浅析疾病预防控制档案的规范化管理与利用

　　当前，我国疾病预防控制中心数量较多，2012年达到3490个，其中省、市（地）、县（区、县级市）分别为31、406、2808个，这些机构需要应对的疾病预防环境较为复杂，且规模总量较大，如2012年，全国甲乙类传染病共报告发病达到321.69万例，再如对学校的监督来看，被监督学校数量达到22.4万所，如此庞大的工作量，必须有完善的疾病预防控制档案，并规范其管理和利用，只有这样才能达到既维护公民个人隐私，又辅助政府决策等功能的目标。

　　1.疾病预防控制档案的规范化管理与利用的必要性

　　疾病预防控制档案所包含的内容较多，既有各种规章制度，也有统计数据、研究报告，还包括卫生监督相关资料，其管理的规范及利用具有重要的现实意义，特别是随着社会公众对政府服务信息公开期望的增强，这种规范化管理将为信息的公开和利用奠定坚实的基础。

　　1.1疾病预防控制档案规范化管理有利于推动各种法规制度的执行

　　疾病预防控制法规制度是档案管理的重要内容，而规范其管理，既可以便于政府决策者、相关监督机构以及社会公众查阅，而且这种系统性的存档可以为执法过程中执法人员提供参考，从而便于制度法规得到执行。

　　1.2可以为决策者提供参考

　　疾病预防控制档案中包含大量的调查报告、统计资料以及疾病材料，这些调查报告与材料既包含对以往数据的一种统计，可以发现各种疾病预防事件的发展规律，从而便于人们从规律中得到启示，做出有针对性的安排，尽可能的推动疾病预防与控制，也包含当时针对疾病预防控制采取的举措，取得的成效，可以为类似疾病出现后采取有针对性的措施提供参考。

　　1.3有利于强化卫生监督与管理

　　疾病预防控制档案还包含对学校、对国境口岸的卫生监督资料，截止2012年，全国被监督学校达到22.4万所，78.2%的学校已建立学生健康档案，这些档案的管理对于预防疾病控制，推动卫生监督与管理具有重要的价值。

　　2.疾病预防控制档案的规范化管理与利用的基本途径

　　要对疾病预防控制档案进行规范化管理，并推动其应用开发，必须把握好其基本途径，只有这样才能提高规范化管理与利用水平。但从实践来看，目前这种开发应用还处于较为粗放的阶段，档案管理信息化程度不高、管理制度不够健全，档案服务决策、服务社会的作用尚未得到全面的发挥，这为未来进一步加强档案规范化管理与应用提供了方向。

　　2.1疾病预防控制档案规范化管理的基本途径

　　疾病预防控制档案包括档案的建立、档案的保存、档案的查阅以及外借管理、档案的销毁等内容，其规范化管理的基本途径主要包括三条。首先，管理制度的规范化，即要针对疾病预防控制的实际情况，制定细化的、针对性的管理制度，真正做到档案管理的任意一个环节都有制度可依，有制度可执行。其次，管理流程的规范化，在实践当中，涉及档案管理的各个流程要规范，如档案的存档要有责任人签字审核后依照一定的规则分类存档，在档案的借阅中要有负责人的签字才能查阅，如果要外借必须履行完善的手续。通过流程的规范化推动管理的规范化。再次，管理服务的信息化，即要充分利用信息技术带来的便利，利用电子档案等方式将纸质档案转化为电子档案，做到纸质档案与电子档案并存，以更好的保障档案的完整性。同时这种电子化管理还可以为档案查询等提供便利。

　　2.2疾病预防控制档案规范化利用的基本途径

　　疾病预防控制档案规范化利用包括供卫生、疾控部门利用，还包括供研究者、统计单位利用，其规范化的利用途径也包括三个方面。首先，对档案数据的开发利用，通过统计软件或者统计手段，挖掘数据中隐藏的信息，通过数据挖掘找出疾病预防控制的内部规律、发展态势，从而为相关个体提供参考。其次，对疾病预防控制经验的对比总结，通过对同类疾病不同预防控制方案的比较，对不同疾病应对方案的比较，可以发现各方案的优劣，从而便于形成一套完善的应对方案，以提高疾病预防控制能力。再次，对疾病预防控制问题的查摆，通过对档案的查询，可以发现疾病预防控制中存在的突出问题，这就为问题的解决提供了方向。

　　3.促进疾病预防控制档案规范化管理与利用的思考

　　疾病预防控制不仅事关政府部门各项工作，而且与群众生活密切相关，因而规范其档案管理是一项影响深远的工作。实践当中，要以基础设施的完善为前提，以档案管理的创新和档案利用的创新为导向，积极推动档案管理的规范化。

　　3.1完善基础设施为档案规范化管理与利用奠定基础

　　档案规范化管理与利用的前提是有完善的基础设施做为保障，首先，要积极构建档案管理场所，特别是基层疾病预防控制单位，要积极利用现有的办公场地开设专门的档案室，并购买档案架、档案袋等配套设施，通过设施的完备推动档案管理的规范化，为档案管理和利用提供便利。其次，要积极开发各种软件设施，疾病预防控制部门要通过与档案管理软件供应商合作，开发出符合疾病预防控制部门实际的管理软件，通过软件实现档案数据的查询与管理。特别是，这一过程中要积极推动档案的电子化管理，通过将纸质档案进行编码，并与电子档案相对应，做到纸质档案与电子档案并存的管理模式。

　　3.2创新渠道推动疾病预防控制档案管理规范化水平的提升

　　首先，要创新性的完善档案管理制度，在贯彻执行《档案法》等国家法律法规的前提下，要根据档案管理信息化等要求，制定出台适应时代要求的档案管理制度，如信息化条件下的档案信息归档制度等，以此提高档案管理水平。其次，要创新性的完善档案管理模式，在当前疾病预防控制档案分级管理体系下，要通过规范化的制度明确归档信息的收集、整理、存档工作，避免由于工作衔接失误导致信息失真。再次，要创新性引入档案管理新理念，将服务等理念贯穿到档案管理工作当中，提高档案管理水平。

　　3.3创新渠道推动疾病预防控制档案的规范化利用

　　首先，要组织力量对疾病预防控制档案所包含的信息进行研究，疾病预防控制档案相关部门要通过成立课题组或者领导小组等方式组织研究力量，甚至可以引入高校、研究机构的力量参与到档案信息的挖掘与开发当中，以此对档案的历史信息、档案信息与疾病预防控制实践关系等问题展开研究，形成一系列高档次的研究成果。特别是，这种研究不能是一次性的探讨，而应该成为一种常态，在档案信息更新后即组织展开研究，通过动态的分析推动档案信息的利用。其次，要积极推动疾病预防控制档案研究结果的应用，在档案研究成果完成后，要将相关的成果报送给政府决策者，为政府决策提供参考。此外，部分对社会公众有关的研究成果还应当选择合适的方式进行公开，通过信息公开帮助公众了解疾病预防控制信息。

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