试析高校档案管理质量保障体系的建设

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）10-0028-01

　　高校档案记载着高校的发展历史、教学活动、人才培养计划以及科研成果，由于自身工作的特殊性，这些档案内容具有十分重要的学术研究价值，无论是对高校，还是社会发展都具有重要的促进作用。档案质量管理工作开展中，主要是指档案管理人员运用科学手段和专业技术，形成完善的档案管理质量保障体系，确保档案管理工作质量。档案质量管理工作核心内容主要是在档案管理工作基础上，进一步为高校长远发展提供保障。由此看来，加强高校档案管理质量保障体系建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

　　一、高校档案管理质量现状

　　档案工作作为高校日常管理工作中重要内容，档案管理工作质量高低直接影响到高校日常教育事务的开展，而构建完善的档案质量管理体系涉及内容较广，是一项系统性的工程，需要工人员综合能力、服务意识、制度完善和基础设施建设等多个方面提供保障。但是就当前我国高校档案管理现状来看，其中仍然存在一系列问题，主要表现在以下几个方面。

　　1.档案管理工作认知存在局限

　　就档案管理工作认知角度来看，存在十分明显的局限性。多数人对于档案管理工作的认知停留在资料整理，是一项十分枯燥、乏味的工作，没有什么发展前途，这就导致很多档案管理人员对工作的敷衍了事，责任意识欠缺，难以全身心投入工作中，严重影响到档案管理工作质量。

　　2.档案管理工作不规范

　　档案管理工作开展中，无论是资料搜集和管理工作，还是借阅制度都存在明显的缺陷和不足，出现这种现象的原因主要是由于高校对于档案管理工作重视程度不高，实际工作开展中未能更加规范的开展，档案的分类存放和借阅都存在着明显的缺陷，很容易造成档案资料的丢失和损坏。档案资料在借阅过程中，受到领导干部的影响尤为严重，很多领导说一句话就会影响到档案管理工作正常开展，无法遵循档案借阅流程进行[1]。

　　3.档案管理基础设施建设滞后

　　就档案管理工作现状来看，传统的管理工作模式已经无法满足实际工作需求，迫切的需要对管理理念、管理内容和管理方法进行创新，应用更多现代化管理技术，加强档案信息化建设。诸如，在档案管理工作中计算机、移动存储设备和温度调控设备的应用，均是当前档案管理部门的基础设施建设必备品。但是由于高校长期对档案管理工作的忽视，导致档案管理部门基础设施建设力度不足，存在明显的缺陷和不足，严重影响到档案管理工作有序开展。

　　4.档案管理奖惩体系不完善

　　档案管理工作开展中，如何能够为管理工作质量提供更坚实的保障，管理工作人员在其中所起到的作用是尤为突出的。这就需要完善的约束机制，促使管理人员能够有序开展工作，提升档案管理工作质量[2]。对于表现良好的档案管理人员予以奖励，工作敷衍了事的人员则给予严厉惩罚，以此来调动员工工作积极性，提升档案管理工作质量。

　　二、高校档案管理质量保障体系建设对策

　　1.强化档案管理意识，营造良好的工作氛围

　　高校档案质量管理工作开展中，主要是档案管理工作人员积极参与其中，运用科学合理的管理方法，充分发挥档案管理的作用，有针对性的建立一套完善的档案管理质量保障体系，确保档案管理工作能够有效落实到实处，提升管理质量。基于此，首先，应该号召档案管理部门所有领导干部、工作人员的积极参与，实现全方位的配合，根据相关制度和标准对文件资料进行管理，确保档案资料能够及时归档，提升档案管理质量[3]。其次，对档案管理全方位监控。高校建立完善的档案管理质量保障体系，加强工作监督是尤为必要的，并且贯穿于档案资料的收集、整理、审核、分类以及使用等全过程，一旦发现违规操作问题，及时有效的制止，寻求合理措施予以解决，确保档案管理工作能够落实到实处。最后，应用先进管理技术手段。通过应用现代化科学技术和统计方法，有针对性解决档案管理中存在的缺陷和不足。

　　2.建立完善的档案管理制度，为档案管理质量奠定基础

　　为了确保高效档案管理工作能够有序开张，有章可循，健全和完善档案管理制度是尤为关键的，促使高校档案合理利用、规范整理，健全各方面的管理制度，确保档案资料的收集、整理、分类、利用等过程都能够有章可循，形成更加全面的档案管理网络，有针对性解决档案管理工作中出现的问题，提升档案管理工作质量[4]。完善档案管理部门的岗位职责，根据工作计划有针对性开展档案管理工作，更加细致、全面。此外，还应该强化档案质量管理意识，确保档案资料完整、清晰、无缺陷，实现档案工作的集中统一管理，提升档案管理效率。

　　3.强化档案管理人员培训力度，提升人员综合素质

　　档案管理工作是一项系统性的工作，工作十分枯燥、单调，档案管理人员的综合素质和责任意识高低，对档案管理工作质量影响十分深远。这就需要结合高校实际情况，有针对性的优化档案管理人员结构，定期组织培训和考核，强化档案管理人员综合素质和责任意识，全身心投入工作中，提升工作质量。

　　结论

　　综上所述，高校档案管理工作质量高低直接关乎到教育工作的正常开展，其中所记载的科研成果和人才培养计划内容十分重要，这就需要建立完善的档案管理质量保障体系，确保工作能够落实到实处。

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