文书与档案管理

　　中图分类号：G272 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）007-0-01

　　文书是档案的前身，档案由文书转化而来。一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。

　　一、正确认识文书处理与档案管理的关系

　　文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。

　　（一）文书与档案管理工作职责与任务不同

　　文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。

　　（二）文书与档案管理相辅相成

　　文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。

　　（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提

　　收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高?n案工作质量的前提。

　　二、文书与档案管理工作容易忽视的问题

　　（一）文件材料收集归档不完整齐全

　　归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。

　　（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通

　　文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。

　　（三）文秘人员归档意识淡薄

　　文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。

　　三、加强文书处理与档案管理工作的措施

　　（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量

　　把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。

　　（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整

　　文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。

　　档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。

　　（三）加强对文书部门归档工作的监督与指导

　　《档案法》明确规定，档案管理部门对所属单位的档案工作实行监督和指导。但实行部门归档并不是说归档工作与档案部门毫无关联，而是应该派专职档案人员根据归档要求，对部门归档工作中出现的具体业务、技术性问题，传授一些方法、技能，帮助他们解决归档中遇到的问题。一是因为文秘人员没有接受过系统的档案业务培训，二是因为文秘人员缺乏档案归档的一些操作技巧，归档工作质量得不到保证。笔者认为，加强档案部门对文书部门归档工作的指导与检查，应该在文件归档前从以下几个方面进行：一是检查部门归档文件材料是否完整、齐全，有无遗漏；二是归档文件是否在本年度、本部门归档范围以内；三是文件保管期划分是否正确、合理；四是归档文件排列是否科学、有序；与此同时，档案管理部门还应加大对文书部门兼职档案人员的业务培训，以减少对文书部门归档工作指导与检查的工作量，确保归档文件质量与数量。

　　总之，文书工作与档案工作密切相关，规范文书处理，提高公文质量，是做好档案工作的前提和保证。

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