农业科研院所档案管理工作的思考与实践

　　【中图分类号】G275.3 【文献标识码】A

　　一、档案的定义

　　根据《中华人民共和国档案法》，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。

　　二、做好农业科研档案管理工作的重要意义

　　农业在我国国民经济发展中处于基础地位，是整个社会赖以生存和发展的最基本的产业。农业科研院所作为我国农业科学研究、推广的重要机构，独特的学术地位和工作性质在整个国家经济社会发展方面有着极其重要的作用。档案管理工作是农业科研院所管理工作的一部分，是提高农业科研院所工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量一个农业科研院所综合管理水平的重要指标。

　　三、加强档案管理工作的具体做法

　　以辽宁省经济作物研究所为例。辽宁省经济作物研究所成立于1949年（1984年前称辽宁省棉麻科学研究所），隶属于辽宁省农业科学院，主要从事花卉、棉花、杂粮等经济作物研究。下设7个研究室6个职能科室。现有职工85人，高职称研究人员22人，博士3人、硕士27人。全所拥有土地面积609.53亩，实验仪器120余台（套）。

　　建所以来，经作所人坚持以科研为中心，以服务三农为宗旨，努力开展科技创新和成果转化，取得科研成果180项，其中国家级奖16项，省部级奖72项，主笔或参编出版著作32部。选育棉花、麻、杂粮、花卉等经济作物新品种65个，累计推广应用3亿亩，创社会经济效益150亿元。

　　1. 本所档案发展的历程

　　（1）档案管理工作的初级阶段（1949―1961年）

　　从建所到1961年为分散管理阶段。档案工作基本处于无序管理状态，各种档案资料分散保存在有关科室和个人手中。

　　（2）档案管理工作的奠基阶段（1961―1965年）

　　辽宁省经济作物研究所（以下简称“研究所”）在贯彻“十四条”的基础上，开始认识到科研档案管理工作的重要性，于是组织力量对散存于研究室和科技人员手中的科技文件资料进行了集中收集、分类整理和初步立卷归档工作，到1961年底，共立卷归档300多卷，取得了初步成效。为此，辽宁省档案局、省农科院联合在研究所召开现场经验交流会，《光明日报》也介绍研究所的经验。会后省直有关单位、各市县科研领导和档案管理干部纷纷来所考察。同年研究所建立了科技档案室，配备了专职管理人员。此后，随着科研工作管理制度的加强，在档案工作已有实践经验的基础上，制定了科研档案管理制度，正式实行业务部门立卷和集中统一管理。

　　（3）档案管理工作的保持阶段（1966―1976年）

　　这一阶段（文革阶段）全所各项工作都受到冲击，档案工作也不例外。但对已形成的档案和有关档案材料，全所上下极为重视。期间，所址和档案室虽然多次搬迁，但每次搬迁都把保护和保管好档案材料放在第一位，并设专人管理，没有造成任何损失。同时还将这一时期形成的文书和科技档案做了收集和保存。

　　（4）档案管理工作发展阶段（1977―2008年）

　　为了使档案工作更好地适应新形势的要求，为科研生产服务，为出成果、出人才服务。在20世纪80年代初，研究所组织力量集中清理积存档案，共清理积存档案370多卷，科技文献资料4000余份，使建所30多年来的专题研究档案全部建立和健全起来，达到了完整、准确、系统。在此基础上，又分别建立了文书、宣传推广、仪器设备、基本建设、学术活动、著作刊物、农业机械、生产技术管理和国际学术交流等方面的专题档案并全部进行编目，做到了卷目一致，便于查找利用。到2008年底，各类档案达到3680卷，完整真实地记载着研究所建所59年来各方工作的历史面貌。

　　在此阶段，研究所档案管理以科技档案为主，归科技科管理，历经三任档案员。档案员的技术职称由研究实习员，到助理研究员，再到副研究员不断提高。2006年档案室搬迁到新所区综合办公楼，档案库房（3室）面积为120平方米，档案装具有了大幅度的改善，全部换成铁皮柜150节（30组）。

　　（5）档案管理工作的提升阶段（2009年至今）

　　为贯彻《中华人民共和国档案法》和《辽宁省档案条例》，根据辽档发[1992]23号文件《辽宁省贯彻执行〈科学事业单位档案管理考核办法〉实施细则》的精神，进一步加强档案管理，全面提升档案管理水平，2008年档案工作人员参加了由省档案局主办的档案管理学习班，制定和健全了档案管理制度和管理办法。2009年初，研究所成立了综合档案室，将财务档案、文书档案、科技档案由原来分散管理改为由综合档案室集中管理，办公室设专人管理综合档案室，并负责对各科室?n案归档工作进行指导、检查和监督。同时把档案工作列入单位发展规划和计划及领导议事日程，对档案的经费投入、库房建设、设施及人员配备等工作条件给予了保证。组建了档案工作领导小组，由所长、各科室负责人和专职档案人员组成。全所形成了以档案管理部门为龙头，以专职档案干部为骨干，以兼职档案人员为基础的档案管理网络。

