整合院校档案信息数字化的建设与思考

　　北京电子科技职业学院作为一所多校整合的高职院校，档案信息的整合、规范以及数字化是一项繁重而迫切的工作任务，也是档案资源长期保存和高效利用的必然要求。原先各个学校的档案是广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶，也是历史的凭证和物质财富。通过档案整合和数字化，将这笔物质财富和精神内涵恰当的、有机地结合起来，才能最大限度地服务于教育教学活动，对今后的教育教学和学生成长将起着承上启下的桥梁和借鉴作用，也是学校继往开来的基础和纽带。为此，学校开展了档案信息数字化的建设工作，有力地促进了教学科研及学生管理工作，并为?W校领导决策提供了可靠的借鉴和依据。

　　1 档案信息数字化的建设情况

　　项目自2015年10月29日进驻，至2016年8月30日完成，历经272个工作日，共完成档案整理24096卷（件），手工整理及数字化19个全宗，其中含照片档案325册，实物档案1294件，纸制档案22477卷（件）；实物拍照604张；档案扫描169448页；目录录入504629条。具体做法：

　　1）档案分类

　　（1）区分全宗、区分类别

　　北京电子科技职业学院为现行全宗，另有北京第一轻工业学校、北京轻工职业技术学院、北京轻工职工大学、北京邮电工业学校、北京市仪器仪表工业学校、北京市机械工业学校、北京市汽车工业学校、北京二轻工业学校等8个撤销全宗。以上9个全宗的档案必须严格区分，并分别赋予全宗代码，各自单独整理，不得混淆。依据27号令，结合各全宗文件材料归档的具体情况，北京电子科技职业学院为“开口”全宗，文件材料归档较为齐全，因此设置了“党群类、教学类、外事类、学生类、行政类、资料类、科研类”等7个类别，并逐类赋予代码；北京第一轻工业学校等8个全宗为“闭口”全宗，文件材料归档不够齐全完整，且归档量不大，因此设置了“综合类、学生类”等较少类别。

　　（2）区分保管期限、区分年度

　　为尊重北京第一轻工业学校等8个撤销全宗原有的档案整理基础，此次档案整理工作继续沿用“永久、长期、短期”的保管期限划分方式，并相应赋予“Y、C、D”的代码。根据国家档案局《关于制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表的规定》（8号令）相关要求，对过去保管期限划分不准确的档案进行局部调整，将部分应当永久保存的长期、短期档案提升为永久档案，并制定各全宗的《文件材料归档范围和档案保管期限表》。各全宗档案在区分类别、区分保管期限之后，即按文件材料的形成年度逐一划分，并严格按照档案整理的基本原则进行整理。档案整理的基本原则是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件材料之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　2）档案组卷

　　将归档的各类文件材料，按照问题特征或时间特征、责任者特征、公文名称特征组成案卷，是文书档案传统整理方式。在归档的文件材料中，将每份文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与被转发件、中文版本与其他文字版本等，这些有着密切联系的文件材料立卷在一起。凡是2000年后形成的文件材料，按组件方式进行整理。即：每份文件材料的不同稿本合为一件，包括文件材料的正本、定稿、附件、被转发文、复制件、发文稿纸，以及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单；报表、名册、图册等一册为一件；会议、活动等形成的成套文件材料集中作为一件等。

　　3）档案排列、编号

　　（1）排列

　　卷内文件材料的排列，依据文件材料的形成规律和特点，区分不同情况进行。一般情况下，重要材料在前，一般材料在后。对于一些密不可分的材料，依次序排列，如：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要的法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后。每件中不同稿本的排列顺序为：正本、附件（包括被转发文）、文件审批单、定稿、复制件。依据分类方案，按照事由、结合时间和重要程度进行排列。会议、活动的文件，统计报表，案件材料等成套性的文件集中排列。信息、简报、期刊等，按照丛编序号排列。同一事由的一组归档文件，按照形成时间顺序排列。

　　（2）编号

　　将每卷的文件材料、每件的文件稿本排列好后，编写每一卷、每一件归档文件的页码，以固定每一页在卷、件中的位置。文件中凡是有图文的页面都编写页号。当文件有连续页码时，无需重编页号；当归档文件无页码或无连续页码时，每卷、件需从“1”开始，使用阿拉伯数字编流水页号。空白页不编号。编写位置：正页面的右下角，反页面的左下角。按照每卷的排列顺序，在案卷封面的指定位置，逐卷编写卷号，以固定每一卷在年度中的位置。

　　4）档案修整

　　为了保证档案能够长久保存和有效地提供利用，必须对归档的文件材料进行必要修整。

　　（1）对破损的纸张进行修裱，修裱要用糊精或专用胶水；

　　（2）对字迹模糊的（颜料笔）、易扩散的（圆珠笔）、易磨损的（铅笔）或易褪色的材料（如热敏件）进行复制；

　　（3）去除纸张上的易锈蚀的金属物（如铁质订书钉、曲别针、大头针、推钉、鱼尾夹等）；

　　（4）对过大的纸张进行折叠；

　　（5）对过小的纸张进行托附；

　　（6）对装订线内有字迹的纸张贴补纸条，并折叠右侧等。

　　5）档案数字化

　　按照国家有关标准，采用信息技术，将传统载体档案进行数字化转换。采用彩色模式扫描方式，图像采用JPEG格式，以全宗号命名建立第一级文件夹，档号命名建立第二级文件夹，第三级图像文件以四位流水号命名。例如：北京市第一轻工业学校（全宗）1997年学生永久第1卷，文件图像1-3页。采用公司处理软件进行加工处理，如逐页纠偏、去黑边等，确保每幅图像清晰、不失真，保持档案的原版原貌。

　　2 档案信息数字化的思考

　　2.1 档案信息化数字化的前提是档案管理的规范化

　　数字化是技术手段的改进和提升，前提仍然是管理的规范化。作为整合院校，需要通过深化改革和优化人力资源来实现管理的规范化，在此基础上，需要借助信息化技术，实现档案信息的数字化，提升学校整体管理效能。因此，高职院校领导需要高瞻远瞩，对档案信息数字化认识到位，指导到位，保障到位，才能有效整合学校历史的和现实的所有资源，并发挥集约优势，切实促进学校的事业发展。

　　2.2 《档案信息数字化管理办法》是实现档案统一管理和规范的根本依据

　　学校应制定《档案信息数字化管理办法》，统一管理和规范所有档案。通过OA办公系统，采用分级授权的管理机制，建立起档案的收集、整编、鉴定、入库、统计、保管、利用、编研以及数据导入导出等综合管理系统，将日常工作与档案规范管理紧密结合，既实现了档案的规范管理，也对日常工作流程进行了规范和优化，提高了工作效率，也能促进学校管理水平的整体提升。

　　2.3 必须建设一支专兼职的档案信息管理人员队伍

　　档案信息管理人员是实现档案信息规范，保障档案软件系统平稳运行的关键和核心要素。学校领导必须根据实际工作需要和工作要求，配备足额的专职档案信息管理人员，同时还要建立一支兼职档案信息管理人员队伍。只有加强对专兼职档案管理人员的培训，提高业务能力和素质，才能实现档案信息管理的规范化、高效化。

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