大数据时代下的高校档案管理创新探讨

　　中图分类号：G271 文献识别码：A

　　在高校基础工作中，高校档案管理工作是高校工作的其中一项基本工作，做好高校档案管理工作是对高校的未来发展非常重要。随着社会的发展，高校也在不断地深化改革中，高校管理工作也必须与时俱进，优化改革，充分应用大数据的优势，来优化档案管理工作，提高高校档案管理工作效率，怎么去适应社会和高校的深化改革，是现在目前高校所面临的一大课题。综上所述，大数据对于高校档案管理工作的创新和改革是十分有必要的。

　　1.相关基础理论概述

　　1.1 大数据的定义

　　到目前为止，大数据的概念众说纷纭，至今没有统一的概念定义，因为大数据对于我们来说是一个非常抽象的概念，在定义问题上，很难有一个统一的答案。在百度上可以查询到大数据的一个定义即巨量资料，它是指依据目前主流的软件，规模巨大的资料在有效时间里，无法做到撷取、管理、处理，并且整理出为大规模企业获取利益的资讯。然而在维基百科中对于大数据的定义就相对简单一些，大数据是指借助常用软件工具来获取、管理、处理数据，所消耗的时间超出了规定时间的数据集。著名研究机构Gartner公司对大数据有个全新的定义，是指利用全新的处理模式来处理、洞察、优化数据，从而达到高增长率、多样化的信息资讯。这样就避免了随机抽样的捷径，而是处理所有数据，准确率更大，从而替代了以往传统的随机抽样的思维模式。该书中有三个思维方式的改变，整体分析替代随机抽样，精确而又混杂，相关关系替代因果关系，使数据分析更加可信。

　　1.2 大数据的特征

　　大数据有四大特征：一是数据量巨大；二是数据类型多；三是价值密度低；四是数据处理快速。以上四种特征是传统数据处理所不具备的。对大数据快速处理分析是大数据所特有的价值。目前现代社会是一个信息社会，数据是当今社会是否进步的标志，促进互联网高速发展。

　　2.大数据时代高校档案管理创新的必要性

　　档案管理是现在高校管理中一项非常重要的基础工作，它可以加强高校内部管理和促进高校健康发展。在现当今信息化时代，档案管理工作方式方法就必须借助大数据，提升工作效率。相比传统档案管理，高校档案管理具有工作量大、数据量大的特征。现如今，高校在档案管理工作上有很多挑战：数据的多样化类型和存储方式的多样化被统一起来就相对比较困难，所以，以往我国提倡运用“直接鉴定法”面对大的电子格式的文件，在现如今将受到很大的挑战，文件管理者对每一份电子文件都认真阅读恐怕不太现实。后来档案管理直接运用宏观鉴定的方法来鉴定电子文件，首先从总体上把握该文件是否有价值，从而提升工作效率。运用这种方法，先确定该机构是电子文件管理的对象，然后从这个机构中搜寻所需的电子文件，?热∮屑壑档牡缱游募?只是?子文件管理的第一步，在信息化大环境下，收集电子文件应该是很简单的事情，但是在大量的电子文件中如何快速筛选出对自己有价值的电子文件，却是一个大的困难。怎么分类这些电子文件？怎么归档保存这些电子文件？从哪些电子文件中能够筛选出油价会的数据？科学地运用大数据技术就可以解决点以上所面临的问题。大数据转化器的安装，可以加快系统数据收集的速度，节省了大量的时间，大数据软件可以为搜寻过的数据建立独自的索引，然后生成可以搜索的链接，这样就可以为档案工作者提升工作效率。大数据技术还可以进行数据类型的分类、新数据的搜索，进而提高档案工作人员应对更加复杂的数据处理能力。由上面可知，传统的高校档案管理已经跟不上大数据发展的速度，做好高校档案管理，为高校档案管理提供更好的服务，是当下大数据时代高校档案管理工作的重要课题。

