企业档案管理社会化问题初探

　　中图分类号： G255 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2017）02-49-2

　　0 引言

　　在企业档案社会化管理过程中，企业要想更好的增强管理效果，提高工作人员专业技能的掌握效率，就要利用完善的社会化管理制度优化企业档案管理工作，逐渐提升企业的档案管理质量，为其后续发展奠定坚实基础。

　　1 企业档案管理社会化问题

　　当前，我国多数企业在档案管理过程中，还存在较多问题，无法提高企业的档案管理效率，难以发挥企业项目与文书管理优势，导致企业在实际发展中面临较多难以解决的问题。具体表现为以下几点：

　　首先，缺乏足够的重视。随着企业工作人员的增加，部分企业已经将人事档案信息交由专门的管理组织，并且可以对其进行电子档案管理。但是，多数企业都没有将电子档案全部交由社会外包组织管理，而是留在企业内部处理，如果企业内部档案管理人员缺乏电子操作技能，就会导致电子档案在实际管理期间出现一系列问题，难以达到良好的管理效果，这些问题的出现，主要因为企业对档案社会化管理不够重视，不能发挥社会管理组织的优势，难以提高企业档案管理水平[1]。

　　其次，档案社会化监管力度不足。企业中的档案管理工作不同于其他生产经营部门，无法为企业创造出有价值的产品，不能直接提高企业的经济效益，这就导致很多企业在实际发展过程中，认为企业档案管理工作无关紧要，不重视档案管理工作，并且将档案管理工作交由下级部门，不能加大对档案社会化监督力度。这就导致在档案社会化管理期间，经常会出现一些影响企业项目与文书管理的问题，并且缺乏良好的束缚性，使企业档案管理社会化效率降低，为企业带来较多损失[2]。

　　最后，企业档案社会化管理安全性较差。当前，部分企业在档案社会管理过程中，没有要求社会中的电子档案管理人员建立企业专有的电子档案库，导致社会电子档案管理机构在执行工作的时候，不能针对企业电子档案进行单独、集中的管理，一旦企业中电子档案格式不同或是包含不同软件的时候，就会导致出现系统不兼容的现象。同时，社会电子档案管理机构在多个企业档案统一管理期间，无法针对档案数据安全性等问题制定完善的保护制度，导致数据信息出现被篡改的问题，对企业造成巨大的经济损失[3]。

　　2 加强企业档案社会化管理重要性

　　在企业发展过程中，社会化管理起着关键性的作用。主要因为企业在档案管理社会化之后，可以提高档案管理质量，加强档案管理效果。首先，企业在加强档案管理社会化进程之后，可以为项目与文书管理人员树立正确的管理观念，在优化管理体系的基础上，提高项目与文书管理质量，达到良好的管理效果[4]。其次，企业在加强档案社会化管理力度之后，可以精细化的对档案信息进行管理，为项目与文书管理人员提供良好的管理依据，这也是企业培养现代化优秀人才的有力依据。再次，企业在重点关注档案管理社会化之后，可以提高企业档案信息的利用效率，增强企业项目与文书管理效果，优化企业的人才培养机制，使其向着更好的方向发展[5]。

　　3 企业档案管理社会化问题解决对策

　　企业要想更好的对档案进行管理，就要加快社会化进程，逐渐提高企业档案社会化管理效率与科学性，在严格控制企业档案管理成本的基础上，提高企业的人才管理质量，增强企业的核心竞争能力。具体措施包括以下几点：

　　3.1 加强宣传力度

　　企业在档案管理社会化过程中，必须要加大对管理工作的宣传，保证可以增强人事档案管理工作人员的配合意识。此时，企业可以针对档案管理人员工作现状考虑，制定完善的宣传制度，并且根据具体事件实施宣传工作，在企业所有成员了解档案管理工作重要性之后，积极配合档案社会化管理工作，为其后续发展提供有力支持[6]。

　　3.2 集中统一管理

　　企业在档案管理社会化进展中，必须要重点关注档案集中、统一管理情况，保证可以提高档案管理社会化效率。企业档案管理社会化是社会经济的产物，与企业传统档案管理方式相比较，存在较多不同之处。企业传统档案管理工作是由企业内部相关机构执行，根据员工的工作级别与文化程度等对档案进行划分，这种管理方式很容易出现管理混乱的现象，难以提高企业的档案管理质量。然而，企业在将档案管理工作交由社会管理机构之后，可以集中统一的对员工进行管理，提高了企业档案管理质量。这就需要企业在将档案管理工作交由社会管理机构处理的过程中，重点关注档案集中统一管理情况，保证可以充分发挥社会管理机构的优势，在提高企业档案管理质量的基础上，增强企业的发展效果[7]。

　　3.3 制定科学的档案社会化管理制度

　　企业档案信息是企业知识资产中的重要组成部分，主要因为企业档案信息中包含企业科研、生产、管理等工作的全部内容，同时，档案信息中还包含着企业员工的基本资料，有利于执行项目与文书管理工作。因此，企业在将档案管理工作交由社会管理机构处理的时候，必须要制定完善的管理制度，约束社会管理机构的行为，在提高档案管理准确性与完整性的基础上，维护企业档案的安全。在此期间，企业要全面分析社会管理机构网络数据管理能力，并且不断优化档案管理制度，根据社会管理机构的特点，严格执行档案管理社会化工作，使其向着更好的方向发展。

　　3.4 杜绝自带档案现象 　　企业在实际发展期间，对人事档案不够重视，在录用工作人员之后，员工的档案还保存在自己手中，企业不能对其进行统一的管理，导致出现档案流失或是弃档现象，难以提高企业的档案管理质量。使得企业在工作人员职位迁升或是办理保险业务的时候，没有一定的档案作为依据。这就需要企业利用档案社会化管理方式，规避这一问题带来的影响，杜绝员工自带档案的现象发生，达到良好的档案管理效果。

　　3.5 提高档案资源的利用效率

　　企业在档案管理社会化进程中，必须要重视档案资源的利用情况，保证可以通过档案外包公司提高档案资源利用效率，达到良好的管理效果。首先，企业要增强中介对档案资源的应用效果，提高企业档案管理质量。其次，企业可以要求外包公司利用档案资源为市场提供较多的服务，在保障企业经济效益的情况下，大力整合项目与文书信息，为市场人才库带来较多有力资源。这样，就可以有效提高档案资源的利用效率，使其向着更好的方向发展。

　　4 企业档案管理社会化发展趋势

　　企业在档案管理社会化发展过程中，会有着较为良好的进步。第一，在未来的发展中，企业会利用规范的管理制度与管理流程执行档案管理工作，并且提高企业档案管理的发展效率。其次，企业在档案管理社会化进展中，还会利用经济措施等，创新外包形势。最后，企业在档案管理社会化之后，还会利用先进的网络信息技术与数字化技术等，增强档案管理工作效果，使其向着更好的方向发展。

　　5 结语

　　企业在档案管理社会化过程中，必须要重视档案管理工作的执行情况，并且规范档案管理社会化流程，积极引进先进的档案管理技术，提高企业档案管理效率，为企业项目与文书管理工作的执行提供更多有利依据。

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