工会档案的作用及管理策略分析

　　1 工会档案的重要性

　　工会档案与所有档案一样，具有典型的记录功能，是一种不可替代的重要无形资产。在工会组织队伍建设、维护职工权益、评优评模等工作当中，工会档案将工作期间各种重要的信息都记录下来，成为了工运事业发展的真实历史写照[1]。新时期，工会所承担的责任与任务变得愈来愈重。工会档案管理作为工会的基础性工作之一，应该得到足够重视。通过完善工会档案管理工作，能够保证工会档案信息的真实性、客观性及完整性，为工会工作深入开展奠定基础。

　　2 工会档案的作用分析

　　工会档案具有政治性、服务性及机要性特征，是工会组织的日常性基础工作。工会档案的作用主要体现为以下几个方面[2]：（1）推动工会工作创新。在社会经济不断发展的过程中，工会所面临的内部环境与外部环境变化愈来愈大。这就要求工会工作要顺应形势，结合实际，科学借鉴，创新发展。工会工作要达成这些要求，必然离不开工会档案的支持。工会档案为工会工作创新提供了客观、真实的依据。通过规范工会档案、加强档案开发，能够将档案信息资源所蕴藏的价值充分挖掘出来。以档案记录为鉴，能够让工会工作朝着正确的方向开展，有利于提升工会工作实际效能。（2）有利于规范工会工作。规范化、标准化是新形势下工会工作的趋势。要实现工会工作标准化、规范化，必然要对相关工作制度进行完善。以制度为导向来约束工作行为，并形成一个标准化的工作流程，以此来促进相关工作顺利实施。工会档案为制度完善提供了可靠的参考信息。从这些信息当中能够全面地反映出以往工会工作的优秀之处及不足之处，这样便能够对工会工作及相关制度做出针对性调整。（3）工会档案是工会工作连续性的需要。在工会新老领导交替时，工会档案为其提供了大量的参考资料及信息依据，有利于提升交接工作效率，让相关工作能够顺利衔接，以保证工会工作的连续性。

　　3 目前工会档案管理过程中存在的问题

　　现阶段，部分单位工会档案管理工作实际开展过程中依然暴露了一定问题，使得工会档案的部分功能受到了约束，对工会组织深入发展产生了一定阻碍，具体表现为以下几个方面[3]：（1）工会领导对工会档案管理重视程度不够。工会领导对工会档案管理的重视程度??对档案工作人员的工态度产生直接影响，进而影响到档案管理工作的质量。部分工会领导对工会档案理解不够，认为工会档案只是单纯性的资料收集、整合，并未意识到工会档案潜在的价值，导致工会档案管理并未得到重视。这使得相关工作实际开展过程中难以得到充足的物资、经费支持，影响了档案管理工作的实际成效。（2）相关制度存在缺陷。工会档案管理是一项细致化的工作，无论是在档案资料收集、鉴定，还是在档案保存、统计环节，都要求档案管理人员精细化处理相关文件。因此，需要在各个环节制定相应的制度，以制度为导向，让档案管理工作能够规范化开展。然而，部分工会的档案管理制度并不健全，在档案材料收集、鉴定、立卷等方面缺乏相应的细则，导致档案管理较为粗放，容易造成档案资料缺失、归档不够及时等问题，影响了立卷归档的质量与数量。（3）档案管理人员流动性较大。工会当中专业档案管理人员较少，很多工会档案管理工作都是由工会其他岗位人员兼职完成。部分档案工作人员未经过专业培训便上岗工作，由于对档案业务了解程度不够，导致在实际工作当中易出现差错。也正是由于档案工作兼职人员较多，使得档案管理人员流动性较大，不利于工会档案持续、稳定发展。

　　4 加强工会档案管理的相关策略

　　4.1 逐步实现工会档案信息化管理

　　在工会档案建设过程中，通过加强工会档案信息化建设，不仅能够提升工会档案管理质量，还能提升工会档案管理效率，促使工会档案管理达到新的层次。首先，要实现工会档案信息规范化、标准化管理。在工会档案信息化建设过程中，要结合国家相关技术标准及管理标准，统一档案信息资源格式，保证信息数据的规范性及兼容性，便于信息共享[4]。其次，在工会档案信息化建设过程中，要加大监督力度，保证资金稳定投入，实现工会档案信息化建设与电子政务同步发展。同时，相关硬件设施及软件设施要按照信息化标准要求进行采购，并由专人进行监督，保证资金落于实处。另外，要加强工会档案电子信息安全管理，通过构建档案信息安全保护体系，防止档案信息丢失、泄密。同时，要充分落实安全责任制度，督促档案管理人员认真执行岗位工作，为工会档案提供可靠的安全保障。

　　4.2 完善工会档案制度建设

　　要实现工会档案规范化、标准化管理，必然离不开相关制度的支持。在工会档案制度建设过程中，首先要建立健全的归档制度，保证归档工作规范化实施。同时，工会内部要加强工会档案宣传工作，让工会成员认识到工会档案的重要性与价值，增强其档案法制观念及归档意识，让档案材料及时归档。其次，要加强档案保密制度建设[4]。对于工会档案保密文件或信息，应严格执行审批制度，获得权限后，才能对保密文件进行查阅，避免档案泄密。结合档案保管要求完善档案借阅制度，做到严格登记，避免档案丢失、损坏。另外，要完善档案管理激励制度。以目标责任制为导向，将档案管理考核与个人绩效关联起来。对于考核优异的人员给予奖励；对于出现问题或纰漏的人员进行适当惩罚，以此来督促并激励档案工作人员，提升其工作积极性。

　　4.3 充分落实困难职工档案管理工作

　　工会的根本任务在于维护基层职工权益，协助基层职工解决工作、生活当中的问题。因此，在工会档案管理工作当中，要重视困难职工的档案管理。首先，要落实困难职工调研工作，构建完善的困难职工档案。在建档过程中，档案工作人员要深入了解职工家庭情况，明确其困难程度、困难原因，保证档案的客观性与真实性。同时，要及时更新困难职工档案信息，对困难职工实施跟踪服务[5]。其次，要形成困难职工扶持长效机制。一方面，要对困难职工条件、扶持形式等进行明确规定，让相关档案管理规范化实施；另一方面，要落实困难职工审批计公示工作，让真正的困难职工获得帮助。再者，要加强档案保密及查阅管理，保证困难职工档案信息的安全，形成良好的档案管理秩序。

　　5 结语

　　工会档案在工会组织发展过程中发挥了不可替代的作用。相关工作人员应通过加强工会档案信息化建设，完善工会档案制度，将工会档案的潜在价值充分挖掘出来，为工会工作开展提供可靠的档案信息支持。

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