　　3.大数据时代下档案管理的创新对策

　　创新档案管理可以体现许多知识和技能，可以完善管理机制和开发档案新资源，更好地满足当今社会对知识的需求，很好体现了大数据时代对档案信息管理的新要求。只有适应高校不同发展时期的要求、大数据观、大档案观，这样才能更好地创新和优化传统档案管理方式。档案管理的不断创新，才能加强高校档案资源的管理，更好地保护好巨大的档案数据，而且还能够挖掘出更具有价值的档案信息，更好地服务好高校档案管理工作。

　　3.1 大数据观

　　大数据时代预言家维克托对大数据的定义是对所有数据进行分析而不是随机抽样数据分析，更具代表性，更具说服力。大数据应用了所有数据，每个数据都是有价值的。大数据作为一个新的概念，大多数人对它还是完全了解，在理解和认识上还是有些偏差，大数据并不是从字面上所说的大，分析的数据也不一定非常多，有时候数百个GB的数据也可以称为大数据，还是要看它的第三维度即速度或时间维度，这个第三维度具有科学性，优化和整合了数据。在当今大数据时代下，数据就是档案，单个数据没有什么意义，但是单个数据在集体数据中都有各自特定的价值和作用。档案部门应该慢慢培养档案大数据的观念。

　　3.2 大档案观

　　对于大档案观理念的理解，可以从以下两个方面来理解。第一，所有数据都有可以入档，档案的大门更加宽广。档案归档的内容更加丰富，涵盖一切具有保存和利用的价值的信息，特别是互联网信息更加快速，及时抓取一切可以抓取的信息。不要忽略一些零碎的信息。第三，档案普遍。人们传统的观念是只有存放在档案管里的物件才是档案，但是目前网络每时每刻都在更新数据，它们涵盖各个方面，好多都没有收藏到馆里，我们应该改变观念。充分认识到只要是可以检索到的信息，都有它存在的价值，遍布在我们日常生活的每一个角落里。

　　3.3 大服务观

　　在大数据时代下，档案服务越来越受到重视。“为民服务”逐渐成为档案管理的核心。档案部门要转变以为“守财奴”的角色，时刻坚守国家赋予的责任和党的利益。在大数据时代大背景下，档案管理部门的职责不仅仅是从海量数据中挖取核心数据，还可以量化分析出用户的习惯和兴趣爱好，把档案服务放在核心位置，进而可以向广大用户提供更加精准的档案定制和更优质的服务，所以，用户希望得到的档案服务是精细化地优质数据，随时就可以享受到“问题――数据――解决方案”全方位服务。全面提升档案使用者的满意度。 　　3.4 大平台

　　随着时间的推移，档案管理数据也在不断地递增，目前使用的档案管理模式比较落后，已经无法满足现当今大数据时代信息的管理要求，档案管理部门管理模式必须要创新，建设档案数据大平台，这个平台可以搜集丰富的资源、操作更加便捷、服务质量更高。比如：北京、上海已经在档案数据平台走在全国的前沿，已经搭建了微信公众服务平台、在线查档案平台、电子文件档案管理中心系统，以上数据大平台都是档案数据平台搭建的成果。档案数据大平台为档案管理互联网系统的开发提供了很好的资源。全国高校档案管理系统平台的建设还有很多工作去做，还不够完善，最终目标是实现权衡发展，在一个起跑线上，建立的局域网可以在上传下达、同级交办上可以提供内部进行沟通交流的渠道。外部信息可以通过附属软件直接导入系统，从而实现数据资源的集中，实现了办公自动化和无纸化，完全体现了大数据的优越性，大大提升了上下级和部门之间的办公效率。“档案管理”模块就集成在系统平台中，不同职能的业务会有不同的业务档案从而实现划分档案类别，这些业务档案包括学生类、文书类、财会类实物类等等，档案管理更加细化。档案管理人员可以利用数据平台来随时查看以往文件和预归档，每年各个部门办理的文件都可以通过内系统平台来进行归档，遵循“机构――问题――保管期限”来完成归档，电脑软件可以直接生成归档文件目录，从而实现纸质和电子档的统一。

　　利用大数据时代实现档案管理是一个全新的理念和研究领域，对大数据时代下的档案管理模式的研究非常浅薄，还要花更多的时间来搭建数据平台，创新档案管理模式，可以有利于提升高校管理工作的工作效率。

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