档案管理原理在“互联网+”时代的运用

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0026-01

　　一、“互联网+”时代高校档案的新特点

　　1.虚拟性：很多教学档案都是以电子档案形式存在，且存储在虚拟平台。

　　2.集成性：借助信息技术手段，教学档案完成数字化转化，进行网络集成管理，便于信息查询与再利用。

　　3.网络化：在“互联网+”时代，高校档案信息管理有效突破了“信息孤岛”，形成信息网络，教学部门、行政部门、后勤部门与档案部门之间通过网络实现档案信息的及时传递与共享，大大提高了档案信息传递与存档的准确性、及时性和高效性。

　　二、“互联网+”时代档案管理原理的运用

　　1.系统原理的应用

　　系统原理要求的层次性、目的性和全局性在当今“互联网+档案管理”时代极度需要“大数据”技术来实现。“大数据”可以称为巨量资料。随着我国经济社会的快速发展，档案资料涵盖的内容或细节也在快速膨胀，这就要求高层次档案管理部门要更新档案信息的收集、鉴定、整理过程，从各种各样的数据类型中快速找到我们需要收集的有价值的信息内容，使档案内容更加丰满和完善。

　　2.整分合原理的应用

　　“互联网+档案管理”实现整分合原理的关键技术是“云计算”。“云计算”的内涵和外延比较丰富，还没有统一的定义，比较直观的解释是通过网络提供可伸缩的廉价的分布式计算能力。云计算具有分布式处理、分布式数据库、虚拟化技术，其对于档案管理的任务分解与整合有天然的技术支撑优势。用户可以将查阅档案的信息或关键字像在“百度”中搜索一样，在档案信息云计算平台自动分解为无数个较小的子程序，再由服务器组合成另一个规范化的系统，后经计算、搜索、分析，将所有“全宗”中对用户有用的信息呈现出来，这是我们平常经常见到的各类档案管理软件无法实现的功能。

　　3.反馈原理的应用

　　反馈原理的运用在我们的生产生活中无处不在，最直接的反馈自然是网络购物中的用户评价。这种评价方式最为直观，也最有用。档案的查阅、检索、提供利用和统计在“互联网+档案管理”模式下可以引入类似的评价模式来实现即时的反馈信息收集。而我们熟知的移动互联网技术能很好地实现这个设想。

　　4.动力原理的应用

　　管理学的动力原理在“互联网+档案管理”的新模式下最需要的是“物联网”思维的深化。“物联网”与云计算、大数据一样都是比较复杂、比较新的词汇，但是我们可以简单地把它理解为利用互联网或局域网等通信技术将人员、物、传感器、控制器等外在实物通过新的方式连接在一起，实现人与物、物与物相连，实现远程控制与信息化、智能化的网络。物联网思维与技术不断融入档案管理过程后，我们可以大量吸收国内、外档案管理的新方法、新思维，并获得部分外在的重要信息，从而提高档案管理人员的工作效率和水平。

　　三、互联网+”时代档案管理优化措施

　　1.推行人才培养战略

　　人才始终是技术推动、发展与完善的必备要素，而这一点在“互联网+”时代下的档案管理方式的革新层面也不例外。因此相关的档案管理部门应重视人才的重要性，进而以较为系统化的方式为人才提供一定的培训环境，首先通过较具权威性的理论体系的普及来全面革新档案管理人才的意识形态，以促进其提升自身的知识结构体系，并以此来完善自身的理论储备。其次还需要通过实践使档案管理人才在知识培训环节所形成的知识体系架构切实地与实践相结合，进而全面促进相应档案管理人才的整体发展。因此这就需要档案管理人才切实地进行相应的档案管理实践活动，以此来提升自身的动手能力，并切实地培养自身的工作执行能力，进而使自身的工作水平得到较为系统化的提升。

　　2.制定合理的标准

　　现代化档案工作的核心是对计算机的应用以及对网络技术的全方位掌握，因此，网络技术的掌握对于“互联网+”时代的档案管理方式的革新来说有着较为重要的建设性意义，因此需要以科学化的手段来对相关的档案管理执行标准有一个较为细致的规划。而与此同时，这一规划性体系的构建也能够间接提升相关电子系统的实际运算速率，进而使相应的工作环节得到较为细致化地简化，而这对于相对而言无明显操作规律的档案管理环节来说，就显得尤为关键。因为计算机是无法进行具体管理控制的，即便可以，因运算程序的复杂也不会有很高的效率。只有加快档案现代化管理，实现档案工作的标准化才能适应越来越快的知识经济的发展要求。

　　3.积极推进教学档案资源的信息化建设

　　积极推进教学档案资源的信息化建设，实现档案管理网络化，是高校教学档案管理工作的一个必然趋势。对此，高校要增加信息化建设的相关投入，充分利用计算机办公系统及云空间的应用优势，增加教学档案信息化资源的转化、开发与存档的比重，促进教学档案在更大范围上的共享。可以说，高校教学档案资源的信息化建设，是后期进行教学档案高效开发与资源共享的基础，因此应借助网络通信技术和信息化处理手段，提高档案信息的传递效率，将重要的纸质档案转化为网络电子档案，及时上传档案管理平台供相关人员进行参阅和下载，提高教学档案资源的查询与利用效率。而对于一些具有保密需求和特殊价值的档案资料，则可以设置访问权限或付费接口，实现自动化管理，有效促进高校教学档案的创新管理。

　　总而言之，传统档案管理具有一定局限性，对档案管理的效率不高，且容易造成信息丢失等问题。目前，我国已经将互联网信息技术应用于档案管理，并取得了较好的效果。这就要求我们在以后的实际工作中必须对其实现进一步研究探讨。

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