电子信息技术下的档案备份与管理

　　一、档案备份的重要性及档案管理主要方法分析

　　（一）档案管理的重要性

　　在档案管理和备份工作中，最为重要的工作是对档案信息的保护，也可以说档案管理和备份过程中的一切工作都是围绕保护档案信息进行的。如果不对当前的档案管理和备份系统进行优化，对档案管理设备，例如硬盘、电脑等设备进行更新，当面对自然灾害或者人为损坏的情况下，就不能够有效的保护档案信息的安全，从而造成巨大的信息破坏。

　　（二）档案备份工作的原则及数据备份和灾难恢复的方法分析

　　在开展档案备份管理工作的过程中，需要遵循的基本原则主要有：科学化，自动化，适用化、安全性、稳定性、全面性、简单化和兼容性。

　　在对档案进行管理和备份的过程中，采用的应对措施主要包括两个主要的部分。一是通过硬件进行备份。在对硬件进行备份的过程中，通常都是采用硬盘、光盘、磁盘这三种设备进行备份。在这三种设备中，备份性能最好的是硬盘，但是硬盘备份所需的成本较高。相反，光盘备份的成本较低，但是备份的容量和性能都远远低于硬盘。硬盘容量大但成本太高。磁盘这种备份工具，则是能够在保障一定备份容量和性能的基础上，减少备份成本的投入，因此具有非常好的实用价值。二是档案备份过程中的组成成分以及网络备份的基本需求。现阶段，档案管理过程中，最常用的两种备份方式分别是本地容错模式以及异地容灾模式。本地容错这种备份模式一般是用来对本地存在的故障和错误进行处理，比方说网络设备、服务器以及相关操作系统等方面出现的故障。

　　二、对我国档案备份和管理工作进行优化过程中需要注意的问题

　　（一）纸质档案备份工作

　　在对传统纸质档案进行备份的过程中，应该将电子信息技术充分的利用起来，可以采用二维码或者拍照的形式，将纸质档案转换为电子版档案，然后再通过硬盘和光盘。磁盘等存储设备进行备份和管理。

　　（二）电子档案的备份工作

　　在对电子档案信息进行备份的过程中，通常是采用多种存储方式进行备份，例如硬盘。磁盘等，而不是仅仅采用一种备份方式，而且在备份的过程中，还大多采用本地和网络两种不同的模式，按照不同的备份频率进行备份，从而提升档案信息的安全新性。

　　（三）软件以及数据库的备份工作

　　现阶段，我国的档案备份和管理工作的对象不再仅仅局限于对文件的保存和管理，对于很多系统软件和工具软件以及外设驱动程序等也需要进行备份处理，在对这些软件和数据进行备份的过程中，通常是采用以电子信息技术为基础的数据库备份技术来进行备份，相比于传统的备份方式，这种技术的备份更加全面和可靠。

　　（四）实物档案的备份工作

　　在对实物档案进行备份的过程中，大多采用三维扫描技术和设备来对实物档案进行扫描和生产，从而制作出实物模型。从三维扫描技术现阶段的发展状况来看，它在我国已经有了广泛的应用，得到了非常好的反馈，在今后的发展过程中还将得到?M一步的发展。

　　（五）档案系统的异地备份处理

　　在档案的备份和管理过程中，如果将所有的档案文件都保存在一地，如果遇到自然灾害或者人为因素的影响，将会使大部分的信息都受到损坏。因此，为了提升档案备份和管理的安全性，应该对档案系统进行异地备份处理，一旦一个地区的数据受到损坏，也不会影响到另一个地区的档案保护工作。这种备份方式由于成本较高，因此主要适用于对价值较高的档案信息进行备份，例如军事和科技档案的保护。

　　（六）档案的分级保护工作

　　在实际的档案备份和管理工作开展的过程中，对于那些重要程度较高的档案，通常都采用分级保护的形式进行备份。在目前的档案备份和管理的工作中，往往需要对大量的数据进行处理，对于那些重要程度较低的档案进行异地保护，会造成一定程度的资源浪费。同时，很多档案文件具有一定的时效性，对于档案备份的需求不高。最后，很多电子档案文件，可以通过二次加工获得，也无须进行本地和异地备份。因此，依据档案重要情况和备份需求情况进行分级管理，能够有效地提升档案管理的效率，提升档案管理的水平。

　　（七）数字载体的长期备份工作

　　备份介质要选用较耐久的材质，使数据在当前技术条件下可以维持更长的可读时间。应使用标准的软件和文件格式存储；用不同的存储技术制作档案数据库的多个备份，以减少技 术淘汰后数据丢失的危险。电子化备份的频率和载体的选择要根据实 际情况进行选择和优化。

　　（八）纸质载体的长期备份工作

　　通过物理的、化学的方法，基于合适的存 储环境（温度、湿度等），可以实现纸质载体的长期保存。对于重要的纸质文件，还需通过制造副本的方式，或者一式二份的方式进行实物备份，异地备份。最后，通过化学处理，预防自然损毁，以确保长期保存。

　　（九）档案文件的电子化处理

　　档案作为一种历史和文化的沉淀，同时具有原始性和记录性的特点，它不同于一般的历史遗物因为它是以具体内容反映档案形成者特定活动的历史记录物，因而具有很强的记录性。档案也不同于一般的信息资料，它是特定的机关、组织或人物在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或另外收集的，因而具有原始性的特点。

　　（十）档案管理信息系统构建

　　在档案信息管理系统中一般包括分为8个模块：收集整编模块、档案分类整理模块、档案统计打印模块、借阅管理模块、鉴定销毁模块、档案编研模块、用户及系统管理模块、网页查询模块。

　　三、结语

　　与传统的档案管理和备份的工作相比，现阶段我国的档案备份和管理工作更具全面性和复杂性，在档案备份和管理工作的实际开展的过程中，涉及更多的内容，例如传统纸质档案的备份、电子档案的备份、各种数据库的备份、实物档案的备份等等。因此，想要有效地提升档案备份和管理的效率和水平，就必须要加强对电子信息技术的应用，通过电子信息技术，来提升档案备份和管理的高效性和安全性，从而推动我国档案备份和管理系统的优化和完善。

　　（作者单位为惠州市惠澳大道工程开发总公司）

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