高校档案利用与编研工作思考

　　档案编研，顾名思义就是对档案的编辑和研究，是档案部门根据馆藏档案和社会需求，以研究档案内容为基础，编写与之相关的参考资料、汇编档案文件，或进行编史修志，撰写论文专著等的一项档案业务工作。[1] 档案编研工作是档案工作的重要组成部分，是对档案资源的深度挖掘，其对提升档案利用服务能力、实现档案价值意义深远，高校的档案编研工作亦如此。

　　1 高校档案利用与编研工作概述

　　高校档案利用工作，指高校档案馆（室）通过制作档案复制品、档案原件外借、开具相关档案证明、提供相关咨询服务及开设阅览室等方式为广大师生、学校、社会等利用者提供档案原件、档案复制件及档案信息加工品的一项业务工作。高校的档案利用工作是高校档案工作的根本目的，是实现档案价值的唯一途径；高校档案编研工作指高校档案馆（室）以档案馆藏为基础，加工出以文字、图表、数据、声像等形式存在的专门的档案资料成果，以便为档案利用者提供更好服务的业务工作，编研成果按编研层次划分，有一次文献、二次文献、三次文献，不管是一次文献还是二次三次文献，档案编研成果都具有原始、系统、易读特点，都具有参考凭证作用；按选题范围划分，有综合型和专题型两种；按体裁特征划分有汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料、史志等。高校的档案编研工作，是为提升档案服务能力、加强档案利用工作的延伸，和档案利用工作息息相关，对实现档案自身价值意义重大，是高校档案工作的重要组成之一。

　　2 高校档案利用工作现状

　　档案的利用以档案原件、复制件为主，档案信息加工品极少；利用方式以制作档案复制本、档案外借、咨询服务等为主，阅览室开设、档案参考资料编写、专题档案展览、档案信息网上服务等方面尤为落后，许多高校，特别是新建院校，档案工作环境极差，无法开设阅览室和专题档案展览，档案信息网络化进程极慢；档案开发工作几乎无人问津；档案工作人员服务意识被动，服务范围大多局限于学校师生，档案的社会服务功能无法体现，抓不住档案的时效性，不能让档案在最佳时机呈现，不能识别突出的典型的档案个体，以致档案利用工作停留在原始的按部就班状态，毫无生气，无法向更高层次发展。

　　3 高校档案编研现状

　　档案编研人员紧缺、业务素质低，大多高校的档案工作人员编制不足，甚至不能专攻档案工作，往往身兼数职，档案人员疲于档案工作的枯燥和日常工作的繁琐，无暇顾及档案编研工作，加之许多档案人员都属非档案专业出身，档案业务素质低，在档案工作中，能应对日常的档案利用工作已属不易，对更高层次的档案编研工作只能一筹莫展；编研过程中，呈现个别档案人员独自奋战，没有相关人员及集体的参与研究，对选题的不科学、选材的不全面等都有直接的影响，无法体现集体的创造力量；编研成果在选题、选材方面大都借鉴于其他院校，千篇一律，人云亦云现象突出；编研成果大多为一次文献，对具有史学研究价值和决策研究价值的二次、三次文献极少，即编研严重重编轻研；大多高校，特别是许多发展相对落后的院校，编研工作存在严重的闭门造车现象，走不出校门，各高校档案同仁之间交流少，编研工作呈各自为战状态；档案编研成果成为摆设，缺乏相关宣传渠道。

　　4 做好高校档案以编促用工作

　　高校的档案利用工作是档案工作的根本目的，编研工作是档案利用服务工作的衍生和拓展，两者之间关系密不可分，因此，要改变高校档案利用工作中以档案原件、复制件为主，档案信息加工品极少，档案信息网上服务落后等现状，如何做好高校档案编研工作，促使档案利用工作向着更高层次发展是当前所有高校档案人要认真思考和解决的问题。

　　（1）落实档案人员编制，引进档案专业人员。作为档案编研工作的主体，参与编研的人员一定要具有较强的档案专业技术能力，他们不但熟悉学校馆藏内容，并且在日常工作中，对档案的利用与需求了然于心，这对档案编研的选题能否有足够的材料支撑、编研成果能否很好地为档案利用工作提供可用素材、能否真正服务于学校和社会起到了关键作用，因此，做好档案工作人员自身的建设问题，是档案利用和编研工作的前提。

