探究文书档案管理中存在的问题及对策

　　所谓文书档案，可以理解为是在企业单位亦或是有关社会组织在具体活动中所演变而来的、具有一定的价值，并且文书档案管理在发生披露的时候会对档案的完整性能带来直接的影响。当前的文书档案管理工作依然会存在一些不足之处，是相关单位值得深思的问题。基于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出给相关人士，供以借鉴。

　　1 文书档案管理的基本特征

　　文书档案的形成与文书工作是紧密的联系在一起的，单位文书工作的主要内容是进行文件的收集、整理、催办、立卷、承办。转运和归档等工作。文书是文书档案的来源，文书工作过程中产生的资料就是文书档案，也是档案管理的基本前提，文书档案的管理工作就是将相关的文件资料进行收集、统计，保管、编研、鉴定、检索和为人们提供利用等。文书的质量与文书档案的管理有着紧密的关系，文书档案的质量受到资料的完整性、卷面的质量和文件的格式的影响，尤其是电子文件，在保存上一定要注意每一个环节，如果存在着任何的错误就会造成严重的质量问题，文书在编制的过程中是否完整与档案管理工作有着紧密的关系，文书管理部门在日常的活动中会产生有着保存价值的材料，对这些材料进行科学的整理和立卷，定期的向着档案部门报送需要保存的文件，最后档案部门归档保存后就可以进行文书档案的管理。

　　2 文书档案管理中存在的问题

　　2.1 收集不及时

　　由于文书档案能够准确的对文件做好适当的收集以及存储工作，当这些资料被管理的时候，应当从不同部门文件开展收集工作，正是因为这种情况，某些部门没有对这些文件引起必要的重视，在实际收集时会具有一定的困难性，这种情况在文书档案管理中频繁出现，其产生的问题是因为有关部门与部门之间没有保持密切的沟通，不能在第一时间完成工作，时常出现催收的情况；还有一些部门是由于工作的需要，在限定的期限内要求增加期限，这样就致使档案部门无法完成收集工作，甚至还会出现丢失的情况，所以相关人员需要对文书档案的管理工作引起必要的重视，最大程度避免收集不及时而出现的概率。

　　2.2 档案管理工作和文书工作配合不当

　　档案管理工作和文书工作有着相辅相成的关系，可以说是密不可分的，文书工作也是档案管理工作的基本前提和保证，在文件整理、收集、保存和归档的过程中，就是文书工作的一种延伸。但是由于文书工作和档案管理工作属于不同的部门，这样就造成了档案管理工作在配合上极容易产生不当的现象，有很多的文书人员也没有归档的意识，档案管理人员对文书的内容也不了解，没有经常性的进行沟通，这样长此以往，就会导致文书材料在衔接的过程中出现问题，导致了文书档案工作效率低下。

　　2.3 保存方法不恰当

　　随着当前科技水平的日益发展下，办公设备逐渐日益增多，在具体办公中，自动化水平也在日益提升。相关人员在应用现代化设备进行办公的过程中，由于当前文书资料的存储方式和以往的纸质档案有着较大的区别，致使储存到计算机中的档案不能再第一时间进行处理，导致档案不能实现统一的目的，会对档案工作今后的发展带来不利影响，不能找到恰当的资料，为后期档案的使用带来困难。

　　3 提高文书档案管理水平的对策

　　3.1 建立有效的工作程序

　　在文书档案管理的过程中，必须要按照规律进行文书档案的管理，正所谓没有规矩不成方圆，文书档案也要按照规律进行管理，这样在工作程序和管理制度上才会更加的科学。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性??。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。

　　3.2 搞好文书工作和档案工作的规范衔接

　　档案大多数都会依赖于文件，并且文件的质量会对档案管理水平带来直接的影响。因此，没有高品质的文件管理，就不会存在高品质的档案管理。对于相关人员来说，应当具备专业的档案意识，并且会对文书资料做好适当的归档工作，在实际执行文件的时候，还应当对档案工作引起必要的重视，不断完善文书以及档案工作实现一体化的任务。只有做好这些工作，相关人员才能够对文件材料的整体提供重要的保障。例如：纸张大小、文体格式等要实现统一的目的，不能出现花俏的情况，避免使用墨水、复印纸等材料来对文件材料进行改动。

　　3.3 注重人才的培养

　　从文书档案未来发展形势来讲，仅仅只是对现代化设备以及纸质等载体了解的工作人员不能就任于该工作，这是由于社会现代化发展会对相关人员提出更高的要求。所以，相关单位一定要建立一支积极向上的队伍，并一复合型人才作为主要人才，从而促使文书档案能够达到全面进步的效果。数字化文书档案管理人员一定要是复合型人才，只有这样才能够紧跟时代的脚步，才能够主动的迎接挑战解决问题。而随着当前文书档案数字化的落实下，大量的缩短了部门的工作任务，为社会带来更加方面的服务，还能够将档案的安全性能加以提升，确保公民的基本权利。所以，相关部门一定要紧抓机会，并深入的研究，积极引进新型管理手段，制定出切实可行的发展，进而推动文书档案工作的不断进步。

　　结束语

　　通过以上内容的论述，可以得知：文书档案管理能够较好的体现出一个单位的管理质量，并且管理质量也会对档案资料是否具有完整性带来直接的影响。所以，需要将文书管理工作质量加以提升，只有这样才能够落实到文书工作以及管理工作之间的衔接问题，加大各个部门之间的配合力度，并制定出切实可行的实施方案，从本质上将文书档案资料工作质量加以提升，继而确保保证单位的建设和发展。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/143927.html