高校档案馆(室)应用微信平台开展档案信息服务研究

　　在信息技术快速发展的时代，移动互联媒体平台异军突起，它以现代化、电子化的手段，向不特定的大多数或者特定的单个人传递规范性及非规范性信息。2016年1月22日，据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第37次《中国互联网发展状况统计报告》显示：截至2015年12月，我国手机网民规模达到6.20亿，有90.1%的网民通过手机上网。[1]另据腾讯公司2016年第一季度业绩报告显示：微信和We Chat的合并月微信活跃账户数达到7.62亿，比去年同期增长39%。[2]在微信用户逐年增长的趋势下，微信平台为企业、媒体、机构等团体用户和个人用户提供信息服务的功能正日趋多样化。作为保管高校档案的重要机构，高校档案馆（室）如何依托微信平台，更好地提供服务，促进档案馆（室）的发展成为我们需要认真思考的问题。

　　一、高校档案馆（室）应用微信平台开展档案信息服务的现状及问题

　　自微信平台推出以来，高校档案馆（室）相继开通了微信平台。笔者于2016年10月1日，以“档案馆”、“档案室”、“档案”为关键词进行检索，剔除名称包括档案馆（室）但和大学无关的微信公众号后，发现开通微信平台的高校档案馆（室）共计28个。结合本次调查的统计结果，笔者主要从整体情况、更新频次、发布内容等方面，对高校档案馆（室）微信平台进行分析。

　　（一）从整体来看，高校档案馆（室）微信平台开通率较低，但是认证率相对较高，且呈东部地区开通数量高于其他地区的趋势

　　1.高校档案馆（室）微信平台的开通率偏低。从开通情况看，全国2560所普通高等学校中仅有28所开通了档案微信平台，仅占1.09%。其中，1219所普通本科院校中27所开通了档案微信平台，仅占2.05%，1341所高职（专科）院校中仅有1所（菏泽医学专科学校综合档案室）开通了档案微信平台，仅占0.07%。[3]

　　2.半数以上（57.1%）的高校档案馆（室）通过了微信平台的官方认证。微信公众号通过实名认证后，其账号头像会有黄色的“V”字标识，以便用户检索。截至2016年10月1日，28个高校档案馆（室）中通过微信官方认证的有16个，认证率57.1%，分别为福州大学、东南大学、重庆大学、东北农业大学、西北工业大学、燕山大学、山东大学、同济大学、陕西师范大学、南京大学、上海工程技术大学、武汉理工大学、扬州大学、中央财经大学、北京外国语大学、兰州大学档案馆（室）。

　　3.从分布区域看，东部地区高校档案馆（室）微信平台的开通数量明显高于其他地区。在28个开通微信平台的高校档案馆（室）中，东部地区有18个，占已开通高校档案馆（室）的60.7%。微信平台上线时间为2012年8月23日，位于东部地区的上海交通大学档案馆于2014年4月7日开通档案微信平台，它也是本次调研首家开通微信平台的高校档案馆。自上海交通大学档案馆开通微信平台以来，东部地区相继有16个高校档案馆（室）开通微信平台，为中山大学、中国石油大学、北京外国语大学、华东师范大学、福州大学、东南大学、燕山大学、山东大学、同济大学、南京大学、上海工程技术大学、扬州大学、天津外国语大学、菏泽医学专科学校、中央财经大学、中国计量大学档案馆（室）。东北地区3个，为东北师范大学、辽宁师范大学、东北农业大学档案馆（室）；中部地区3个，为中南大学、华东交通大学、武汉理工大学档案馆（室）；西部地区5个，为西北工业大学、陕西师范大学、贵州大学、重庆大学、兰州大学档案馆（室）。

　　（二）从更新频次看，高校档案馆（室）微信平台的活跃度普遍不高

　　一是微信平台开通后，部分高校档案馆（室）的公众号停更或者低频更新，沦为“僵尸账号”。如华东师范大学、东北农业大学、武汉理工大学等3个高校档案馆开通微信平台后，发帖数量为零；中南大学档案馆、重庆大学档案馆分别于2015年11月、2015年12月发布最后一条消息后再也没有更新任何信息。中国计量大学档案馆自开通微信平台以来，仅2014年发帖1条，2015年发帖2条。二是高校档案馆（室）发帖数量相对较少。在28个高校档案馆（室）的微信平台中，发布消息数超过20条的仅10个，分别为辽师微档案（162）、西北工业大学档案馆校史馆（134）、东师档案（52）、上海交通大学档案馆（51）、北外档案馆校史馆（50）、中山大学档案馆（46）、同济大学档案馆（38）、燕山大学档案馆（31）、贵州大学档案馆校史馆（28）、东南大学档案馆（22）。