　　（2）充分挖掘、发挥集体的创造力量。档案编研工作是一项创造性工作，因此，相关决策者要重视此项工作，安排部署中要客观分析档案人员精力、能力的有限性，安排合适的人员加入到档案编研队伍中，避免编研工作中档案人员孤军奋战的现象，充分发挥参编人员的集体智慧，从不同视角??视选题、内容，最大限度地保证其全面性，这种集体创造力量是个人能力无法做到的。

　　（3）科学定题、选材突出典型和特色。编研工作的最终目的是为了服务档案利用者，因此，所定的选题即要符合学校的发展要求，亦要符合档案利用的现实需要，充分体现档案的价值，选题是否能将高校的档案馆藏充分利用等环节至关重要；编研选材要紧紧围绕选题，即要全面、更要突出材料的典型；此外，除了对本单位馆藏的充分利用，编研工作者要拓宽视野，搜集社会上与本校相关的社会信息资源，并将其与馆藏信息融会贯通，合理结合，这样，编研成果才能更好地实现其社会服务功能；此外，面对大量的海选材料，工作人员要根据选题反复筛选，并做到各参与人员之间的交叉筛选。

　　（4）加大二次、三次文献的编研工作。档案的编研工作不但要充分体现“编”，更要将“研”放在重要位置，在档案编研工作中，研究过程就是创造过程，因此，高校的档案编研工作要摒弃陈旧观念：只重视基础、简单的一次文献编研工作，编研重心应该放在更系统、更具研究性的二次三次文献编研上，这不但是编研工作者能力和创造力的体现，亦是档案利用工作实现更系统、更全面、更高层次服务能力的表现，因此，高层次的编研工作刻不容缓；三次文献的编研，是对档案信息资源的高度提炼，她能更系统、全面地体现档案自身的价值，因此，高校的档案编研工作要想更上一层楼，对档案的三次文献（如年鉴、数据手册、史志及综合性的调研报告等）的编研工作一定要投入大量的人力财力。

　　（5）改变编研工作闭门造车现象。领导要重视档案编研工作，重视档案编研人员的继续教育；档案人员在不断提高自身业务素质的同时，亦要努力改变高校档案工作被严重边缘化的现状，加强和各高校档案人员的联系，在编研工作中，随时交流经验，并结合学校实际，大胆地借鉴他人的编研方式。

　　（6）高校要努力改变编研成果走不出校门的闭塞现状。高校编研工作的最终目的是给学校、社会提供更优质的服务，如果编研成果只能成为一种摆设，那么编研工作已失去了意义，因此，通过正式出版、校际交流等方式将编研成果面世是高校做好档案编研工作要努力解决的问题之一。

　　（7）档案编研工作要与时俱进。信息时代的到来，所有信息资源的数字化工作已是信息社会发展的必然要求，档案编研的数字化亦在所难免，因此，各种档案专题形式的数据库、目录中心等都是信息时代、网络时代档案工作更高效便捷地服务学校、服务社会的资源库，因此，档案编研工作者在编研工作中，要结合学校网络发展实际，切实重视档案编研成果的数字化，利用网络不受时间、空间限制的特点，快速地为广大利用者提供便捷的服务，这是档案编研工作符合时代发展要求的体现，亦是实现档案利用工作信息化网络化的表现形式；档案工作者可将专题性的编研成果以网络展览的形式展于校园网，方便师生及社会人士查询利用的同时，又提升了档案的服务能力。

　　5 结语

　　高校档案编研工作，是高校档案工作的重要组成部分，是高校档案利用服务工作的延伸，档案编研工作即要以档案信息资源为基础，更要依赖档案利用需求的发展规律对档案信息资源进行深度加工和挖掘，二者间可谓一荣俱荣一损俱损，高校档案工作者要做好新时期档案需求者对档案利用的各种需求，一定要充分利用人类智慧，在档案的编研工作中有所为，以便更好地服务学校和社会的发展。

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