浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理

　　建筑工程文件在整个文件工程管理中能产生不同的信息记录形式，包括工程准备、监理和施工等多个环节。建筑工程竣工档案管理的效果能对整个建筑工程质量有著直接影响。建筑工程竣工文件是工程竣工验收的条件，需要保证其完整性、齐全性和准确性，能够将建筑工程施工、竣工验收的真实情况反映出来，使得图物相符，技术数据更加可靠。此外也需要做好归档工作。如果建筑工程档案验收不合格就无法进行竣工验收。因此需要采取有效的措施对竣工文件档案进行整编和整理。

　　一、建筑工程竣工文件档案整编整理的现状

　　建筑工程资料的整编以及整理等工作需要贯穿于工程的全过程，如果监督管理不到位，就会使得建筑工程文件资料的整编与管理效果不佳，甚至会影响到归档后文件资料的利用。

　　近些年来我国的基本建设体制逐渐推进，建筑工程项目中的合同管理、招投标、建筑监理、工程资料的整编与归档等效果虽然得到了一定的改善，但是问题依旧存在。

　　首先建筑工程竣工文件存在着不齐全的问题，很多建筑项目中缺少投资审批文件、施工许可证、验收合格证以及安装和质量管理文件等。施工单位管理不到位，技术人员对安装设备文件以及合格证等的管理不够重视，随意放置，使得文件出现丢失，施工材料进入到现场后，其合格证以及文件等经常出现审批手续不全的现象。在工程建设中必须要保证竣工图和施工图的一致，在施工前做到施工图的干净、完整，科学的对竣工图进行改绘。虽然在实践中有些项目已经修改，但是修改后的竣工图不能进行有效的归档，也不能更换之前的图纸。

　　其次无法保证建筑工程文件的真实性，有些工程联系单的签字是代签的，还有些单元工程质量评定资料存在涂改的现象。建筑工程竣工文件的编制不统一，缺乏规范性。建筑工程中，一些项目的施工图纸被替换，并且在图中没有标识说明，对于图纸的更改情况也没有备注。此外，图纸需要与变更通知单分别归档。有些竣工图虽然按照变更进行了修改，但是修改标识并不统一，而且有些需要重新绘制的竣工图没有重新绘制。

　　最后建筑工程竣工图上的变更与实际不相符，有些变更通知单没有进行编号，工程变更并不明确，使得有些根本没有执行、或者已经作废的变更也进入到竣工文件的归档中，导致竣工图的使用价值降低。

　　二、建筑工程竣工文件整编整理不当的影响要素

　　首先不能规范管理日常的项目文件，在建筑工程中，施工企业在文件资料管理过程中需要花费一定的人力和物力，需要与工程实施相结合，从而满足日常工作的实际需要，但是实际上，企业并没有将工程建设与竣工文件档案的整编归档相结合，使得工程资料管理不到位，规范性不强。

　　其次建筑工程文件资料管理制度还不完善，虽然施工单位建立了文件档案管理方面的制度，但是并不齐全，无法保证建筑竣工文件资料整编的顺利推进。没有统一管理文件、技术通知等，编号不到位，比较混乱，规格上也存在大小不一的现象，使得整编工作的难度比较大。竣工文件资料的移交与保管也没有专门的制度，由于建筑工程的施工周期长，人员存在频繁的变动，如果相关资料手续交接不到位，就会出现资料丢失，使得档案的归档管理遇到极大的困难。

　　最后建筑企业中缺少懂得档案管理知识和技术的人员，很多施工单位虽然配备了一定的档案管理人员，并且这些人员接受过档案管理知识的教育培训，但是他们对建筑工程方面的知识了解不多，对工程技术并不懂。还有一些建筑工程技术人员对档案管理的相关要求认识不足，档案知识不多，使得建筑工程竣工文件的整编和整理受到影响。

　　三、建筑工程竣工文件档案整编与整理的有效策略

　　（一）做好建筑工程招投标工作

　　建筑企业需要做好招标和投标工作，综合考察组织，选择最佳的施工单位、监理单位，并要求工程竣工文件有质量保障。要明确合同中文件档案资料的整编责任、内容、特殊需要、资料原件、移交时间等。加强建筑单位的综合管理，保障建筑工程的质量的顺利实现，能够让建筑工程竣工文件档案的整编和整理工作更加高效。

　　（二）同时进行收集、归档文件档案工作

　　为了使得建筑工程档案更加完整，就需要定期做好归档工作。工作中需要明确现场技术管理人员的竣工文件质量管理责任，开展工程领导的负责制。同时建立完善的??位责任制和管理制度，如果遇到不合格的文件资料，就需要否定，并重新补做。同时配备专业化的资料人员，使得建筑工程竣工文件档案的整编与整理能够有效落实。

　　（三）完善变更后的文件档案管理制度

　　要使得建筑工程变更后的文件资料更加齐全，就需要分类整理，并定量进行统计。建立完善的变更文件档案管理制度。变更文件资料是竣工图绘制的重要依据，为了保证建筑工程竣工图更加完整、准确、真实、可靠，就需要对变更文件的形成质量给予重视。

　　依据档案形成时间对竣工文件档案进行编号，避免档案文件形成、移交和保管中出现丢失。竣工图编制单位需要收集齐全变更的材料，对其分类整理，明确变更文件的数量，为查阅提供便利，同时能够逐一审查核变更单，同时盖上已经执行或者没有执行的章，[5]使得竣工图编制没有问题。

　　此外，施工单位绘制竣工图时，建筑和监理单位都需要认真监督、检查。编制竣工图时要做到与施工一致，使得竣工图绘制的质量得到提升。施工后要马上编绘，并进行修改，使其能够满足实际需要。参与工程建设的技术人员要亲自参与编绘，提高竣工图的整体效果，防止工程结束后部分施工人员撤离，没有人熟悉施工现场，使得竣工图的编制效果达不到理想的状态。编制竣工图要满足实际需求，保证竣工文件档案的价值得以凸显。

　　（四）加强档案人才的教育培养

　　竣工文件档案的整编、整理与归档需要档案管理人员进行操作，因此需要提高档案管理人员的素质水平，加强档案管理知识以及技术的运用，档案管理人员要认真学习文件材料立卷归档整理规范，能够提高档案管理人员在档案的收集、整理、编目、分类、归档等工作中的水平。同时使用现代化的知识与管理方法提高档案工作者的操作能力，强化档案管理人员的电子文件归档、计算机管理、电子档案管理等技能，使得档案管理更加科学，同时组织档案人员参观学习和培训，与其他单位进行交流，提高档案管理人员的业务水平。

　　四、结语

　　建筑工程施工中，竣工文件是极为重要的组成部分，存在于整个工程建设的始终，需要将其放到与工程质量同等的高度。竣工文件的立卷归档等是十分系统的工作，需要对其进行全过程的管理，并做好竣工文件的编制归档，加强相关部门的协调配合，使得建筑工程施工单位的管理水平得到提升。总之，在建筑工程竣工文件档案整编管理时，要完善相关的制度，认真做好相关的质量管理工作，满足时代发展的实际需要，更好地为建筑工程顺利提供依据和参考。

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