解读《船舶交易管理规定》促船舶交易中心档案管理

　　中图分类号：F713.5 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）23-0154-02

　　船舶交易（ship transaction），指船舶出卖人将船舶交给船舶买受人所有，而由买受人接收船舶并支付价款的行为，即船舶所有人向境内境外转让船舶所有权的行为。由于船运市场需求的日益活跃，各地已自发成立了许多船舶交易市场，但是由于缺乏完善的规定，存在诸如船舶交易资质良莠不齐，市场透明度不高等问题，社会发展呼唤船舶交易的规范和繁荣。

　　宜昌市港航管理局，一门三牌（湖北省宜昌市地方海事局、宜昌市船舶检验局）合署办公，在为水运发展提供航行、登记、检验的“一站式”服务同时，积极践行从行政管理到阳光服务的职能转变，变创新思维为行动指南，应运而生“宜昌市船舶交易中心”。它的挂牌成立，意味着川鄂地区继上海、重庆航运交易所之后第三家服务一条链的船舶交易平台横空出世。

　　运行以来，对提升宜昌水运形象、规范船舶交易行为、控制交易船舶质量、辐射航运领域搭建起新平台；以船舶评估、签约、鉴证、法务、过户、登记、检验为基础工作，努力打造长江沿线唯一“零收费”水上服务区。宜昌市船舶交易中心正以最新的交易信息、合理的交易评估、最科学的交易合同文本、完善的交易服务为宜昌水运保驾护航。

　　1 对《规定》的解读

　　马克思曾经告诉我们说，“一个新事物是不可战胜的”，因为它具有强大的生命力和远大的发展前途。宜昌市船舶交易中心，是航运发展的必然产物和社会进步的新兴产物；船，开启航运市场的金钥匙，连接港、货、人的核心纽带和要素，它将与整个航运市场一荣俱荣、唇齿相依。《规定》的出台犹如给襁褓中的婴儿以阳光雨露，让船舶交易中心健康、快乐成长并为未来发展支撑起强大后方阵地和赐予尚方宝剑。初读《规定》，有犹抱琵琶半遮面的一知半解；再读，方领略到它就是我们船舶交易中心的出发点和归宿点。

　　经过一段时间工作实践运用和细细研读，发现它竟然是一部指导档案收集、整理和利用，保护中心工作人员遵从“法无授权不可为、法有授权即可为”的指导书。

　　现从《规定》摘取其与档案相关条款进行解读：《规定》全文共22条，笔者认为其中有5条直接或间接涉及到档案文件问题。第七条对需要通过船舶交易服务机构进行交易的船舶进行了规定，此为船舶后续海事登记当好先行，为档案收集把好准入关；第八条对进入船舶交易服务机构的船舶需提供的文件及合法性、真实性进行了规定，且明确说明： “船舶交易服务机构应建立交易文件档案，并妥善保管”，为船舶交易中心落实档案管理相关规定和档案质量要求给了一颗定心丸；第10条要求船舶交易服务机构应建立完整的船舶信息数据库，此为适应科学技术潮流发展、与时俱进、向现代档案数字化迈进和船舶登记档案快速查询提供第一手资料；第16条和第17条对禁止交易的船舶进行了规定并明确法律责任，为船舶航运安全管理和未来必要时间的档案反查与利用问诊把脉。

　　我们在执行这些条款的过程中会随之产生相关文件档案，这些或纸质或电子的档案就是履职尽责、情系民生的最原始和最真实的历史证明。同时，一条船舶从出生到检验、登记、营运、注销，先后需要经过船检、海事、港航、工商、税务等多个部门审批、登记和备案，船舶交易鉴证是这众多政务事项的通行证，是迈开安全航运的第一步，船舶交易档案所承载的重要性不言而喻。

　　2 《规定》之档案管理运行及现状

　　目前，宜昌市共有登记在册船舶3000余艘，二手船买卖交易年均达到100艘左右。通过船舶交易船舶转让申请受理、审核、交易挂牌、踏勘船舶、受让申请、受让条件审核、确认交易方式、合同细节洽谈及签署、合同鉴证与审核、缴存信用保证金、现场交割、成交登记、交易结算、出具交易凭证、发布成交信息、交易文件归档流程运行，产生大量纸质和电子档案。其中，在审核挂牌交易之前产生的纸质文件有：