　　2. 档案管理工作的具体做法

　　（1）统一思想、提高认识，把档案管理作为基础性工作

　　所领导班子高度重视档案升级工作，将此项工作列入所目标管理重要内容之一，纳入单位年度目标责任制工作内容。所领导对档案工作给予了极大的关注和支持，大力投入人力和财力，明确指出做好档案工作是一项功在当代利在千秋的事业，要站在对历史负责，为现实服务，替未来着想的高度来认识和开展档案工作。目前，各项工作进展顺利。 　　（2）建立健全档案管理网络，完善规章制度

　　为了使档案管理工作长期有序的进行下去，根据单位领导班子分工和档案人员变动情况，研究所对档案管理领导小组成员进行相应调整，建立了由所长担任组长，由综合办公室主任担任副组长，成员由各部门负责人和专兼职档案员组成。实行档案管理与业务工作考核挂钩，一级抓一级层层落实的联动机制。多次组织档案管理人员到其他单位参观学习，不断提高研究所档案管理水平。这一制度有效规范了职工的工作行为，在日常工作中能够主动、及时收集、整理档案材料，提高了职工的档案意识，案卷质量也明显提高。

　　此外，制定和修改了《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》等规章制度。并将档案规章制度、档案管理信息网络、档案工作管理概况、档案全宗目录等制定成图表张贴在档案室，编写了档案全宗卷及各门类档案管理办法。

　　（3）加大资金投入，配套软硬件设施

　　为了提升研究所档案管理总体水平，先后投入10多万元，完成档案库房装修、档案设备和软件购置。目前，研究所档案室配备了扫描仪、复印机、打印机、刻录机、碎纸机和大容量移动硬盘，以满足档案现代化管理对数字化设备的需要。档案室配备了温湿度表，采取了防火、防盗、防虫、防尘、防光等措施，确保档案安全，现有所史馆120平方米，档案库房85平方米，阅览室20平方米，办公室20平方米，为档案管理基础建设提供有力的硬件保障。

　　（4）加大收集整理力度，科学分类管理

　　每年3月开展档案收集工作，并对实物档案、声像档案进行整理、排序、贴签，实行集中统一管理。对各类档案实行微机管理，在组卷、数据录入和编目上严格把关，并装盒入柜。全所现有科技档案、文书档案、会计档案等共8种门类档案，库藏档案总数已达3730卷，1893件。

　　（5）做好编研材料，合理利用档案信息资源

　　档案信息资源的开发利用是档案工作的中心环节和最终目的，是检验档案工作好坏的标尺。研究所在开发档案资源、扩大服务利用效果方面做了如下工作：一是完善了档案检索工具，扩大覆盖面。全部档案实行微机系统化管理，对各类档案编制了案卷目录，包括文书档案归档文件目录、文件字号索引、人员任免索引；科技档案总目录、分类目录；会计档案目录、基建档案目录、实物档案目录、声像档案目录等。二是加强编研工作，拓宽利用渠道。为了更好地发挥档案信息作用，结合研究所工作重点，档案员根据档案记载，不断开发各种档案编研材料。在编写各种档案编研材料的过程中，力求做到全面、准确、客观、真实地总结和记录研究所的发展历程。除查阅大量档案材料外，多次向相关部门收集补充有关数据信息材料。研究所现有编研材料有：大事记、组织机构沿革、《辽宁省经济作物研究所所志》、管理制度汇编，等等，扩大了档案的利用效果。三是注重档案利用效果的反馈工作。坚持填写档案利用效果登记，编写档案利用实例，定期进行档案利用综合分析。通过提供档案资料，为研究所的各项工作的顺利完成提供服务和保障。在“十二五”课题结题期，?n案室为全所课题提供会计档案（凭证、账簿），为课题顺利验收提供了保证。

　　（6）开展经验交流，推动档案事业发展

　　在档案管理实践中笔者意识到，要做好档案工作，就必须提高全员档案意识，使大家自觉地关心支持档案工作。为此，研究所非常注重《档案法》、《档案法实施办法》的宣传，利用张贴档案法宣传挂图和制作档案管理宣传板等多种形式宣传普及档案知识。加大档案法规宣传力度，提高全所职工档案意识。并多次组织档案管理人员参加学习档案法规培训班、文书改革立卷培训班、档案学术研讨会、经验交流会、科技档案现场观摩会。通过参加这些业务培训活动，增强了领导干部和专兼职档案干部档案意识，提高了管理水平和服务技能，使档案的收集、整理、分类、立卷、归档等工作更加及时，并做到了齐全、完整、准确、系统。

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