人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

　　一、人事档案管理与人力资源管理概述

　　（一）人事档案管理

　　企业的人事档案管理是指企业通过记录内部每位员工的工作信息、个人及家庭信息等主要内容，在企业人事活动过程中记录员工的成长经历、工作表现及思想品德，一员工个人为单位进行保存，为企业后续的信息查询提供方便。企业人事档案管理的主要目标在于管理、开发及利用企业人事档案中包含的主要信息及内容。企业业务档案管理流程图如图1所示。

　　（二）人力资源管理

　　企业的人力资源管理是指企业高层决策人员在企业宏观发展战略的指引下，通过人力资源职位及人力资源战略分析，依据企业的发展需求，在获取相应的人力资源的基础上，利用科学的手段，对企业的人力资源进行一定的培训、配置、考核及激励等，在提升企业员工综合素质的基础上，实现企业的发展战略目标，保证企业的健康稳定发展。现阶段，企业人力资源管理的过程主要有招聘与配置、绩效管理、劳?庸叵倒芾怼⑿匠暧敫＠?管理等几个方面。

　　（三）人事档案管理与人力资源管理间的关系

　　总的来说，企业的人力资源管理工作包括人事档案管理工作，企业的人事档案管理对企业的人力资源管理工作具有积极的促进作用。通过企业的人事档案管理工作，企业可有效的了解员工，通过对员工信息的初步掌握，对企业员工进行综合的分析，企业的绩效考核工作的有效开展，以企业人事档案管理工作的开展为基础，企业优秀人才的选拔工作也以企业人事档案管理工作的开展为基础。人事档案管理记录了员工详细的资料及信息，是反映员工发展情况的关键信息，企业人力资源管理的核心及对象是人，企业人力资源的规划与设计以实现企业的发展目标为依据，注重企业内部人员潜力及自我价值的实现。企业的人事档案管理工作具有动态性、现实性、机密性及真实性的特点，使企业用人过程中进行人才考查及衡量的依据，是企业实施人力资源分配过程中必不可少的环节，企业的人力资源优化配置，必须以其人事档案管理为依据，通过人事档案管理进行人才优劣的判定。

　　二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

　　（一）有利于企业内外部员工整体质量的提高

　　企业的人力资源招聘工作主要有内部招聘及外部招聘两种方式，企业的内部招聘在人才选拔过程中主要从企业内部员工中进行选择，而企业的外部招聘主要从高效及社会来进行企业人才的招聘，企业的内部招聘过程中，招聘人员忽略员工自身的专业级资质，随意招聘老乡及校友，这种现象造成了企业员工的整体素质，不利于企业的内部管理，企业通过有效的人事档案管理工作，对员工的整体资料进行详细的分析，合理的招聘企业人员，避免人员招聘及任用过程中的违规操作现象，保障企业员工的质量，企业人员的内部招聘过程中，通过对人事档案管理资料的分析，可实现合理的内部员工选拔与任用。

　　（二）有利于企业人力资源规划的开展

　　企业的人事档案管理工作包括了企业内部的人才结构、人才数量及人才水平等方面的综合信息，企业通过有效的人事档案整理工作，可有效地进行企业人才的分类，实现企业对人力资源存量及具体情况的了解。例如，企业的人事档案管理部门对企业内部员工流动及退休人员的情况进行分析，帮助企业人力资源管理部门及时把握企业内部人才流动情况，为企业未来的人力资源规划设计提供重要的参考信息。因此，企业人事档案管理工作有利于企业人力资源规划的开展，实现企业未来更好的发展。

　　（三）有利于企业开展有效的员工培训

　　企业为实现内部良好的运行状态，时常要对员工进行培训，而企业培训的效果，在于企业是否有效了解员工的实际工作需求，这就要求企业员工培训具有针对性，企业的人事档案管理工作，是企业了解员工的教育背景及工作需求的主要途径，在企业内部的年轻员工，其具有强烈的求知欲，因此，企业应注重对其进行新知识的培训，但年龄较大的员工一般对企业的知识培训存在较大的抵触心理，企业应对其开展健康保健培训，以充分调动起工作的积极性。

　　（四）帮助企业开展跨地域文化管理

　　在企业内部，其员工一般来自于不同的地域，企业文化存在明显的地域特征，因此，在企业管理过程中，管理人员应注重了解并分析员工带来的地域文化，促进企业内部跨地域文化的管理，避免企业内部发生文化冲突，推动企业员工间的相互了解。企业的人事档案管理工作通过对员工籍贯及工作经历进行详细的分类，分析员工的文化特质，对员工未来工作中可能存在的问题进行预测，并提出有效的解决策略，促进企业的跨地域文化管理。例如，企业可通过安排不同文化背景的员工交流，促进员工间的合作，有效提升企业内部的凝聚力。

　　（五）有利于企业对员工实行有针对性的激励手段

　　企业人事档案管理中员工的档案资料，是企业人力资源管理工作者详细来了解每个员工工作需求的依据，按照马斯洛的需求层次论，企业员工具有不同的需求层次，企业通过员工档案资料的详细分析，就可以了解员工的现实需要，制定有针对性的激励手段，有效地激发员工的工作热情。

　　三、结语

　　企业的人事档案管理工作在企业人力资源管理中具有十分重要的作用，人事档案管理过程中档案资料的具体应用，档案管理人员通过对档案资料的整理与分析，帮助企业人力资源部门完善企业的人力管理工作，促进企业内部员工的工作积极性，因此，企业应重视人事档案管理工作，实现企业人力资源管理工作的良性发展。

　　（作者单位为北京送变电公司）

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