　　船舶所有权证书、国籍证书、检验证书、船舶转让方和受让方身份证明、法律意见书（涉讼资产）、所有权单位同意转让文件（国资）、代理人身份证明或营业执照、资产评估报告（国有）、抵押权人同意船舶转让的书面文件、上市申报书（适用于挂牌公开交易船舶）和其他需要提供的资料，这些文件都需要在上交复印件证书的同时提供原件经审核后在复印件加盖“与原件核对无误”章并由经办人签字标注日期后才可作为生效档案；在船舶交易事项完成后需收集船舶交易合同文本和交船合同文本原件、船舶交易鉴证书复印件等。

　　同时，船舶交易中心适应工作之需和大众之求，积极自主研发了船舶交易网上办公系统，将整个交易流程通过船舶交易网络系统进行全流程痕迹管理，其产生的大量电子化数据和表格信息也需要严格按照《档案管理规定》来收集、整理和备份，确保整个船舶交易中心日常信息有保存、保密信息不泄露。

　　3 落实《规定》之档案管理对策

　　3.1 严把档案准入关

　　船舶交易中心档案收集是直接影响一艘船舶登记质量的一个重要环节。一份完整的船舶交易档案至少应包括：

　　第一、贯穿整个交易流程、按照运行时间先后顺序所产生的相应申请表、审批表、个人身份或企业身份复件、合同书、船舶技术材料、照片、光盘等；

　　第二、贯穿整个交易流程所接收的相应技术证书要在有效期内，相应合同要有法律效力，确保船舶交易档案的真实性、齐全完整性和合法有效性是把好档案准入的最基本要求。 　　在严把档案准入关时，可以按照一列入、一同步、一参与、一把关的收集方法。一列入：明确海事、船检、运输等业务管理部门的岗位职责，把交易中心档案的收集、整理、查询列入该中心的职责范围并责任到人。一同步：交易中心档案收集工作与评估、签约、鉴证等活动同步进行，做到事前介入和事中监管。一参与：船舶交易档案人员同时知晓并参与整个交易活动，对现场形成的文件材料进行现场收集。一把关：把好外出人员带回材料的收集关。

　　3.2 用心保存纸质档案

　　船舶交易档案，即与船舶交易流程相关的文字、图片与音频及别的类型为载体的原始记录及文件。自古以来，纸质档案作为传统档案载体在社会所有行业得到了广泛的运用，为中国社会的前进做出了特别大的贡献。纸质档案身为事件记载的原始承载不但具有唯一性的特征，不可随意复制和更改，同时由于其兼具真实性及直观性，且鉴定方式简单，因此它获得了人们广泛的青睐。船舶交易档案其主要载体和来源都诞生于纸质档案，其相当数量的各种原件的复印件都有纸质载体完成，纸质档案具有易损坏、无法再生、需要保密等特点，对纸质档案的保护是档案工作必须重视的工作和任务。我们应严格按照档案保管要求建立规范档案室，防档案老化、防潮、防虫、防淹，严格控制脏污、破裂、纸质腐朽及字迹褪色等种种损伤，并作为科技档案长期保存。

　　3.3 尝试档案数字化

　　鉴于社会的持续前进，科学技术的稳步发展和档案数量的日趋增多，导致传统的纸质档案保存方式已然无法适应现代社会的发展，船舶档案数字化便成了顺应社会前进而出现的新型档案保存方式。

　　档案数字化对实现档案异地保存、永久保存及使用、实现档案共享、提升档案使用效率带来很好的正面影响。档案数字化是指利用计算机等技术处理手段通过鉴选，原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。档案数字化建设就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为社会活动服务的工作。它以需求为导向，以共享为基点，以优选为前提，以便与检索、在线利用为发展方向。目前，我局已投入大量资金建立起船检档案数字化，船舶交易中心正紧锣密鼓跟随其后，变现有科技成果为我所用。