　　（三）从发布内容看，档案基础业务工作内容较多，特色服务工作内容较少

　　根据调研，28个高校档案微信平台，基本都涉及档案基础业务工作。其档案基础业务工作包括档案服务、工作动态、通知公告、档案展览等，除北京外国大学档案馆外，23个高校档案馆（室）都设有自定义菜单，14个高校档案馆（室）自定义菜单内都有档案展览栏目，分别通过“档案精粹”、“专题展览”、“巡展”栏目展示馆藏珍贵历史档案。但是在档案特色服务工作方面，仅有华东交通大学、重庆大学、西北工业大学等3个高校档案馆（室）开展了毕业生档案在线查询服务。

　　二、高校档案馆（室）应用微信平台加强档案信息服务的对策

　　高校档案馆（室）要想充分发挥微信平台的作用，提升服务质量和效能，需要做到以下几点：

　　（一）加强宣传，强化微信公众平台的建设工作

　　一是呼吁更多的人关注高校档案馆（室）微信平台，可通过学校主页、各个新闻发布栏目分享二维码、设置图标或者链接、在校园广告栏内设置醒目标志等，鼓励广大师生、校友关注微信平台，也可以通过qq群、微博、博客等对微信平台进行推广；二是可以在新生入学、毕业时，邀请新老生参观高校档案馆（室），了解学籍档案，体验高校档案馆（室）微信平台服务的便捷性；三是借助微信平台开展档案展览、校史展览、有关档案方面的投票活动，以及“关注有礼”、“档案知识调查有礼活动”等，扩大影响力。以燕山大学为例，在国际档案日燕山大学在展厅和微信平台同步展开主题宣传活动，主要包括《临近毕业季，请关注你的档案》《档案有哪些作用》《哪些单位有资格接管档案》《学校档案馆可以为您做什么》《档案与民生》五个主题，这样既普及了档案知识，又提高了用户的兴趣。最后，微信平台也可以征集广大校友对平台发展方面的意见、建议等，让更多的人参与到微信平台的建设中来。此外，中部、西部、东北部高校档案馆（室）要借鉴东部地区的经验，利用并维护好微信平台。 　　（二）定期更新，提高微信公众平台的更新频次

　　第一，设置专人负责微信平台的运营。及时发布档案工作动态、通知通告等与档案工作相关的信息。更重要的是，要定期发布高校师生关注的话题，如在学生毕业季，中山大学档案馆发布了“毕业了，档案怎么办？别着急，档案馆给您支招”，西北工业大学档案馆发布了“学生零星档案发档流程”，都在特定时间及内容上引起了高校师生的关注。第二，分析统计用户咨询的问题频率，对出现次数较多的问题建立对应的解答信息数据库，通过微信进行自动回复，以提供全天候的信息服务。

　　（三）挖掘高校档案特色，创新微信平台个性化服务

　　除了注意发布内容的表现形式，可综合运用文字、图片、视频、语音信息等功能以外，还要注意：一是挖掘特色档案，凸显高校档案存史资政，服务育人的作用。以南京大学档案馆微信平台为例，其推出的“抗战70周年专题”展览以馆藏材料为依托，宣扬爱国主义情怀。又如中山大学档案馆发布的《风雨同舟?血脉赓续――国立中山大学与私立岭南大学历史图片展》，都起到了服务育人的重要作用。二是创新服务模块，开展档案特色服务，如在自定义菜单时设置校史展览、专题展览、互动栏目、毕业生档案查询等，并开展毕业生档案在线查询服务。三是充分运用微信的自动智能应答功能，其功能包括自动欢迎语、非人工服务时间的消息回复及关键词自动回复。[4]可以通过建立“关键词自动回复+自定义菜单”设置微信查询。[5]以往届毕业生为例，学籍档案中的录取登记表、成绩单、毕业生名册是经常要查找的，但他们又常常分散于各地，查找多有不便，利用微信平台进行咨询服务十分必要。

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