浅析高校图书馆档案管理工作中存在的问题及现状

　　中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）04（c）-0219-02

　　高校图书馆的档案是非常重要并且珍贵的文献资料，对高校未来的发展有着不可替代的重要作用。但随着社会的发展和诸多工作的展开，高校图书馆档案管理工作存在的诸多问题渐渐露出水面，面对这些问题，如何结合现状和发展形势提出行之有效的解决措施，是摆在高校图书馆面前的一个重要研究课题。

　　1 高校图书馆档案管理工作的现状

　　1.1 高校图书馆档案管理概况

　　随着数字技术的发展，我国绝大部分高校都已建成电子图书馆，完成了数字档案的建设。各高校也根据自身的实际情况制定出了相应的图书馆档案管理方案，利用信息化的数字处理系统使得图书馆的档案归档、整理、保管、利用、统计等各项工作都更加规范化、制度化、简便化。利用电子信息技术管理，是档案的分类、编制、检索的效率都得以大幅度的提高，与此同时也是图书馆档案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

　　1.2 高校图书馆档案范围与分类

　　人事档案、行政类档案、资产类档案、业务档案、党群档案等是图书馆档案管理工作的主要内容。人事档案主要是高校职工的学历证明、奖罚情况、培训材料、职务申报材料等。行政类档案主要是简报以及记录，如会议记录、工作简报、《中国索引》、图书馆通知与通报、图书馆通讯等。还指科研教学管理和馆史，如图书馆扩建、新闻报道以及馆庆等等，还有教学管理、项目管理、学位建设等等。部分行政档案还指国际国内交流与合作。资产类档案主要指图书馆内的储存设备、仪器设备等固定资产，如电脑、书架、监控、扫描仪、打印机等等。业务档案主要是图书馆的建设和发展状况，图书馆的安全工作、读者服务工作、交流工作等。其他档案工作其他图书馆赠予的有价值的资料、图书馆活动中所留下的影像资料、奖品、照片等等。

　　2 高校图书馆档案管理工作中存在的问题

　　2.1 对图书馆档案管理工作的重视不够、意识淡薄

　　目前，大多数高校图书馆都存在着管理意识淡薄、管理观念落后的问题。这表现在以下方面：高校的相关领导没有足够重视图书馆的档案管理工作，认为抓教学以及搞科研才能带动高校的发展。对于图书馆的档案管理工作，无论是设备还是人员的投入都远远没有达到实际需求，严重限制了图书馆的档案管理工作的发展。他们一般认为图书馆档案管理工作就只是简单的对档案进行保存与装订，而没有站在归档后的利用以及查询的角度去看待档案管理工作。

　　2.2 信息化落后，管理人员素质不高

　　当代社会，任何行业的发展都离不开信息技术的支撑，而目前大多数高校图书馆档案管理工作还拥有着相对落后的信息技术，图书馆档案管理人员的素质也普遍不高。首先，图书馆档案管理设施的匮乏阻碍了图书馆档案管理的信息化建设。其次，高校往往是在教学和科研工作上引进高素质人才，而对于图书馆档案管理工作的人才引进方面却显得比较吝啬，而且年龄结构也不是特别的合理，档案管理人员年龄普遍偏大，因此档案管理人员思想保守、对信息技术的掌握程度有限的现象在高校图书馆的档案管理工作中比较普遍，故而阻碍了高校图书馆档案管理的信息化建设和健康的发展。

　　2.3 管理模式落后，档案管理制度不健全，

　　各高校图书馆都有着自己的档案管理制度和管理模式，但大多数高校图书馆的管理制度都比较陈旧，也没有随着时代的发展而适当的修改完善，导致过时、与实际工作脱节的现象出现。这与高校图书馆没有形成统一的档案管理工作有关，图书馆档案管理部门与各学院各部门之间缺少有效的对接和沟通，致使归档环节出现各种不合规范的现象。第二点是图书馆的档案管理工作没有根据时代的发展而修整完善，也就是说没有做到与时俱进。如档案管理工作的信息化建设、系统的升级等等都对档案管理制度提出了新的要求，所以要对既有的制度进行修订、完善，使其更加规范、更加健全。

　　3 高校图书馆档案管理工作问题的解决对策

　　3.1 提高意识和重视程度

　　意识是行动的先导，所以在档案管理工作中首先要改变管理者的意识，彻底改变过去重视不足、认识不够的局面。要做到这一点，第一步是做好宣传工作，是整个高校上下都重视档案管理工作，让档案管理工作深入人心。然后，档案管理者要自觉提高自己的意识，改变落后的观念，时刻意识到图书馆的档案管理工作直接影响到广大师生的切身利益和有关工作的顺利展开。最后，学校广大教职员工以及各个部门都应该主动配合图书馆档案管理部门的工作。

　　3.2 加强档案管理队伍的建设

　　任何工作都不能忽视人才队伍建设这一环，高校档案管理工作也是一样，培养和引进高素质的档案管理人才是档案管理工作高校开展的有力保障。加大力度引进高素质的档案管理人员是高校首先应该做的，使档案管理人员思想保守、业务能力不达标、年龄结构不合理的现状得到改善，充实并壮大档案管理队伍。然后，高校还应该在引进高素质人才的基础上加强对既有管理人员的培养，通过政策保障来使管理人管参加业务培训、深造，是管理人员真正适应图书馆档案管理工作的工作需求。

　　3.3 建立先进的管理模式和健全的档案管理制度

　　推动管理工作最行之有效的内核动力就是制度，对于完善高校图书馆档案管理工作，一套健全、系统的管理制度是必不可少的。所以，高校图书馆要想提高档案管理水平，就必须建立起一套健全的、系统的、行之有效的档案管理制度。首先，图书馆的档案管理工作要有学校的领导来亲自抓，并成立系统的组织机构，各学院、各部门与图书馆档案管理部门要建立起结合管理模式，责任到人，明确分工，做到对接通畅、收集及时、归档顺利。其次，图书馆档案管理制度要与时俱进，根据时代的发展调整管理细则，创新管理模式，使工作效率得到提高，为广大师生作出更好的服务。

　　3.4 提高档案的信息化水平

　　当今时代，信息化已经在人类生活和工作的各个领域都发挥着不可或缺的作用，图书馆的档案管理工作如果没有信息化工具来管理，必定会是图书馆档案管理工作的发展止步不前。因此，高校应该加大图书馆档案管理工作的信息化建设，从设备、软件、管理方式等多方面投入、引进，将现代数字技术积极的应用于图书馆档案管理工作中，共建共享档案资源信息，最大限度的发挥档案管理的信息功能。

　　4 结语

　　高校应该充分认识到高校图书馆档案管理工作是高校办学事业中重要的组成部分，清楚的认识到档案管理工作的重要性，面对档案管理工作中存在的诸多问题，要有针对性的提出改善措施，并通过这些举措来时高校图书馆档案管理水平得到有效的提高，从而更好的服务于高校的各项事业。

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