谈做好档案提供利用工作

　　档案的存在就是为了满足人们对各种文献资料的需要，从而促进社会和个人的共同发展，为社会主义事业的发展尽一份力量。每天都会有很多新的档案录入，如何对这些海量的信息进行归纳整理，科学合理的向各个部门或个人进行信息传递，就是档案提供服务工作的主要内容了。档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系，是档案工作联系群众、服务群众的纽带。档案工作是服务性工作，它的服务性集中表现在档案的提供利用上。档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。

　　一、找准服务方向，增强服务态度

　　档案服务工作的根本目的就是要为人们和社会提供更好的服务，因此档案管理人员的服务方向和服务态度十分重要，决定着提供利用工作的整理质量。服务方向是管理人员的牡蛎目标，档案工作者应热爱自己从事的事业，具备高度的工作责任感和主动服务的精神，良好的职业道德。服务态度主要是指档案管理人员在工作过程中的认真负责程度和对工作的积极性。档案工作者是为人民大众和社会进行服务的，所承担的任务很重，对责任心要求很高，除了要有必要的专业管理知识和技能外，更重要的是要有服务精神，深刻的理解自己所做的工作对社会发展的实际意义。档案提供利用工作的服务方向并不是一成不变的，会随着社会的发展进行相应的调整。目前，我国正处于快速发展阶段，科技水平和技术水平进步飞快，因此，档案管理的工作方向一定要与社会发展保持一致，顺应时代的潮流，积极把先进技术手段和管理工作有机的结合起来，以经济建设、科学研究等方面作为档案工作的重点内容。

　　二、掌握档案利用者的实际需要，了解档案的基本内容

　　档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的提供利用是档案管理自身价值的重要体现。一个合格的档案管理人员需要掌握很多方面的知识，最基本的就是要熟悉档案的内容，这种熟悉并不是要求人们记住每一份资料的具体内容，而是了解每份档案的性质和分类，以便及时的为需要者提供准确的咨询服务。不同的部门机构对档案的需要有着完全不同的方向，工作人员可以时常翻阅曾经的服务记录，观察不同的单位对档案的需要大致在什么方向，这样有助于工作人员形成立体的资料结构，对每个寻找档案的人都能猜测出所需档案的大概类型，便于档案的查找和管理，减少了利用的盲目性，增加了合理性。在当前经济全面发展的历史背景下，档案工作者应认真学习党的方针政策，关心国家大事，加强调查研究，注意社会发展和各项工作动向，尤其要实现档案工作的八个根本性转变：档案服务职能由保管型向利用型的根本性转变；档案服务主体由封闭型向开放型的根本性转变；档案服务环境由行政型向法制型的根本性转变；档案服务方式由实体型向信息型的根本性转变；档案服务质量由合格型向优质型的根本性转变；档案服务手段由手工型向技术型的根本性转变；档案服务人才由单一型向复合型的根本性转变；档案服务条件由滞后型向超前型的根本性转变。尽管档案提供利用工作是被动性工作，但如果熟悉了档案，并了解和研究了客观需要，就能化被动为主动，做好档案提供利用工作。

　　三、正确处理档案提供利用和保密关系

　　利用和保密的关系，是提供利用工作中需要特别注意解决的问题。我们保存档案的目的，是为社会事业服务，提供档案给各方面使用。但是，档案不仅是可供各项工作利用的重要材料，更甚至其中一部分又属于机密，所以，每个档案工作者在做好档案提供利用工作时，还必须注意防止出现失密、泄密的情况发生。这就要求档案管理人员不仅要有较强的责任心和事业心，同时要有严谨的工作作风，对于经手的事情件件有头有尾，手续清楚。利用与保密，从根本上说二者是一致的，都是为了合理地发挥档案在社会事业中的作用。保密的目的，也是为了更好的利用。保密是动态的，不是静止不变的，是随着形势的发展、时间、地点等条件的变化而不断变化的。在具体处理利用和保密的关系时，要深入审查档案内容，根据时间的推移、地点和条件的变化，调整档案的密级，逐步扩大利用范围。

　　四、档案提供利用工作要与现代技术有机结合

　　应用微机进行管理是档案管理现代化的标志，也是档案利用现代化必备的条件，首先要把档案工作真正摆上内部管理和办事日程，在物力、财力上予以大力支持，把档案管理所需微机与计算机中心联网，形成上下，纵横联系网络，提高使用效率。同时，充分利用现代的高新技术，如复制技术、缩微技术、光盘技术等复制档案，提高档案数字化程度。在提供利用过程中，减少使用甚至不用档案原件，以延长档案寿命。加快计算机检索系统的建立，使现有档案资源尽快转化为可以支持计算机检索的电子数据，方便查询利用。最终将档案信息的开发利用向电子化、网络化逐步发展。通过加强电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆的建设，逐步冲破档案利用在时间上、地域上的限制，实现档案信息资源的网络共享。以此使档案利用的便利性、时效性需求都能够得到满足。

　　?Y语：

　　总之，档案利用工作在新时期的再提高是一个系统工作，需要从观念转变；从丰富馆藏到提高服务水平；从改善档案利用的环境到软硬件的投入等方面进行。在实践中，档案利用工作再提高的困难或许较大，但为了向利用者更好的提供服务，我们不但要从档案部门的角度出发探讨档案利用工作，也要从利用者的角度出发研究做好档案利用工作的方法，寻找对策，从而促进包括利用工作在内的整个档案工作的发展与进步。

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