　　①加强对数字化档案利用的管理工作。开发研制或直接应用档案管理软件程序，运用存储、检索、编目等模块发挥其档案管理功能。档案管理系统要根据档案管理工作的需要更新升级，光盘压缩要适度，检索功能要便捷，管理系统要做到与多种软件兼容，方便资料输出。

　　②建立目录数据库。根据数量和实际工作需要，档案工作者对档案进行分类整理、编目并辅以文字说明，要熟练掌握管理软件的操作方法，充分利用软件所提供的各种功能，使档案目录工作又好又快完成。将整理好的声像档案年份、正题名、归档单位和存储地址进行录入，建立数据库，依托数据库的高效检索系统，通过计算机对所有查询的档案信息进行索引，提供高效、便捷的查询服务，确保档案数字化的质量，对归类不清、收集不完整的档案改进和补充。

　　③开发网络资源。及时掌握网络资源，了解各学科前沿信息，对网络资源进行筛选和重组，使其和声像档案相结合。以网络资源为基础，根据用户制定服务计划，将有用的信息推送给用户，用户可以通过一定的方式，得到文字、图像、多媒体为一体的信息资源，档案工作者可以将新的声像档案信息上传到网上，实现信息共享。

　　3.4 提高档案人员素质

　　提高档案管理人员素质，是加速档案管理提档升级，推动档案事业发展的关键。俗话说得好：谋事在人、人定胜天。作为一名船舶交易中心档案工作者，应该具有良好的业务素质和政治素质。一方面应积极攻修个人综合文化知识和熟练的业务技能，熟知相关的经济、外语、计算机、网络等学科文化知识。对《物权法》、《合同法》、《公司法》和《船舶登记管理条例》、《船舶检验规则》等法律要有一定掌握，对海事、船检、营运等相关办事流程要熟知一二；同时，要树立职业道德和良好工作态度，加强政治纪律，热爱档案事业，全心全意为民服务。

　　一艘船舶也许就是一方船东的全部家业，倘若工作不慎，将会给老百姓带来巨大损失，我们要时刻保持清醒头脑、细致入微工作，把船舶交易档案管理当作一项严肃的政治工作，以“增强服务意识”和“主动服务”为宗旨，全心全意服务一方航运市场。

　　作为一名素质尚好的船舶交易档案管理工作者，档案材料收集要变“伸手派”为“先行官”，变“给多少收多少”为“该收多少就收多少”，档案整理由“今日档案明日整理”为“明日档案今日归档”，档案利用变“随便用”为“合法用”。

　　宜昌，一座年青而充满活力的长江中游城市，蕴藏着丰富的水能资源。长江流经市域237 km，清江流经市域153 km。此外，三峡水力枢纽工程还有10 km以上的河流99条。宜昌市内河流总长3 793 km，河流密度计每平方公里0.18 km。随着三峡工程的兴建，宜昌已成为国内外游客向往的热点。三峡之一的西陵峡，位于本市境内，其奇峡险滩，令人叹为观止，有“西陵山水天下佳”之称；长江支流清江巴人故里，这里有隔河岩水利工程、土家族发祥地“武落钟离山”，被称为800里画廊，日接待国内外旅客过千人；汉匈和亲使者王昭君和爱国诗人屈原，都从三峡大坝所在地秭归母亲河香溪走出去。三峡捧出宜昌市，世界崛起水电城。近年，随着沪蓉西高速公路和宜万铁路的修建，三峡航运中心的打造，以及其它重大基础设施项目的建设，宜昌将形成公路主骨架、铁路大动脉、水运大通道、空中大走廊、港站大联运的交通新格局，宜昌将成为中西部结合的重要交通枢纽和现代物流中心。2016，“十三五”伟大宏图开局之年，一轴两翼九区一中心（以长江为发展主轴线，以清江和香溪河为航运发展两翼，以茅坪、太平溪、红花套、云池、白洋、田家河、枝城、七星台、峡口九个作业区和长江三峡国际游轮中心为重点，加快建设三峡枢纽港）三峡枢纽港港口规划布局和习近平总书记的长江经济带绿色发展总战略将宜昌再次委以重托。

　　时不我待，只争朝夕。我们将抢抓机遇、顺势而为：以《规定》为纲，促船舶交易档案管理，写好“船”的发展篇章！

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