化环境下的档案管理流程与服务机制，积极主动的开展各种新的服务方式，为本单位的发展决策提供高质量的信息资源作为支持。只有这样档案管理部门的地位才能得以提高，价值才能得以体现。

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