浅谈如何做好建设项目档案管理工作

　　近年来随着房地产业的快速发展，城市面貌日新月异，城市建设档案数量也与日俱增。建设项目档案作为记录着项目开展到结束整个过程的重要依据，显然在建设工程管理和城市建设过程中都是非常重要的。建设项目档案是项目管理质量和施工技术质量的重要凭证，其所提供的信息是项目开发、城市建设宏观调控、保障性房屋建设、司法鉴定和房屋改造、拆迁等活动的重要凭证，必须对其引起足够的重视，以保证城市能够更好地发展和建设。

　　一、建设项目档案工作的组织管理

　　（一）健全建设项目档案管理制度

　　根据国家对建设项目档案的收集、管理、归档工作要求制定适合本单位工作实际的建设项目档案管理管理规章制度，使建设项目档案管理工作有章可循，有法可依。

　　（二）成立建设项目档案管理领导小组

　　由于建设项目档案工作是一个系统的工程，档案形成的领域较宽，涉及多个部门和专业。建设项目资料的收集，整理、归档工作全部依靠档案部门是不够的。建设单位应成立建设项目档案管理领导小组，由项目档案管理领导小组统一部署档案管理工作，协调解决项目资料收集、整理、归档的各种问题，组织建设项目档案的自检和验收申请，使建设项目档案工作有组织保证。

　　（三）落实建设项目档案管理工作责任

　　为了保证建设项目档案工作有效实施，应落实建设项目档案管理责任。把项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理列入建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。且明确建设项目的主管部门与档案部门对建设项目档案管理的责任，由档案部门负责建设项目档案的监督、指导、检查、培训工作，项目主管部门负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作，经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况。

　　二、加强建设项目档案工作的有效措施

　　（一）建设项目档案与项目建设同步

　　坚持 “从源头抓起，全过程参与，与工程建设同步”的指导思想，项目档案工作与工程建设进程同步进行。从建设项目申请立项时，即开始项目文件的收集、整理、审查工作。及时了解项目的具体内容，实施跟踪管理。投资建设项目，经上级主管部门批准，即进入项目的实施阶段，一旦招标结束，档案部门应及时得到形成的相应文件，掌握项目的实施进展情况。

　　在项目的施工阶段，建设单位要加强工程施工资料的管理工作，要求监理和施工单位根据工程进度及现场情况及时上报资料，避免工程资料与施工进程不同步的情况发生。同时按照项目建设的阶段布置

　　（二）纳入合同管理，保证建设项目档案完整、系统归档。

　　建设项目主管部门在签订设计、监理与施工合同或协议时，应设计专门条款，明确有关方面提交相应的项目文件及所提交文件的整理、归档责任，包括明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项，以及明确相应条款的违约责任等。建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位根据合同要求，完成各自职责任或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作，最终使建设项目档案顺利完成及移交。

　　（三）加强人员素质培训，建立健全项目资料管理制度

　　建设项目施工是一个复杂多变的动态过程，因此项目档案管理人员专业水平非常重要，定期进行相关培训，挑选具有相关专业知识及工作责任心强的人员充当资料管理员，在项目开工之初应派专人负责对各项技术资料进行分类收集、编制，且及时进行相关资料的质量验收评定工作，之后形成相关资料的原始记录，确保工程资料形成和工程施工进度保持同步。完善工程管理人员调动时的资料交接手续制度，将工程资料交接看作一个重要环节并严把此关，以此落实资料管理主体和资料保管的责任。

　　（四）加强思想认识，提高档案管理质量

　　要想做好建设项目档案管理工作，首先需要加强思想上的重视，只有真正的从思想上重视起来，才能够切实建立责任心，做好项目档案的管理工作。由于建设项目档案管理工作和建设项目施工的整个过程是息息相关的，档案工作需要和施工同步进行，在开始工程施工的同时，也需要注意项目档案管理工作的建立，这样才能够有条不紊的进行，不至于出现后续的混乱。如果某些施工单位或档案相关管理人员在思想认识上没有引起足够的重视，很容易导致建筑工程档案管理工作在开展的过程中工程资料无法与施工同步，而等到最后才着急补充，这必然会给后期的管理工作带来很多麻烦，甚至浪费人力、财力和时间。

　　（五）加强现场了解，做好建设档案管理

　　如果建设项目档案管理工作不深入到施工现场，坐在办公室就能够完成，那必然是不切合实际的，是档案管理人员根据自己的现象的构思出来的，这样的建设项目档案的建立是没有任何意义的，因此，需要加强档案管理人员对施工现场的更多了解。所以，建设项目档案管理的人员应该加强施工现场的了解工作，实施的对施工环节进行勘察，对于发现的问题，能够及时的提出，以便能够及时的更正。这不仅能够帮助提高建设工程施工的质量，同时也能够完善建设项目的档案工作。

　　（六）加强档案管控，确保工程资料的完整性

　　对工程技术?Y料的表格样式进行统一，当项目准备筹建时就需要按照本工程的具体特点，制定一套具有可行性的、符合当地行政管理部门和档案管理部门规定的竣工资料表格。表格的统一给各参建单位在进行工程资料编辑与整理过程带来了很大的便利，从而有效避免了资料格式多样化、不规范化情况的出现。因为只有完整的技术资料才能充分、系统的体现出工程的施工过程与工程质量的真实状况，所以及时全面的对施工过程中形成的技术资料进行收集，能够在工程项目的质量控制、进度控制与投资控制中发挥非常重要的作用。

　　（七）加快建设项目档案管理的数字化、信息化

　　传统的建设单位档案管理都是用一些纸质文件和手写程序。随着计算机技术和通信技术的广泛应用，现代办公方式产生的大量电子文件，传统的模式已经无法满足今天建设项目行业的发展了。传统的手写纸质文件都将慢慢退出历史的舞台。因为这样的办事方式效率很慢，程序很复杂，同时也是非常不环保的。每天可能都要消费大量的纸，给环境带来很大的压力。所以政府也是不支持，环保人士也是不支持。

　　建设项目档案不仅档案数量多，且档案利用较多，在项目建设、验收及项目运营过程中都会经常用到。为了提高方便档案利用效率，方便检索和查阅，促使项目档案管理逐步向现代化管理推进。面对利用者在信息时代和数字时代的利用需求，加快建设项目档案管理的数字化、信息化是企业提供商阍和档案利用服务的基本手段，也是企业档案管理工作发展的必然趋势。

　　三、结束语

　　综上所述，随着社会经济的不断发展，城市的发展规模与速度在不断地提升，加大对建设项目档案管理对于提升项目管理水平，促进建设项目档案管理工作有着重要的意义。相关部门及管理人员必须对其引起足够的重视，实现建设项目档案规范化管理，进一步促进我国城市的发展。

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